第一條 為使公司辦公物資採購及發放工作規範化，依據公司《預算計劃制度》和《倉儲管理制度》特制訂本規定。
第二條 辦公物資的採購及發放須遵從“保證供應、方便工作、節省開支”的原則。採購要從實際需要出發，嚴格按預算執行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。
第三條 本規定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案櫃等傢俱器具，電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調等家電設備。
第四條 各部門所需的辦公物資要統籌計劃，納入年度預算計劃當中，經批准後，按月制訂具體計劃。
第五條 辦公物資的採購及發放實行集中管理，由總務部負責，具體細則如下：
（一）辦公物資的月度採購。
各部門負責人根據批准的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度採購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，並於每月30日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預算之內。如在預算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預算內，管理會計部簽署意見後轉總務部後勤組，後勤組根據庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度採購計劃”，報總務部經理審核和行政總監審批後，由採購員實施採購，同時“月度採購計劃”報財務會計部一份，由財務會計部負責採購資金的準備。
（二）辦公物資的臨時採購。
各部門因臨時或預算外需要而申請採購時，應填寫“採購申請單”（本單一式四聯，一聯本部門留存，一聯報財務會計部，一聯交採購員，一聯交物資管理員。），經本部門負責人籤準，然後視採購所需金額報相應批准人批准。財務會計部負責採購資金的準備及對某些物品的比價工作。
（三）申請採購的審批權限。
1、 預算內單項資金使用審批權限：1000元（含）以內由部門經理批准；1000元以上2000元（含）以內由系統總監批准；2000元以上由總經理批准。
2、 預算外單項資金使用審批權限：2000元（含）以內由總經理批准；2000元以上由董事長批准。
3、 動用1000元（含）以下資金由財務會計部經理核准；1000元以上由財務總監核准。
第六條 採購工作細則。
（一）採購物資單價在100元（含）以下的，由採購員直接採買。採購物資單價超過100元的，採購員須事先進行市場尋價，填寫“尋價單”。單價在200元以下的尋價結果由後勤組組長確認；單價在200元（含）以上尋價結果由總務部經理確認。採購員根據確認的尋價結果，辦理具體的採購業務。
（二）採購員在實施採購業務時，應充分了解所購物資的品名、規格、質量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。採購後要及時辦理入庫手續並登記採購臺帳。
第七條 物資管理員負責辦理採購物資的驗收入庫手續，並搞好庫房管理。
（一）採購員在辦理入庫手續時，物資管理員應根據“採購申請單”進行認真核對，仔細檢查品名、規格、數量和質量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入庫並督辦採購員辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單”（本單一式兩聯，一聯物資管理員留存，一聯交採購員辦理請款或報銷手續並留存於會計室。），辦理入庫手續，並登記庫存數量帳。
（二）物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：
1、 八防：防火、防盜、防潮、防黴、防鼠、防塵、防爆、防漏電。
2、 四檢：● 上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。
l 下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。
l 經常檢查庫內溫度、溼度，保持通風。
l 檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。
（三）物資管理員應合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。
（四）物資管理員應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內容如下：
1、 嚴禁在倉庫內吸菸、動用明火。
2、 嚴禁無關人員進入倉庫。
3、 嚴禁在倉庫堆放雜物。
4、 嚴禁在倉庫內存放私人物品。
5、 嚴禁私領、私分倉庫物品。
6、 嚴禁在倉庫內談笑、打罵。
7、 嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。
8、 嚴禁在倉庫內私拉亂接電源電線。
（五）物資管理員對庫存物資要經常盤點，做到日清月結。發現盈餘、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報總務部經理和財會部門。
第八條 辦公物資的發放採用集中時間辦理：定於每週二、四下午2時至5時。
第九條 各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發放及統計工作，需要時負責同管理會計部核對。
領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯，一聯領用部門存根，一聯物資管理員留存，一聯報會計室。）如系以舊換新或屬預算內或經申購採買的物品，由部門經理籤準。如系預算外則視具體領用物品金額報相應批准人批准，領用批准權限同申請採購時的規定。
第十條 物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續，準確無誤辦理髮放，並登記庫存數量帳。
每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式三份，一份自存，一份報後勤組組長，一份報總務部經理。），同時按部門別彙總統計各部門本月辦公物資的領用情況，編制“月度辦公物資領用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部）。
管理會計部根據物資管理員上報的“月度辦公物資領用匯總表”審核各部門的辦公物資領用是否超出了預算，視情況採取相應的措施。
第十一條 對傢俱器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司《財產管理制度》的有關規定執行。
第十二條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另50%。
對有意破壞者，除全額賠償外，並按《員工獎懲制度》予以處罰。
以上責任認定部門為總務部和審計監察部。
本規定由總務部制訂、解釋和監督執行，報行政總監批准後自公佈之日起施行。凡施行後既有的類似規定自行終止，與本規定不符的以本規定為準。
閱讀更多 管理諮詢顧問靳悟元 的文章
