在家辦公,效率掌握在自己手裡

最開始享受在家辦公,深深體會到其好處,是在18年的8月30日。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

8月30日的朋友圈截圖

我在教育行業工作,當時的工作內容主要為教務排課,老師協調方面。因此,工作中需要非常多的溝通和協調。而且細節非常重要,錯了一個名字,一個時間段,都可能引起很多不必要的麻煩。

所以我非常需要一個安靜的工作環境才能專注。但當時來自幾個不同部門的二十多個人全部在一個沒有任何隔板的辦公室工作。我的工作經常會被別人問我一個並不緊急的小問題,或者別人的工作電話太吵等而打斷,導致效率低下。

某一天,我就和老闆說,我需要一個安靜的環境,我今天是否可以在家工作。他非常理解,也欣然答應了。以下就是我那一天的時間分配情況。自我充實(閱讀和健身),工作,健康飲食(自己做午餐),為人父母的責任(遛狗),興趣愛好(學小提琴)一個都沒有落下。在一天結束的時候,一點都不會疲憊,反而特別充實。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

自此以後,每週我都有一天是在家辦公。那麼今天就來分享幾個在家辦公的tips:

Tip 1:在家裡闢出一片獨處的工作空間

在家辦公,效率掌握在自己手裡

在家辦公,特別因為空間模糊感,而導致進入不了工作狀態。所以,無論家裡空間大小,都需要闢出一塊獨立的空間。

我在兩人合租的時候,我的書桌是這樣一片空間。書桌上只放有和學習,工作相關的物品。一坐到書桌旁,就會有這樣的儀式感。


一人獨居的時候,一個房間是睡覺休息的,另一個房間則是用來學習和工作的。


現在老公農村的家裡,四樓的一個房間是我的獨處空間。家人看到我在這裡鍵盤如飛的時候,一般也就不會過來打擾。

Tip 2:嚴格自律安排自己的時間

在公司上班因為有嚴格的上下班時間,午餐時間,所以人的狀態會很快自適應到那個安排表裡。在家裡辦公,因為有了更多的自由,就容易出現以下問題:

早上再賴會兒起床。反正可以賴到上班前最後一分鐘。於是開始上班後,腦子裡一直想:什麼時候能空一點出去遛個狗?刷個牙洗個臉?吃個早飯?


工作沒幾分鐘,看到家裡好像紙巾不夠了。於是打開淘寶,明明一開始只是看紙巾,後來變成了一發不可收拾。


你媽看你在家就是敲打敲打電腦,跑進來和你聊天,你一聊發現半小時過去了。而且聊天的時候還很擔心是不是有工作郵件和微信,滿心焦慮。

因此在家辦公,更需要給自己設計嚴格的時間點。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

我當時是這樣做的:

  • 依然保持7點起床,7-8點是早餐和閱讀時間
  • 8點準時出去遛狗,遛完回來洗漱
  • 9點準時打開電腦。和家人說自己要開始工作了,沒有緊急的事情,儘量不要進來打擾。
  • 確定9-12點的工作內容,分配好處理的優先級。
  • 每隔一小時上個廁所喝個水。因為在家上班的工作狂,因為狀態過於投入,會導致一坐兩三個小時不起來,一天下來頸椎也是受不了。
  • 12點(也可能略微提前,如果是提早完成上午的工作內容的話)準時關上電腦,開始準備午餐。這個時候,就不要別看工作群微信邊吃飯了。否則會覺得一天都在工作,大腦很疲勞。
  • 1點-1點半之間準時開始啟動工作狀態。和上午一樣,確定好下午的工作內容和優先級。

Tip 3: 即時通訊工具,關閉即時提醒,定時查看

這一點,其實對於在公司辦公和在家辦公都很重要。因為現在微信也變成了一個工作工具,所以導致上班需要開著微信,這樣私人消息進來也會打擾到自己的專注力。外加上郵件,釘釘等各種app,導致我們很容易一直在回覆這上面的信息。而實際80%的信息都不需要你即時回覆。

但你一旦看了,嚇人的是:

有研究人員說,注意力被打斷後,再恢復到原來的狀態,至少需要15分鐘內。

那麼,你的一個小時可能是這樣分配的:

在家辦公,效率掌握在自己手裡

灰色為無產出時間,橘色為有效產出時間

更別提在家,會因為手機推送一個網購消息,一個微博熱搜,而可能浪費的一個小時。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

因此,工作中如果需要有一段專注的思考/產出時間的話,那麼建議:

  • 先去啃難啃的骨頭。思考產出類的工作本身就比回覆郵件和微信難很多,因此很多時候我們也是因為逃避困難,而去用完成其他瑣碎工作來自我欺騙。但是這類工作雖然開頭難,但是越拖只會越難。早點開始一點點分解,成功的概率便會大一點。
  • 手機靜音。我的手機是關閉了除微信外的所有的app聲音提醒和圖標提醒。避免我因為好奇心看到消息會要去打開。蘋果的勿打擾模式也很好,可以設置完全打擾/重複電話可接通/重要電話可接通等多種你需要的模式。
  • 定時而非隨時查看工作通訊工具。和工作有關的郵件/微信等,關閉小圖標提醒。每1小時或更長查看並回復一次。

Tip 4: 如果你是和我一樣的思維異常活躍者,推薦這個app

我這個人思維過於活躍,非常容易在做這個事情的時候想到那個事情。而且很多時候控制不住。優勢是思考反應能力很快,缺點是真的很難達到心流專注狀態。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

我當然深知其害,所以試過多種方法,來讓自己在一個時刻只專注一件事,比如:

日程表上寫下每一個小時該完成的任務,時刻提醒自己。完成後打鉤自我激勵。


不登錄微信等這類即時通訊工具,不打開郵箱,先做手頭上最難的這件事情。


只用紙和筆,先勾勒出思路,然後再打開電腦,避免受到電腦其他信息的打擾。

這些嘗試或多或少有一些幫助,但發現還是不夠。後來我嘗試了一些幫助專注的app,比如番茄時鐘和forest。

因為免費,最開始嘗試的是番茄時鐘。


在家辦公,效率掌握在自己手裡

優點是:完全免費

缺點是:這個app必須一直開著,但開著的話就會收到其他app的提醒,依然會受到打擾。如果為了不受干擾,把手機設成免打擾模式,這個番茄鍾完成以後的提醒也沒有了。再重新點進去,竟然顯示任務沒完成。現在可能優化了,但幾年前我用的時候使用體驗非常不佳。

於是付了12元買了這個forest,一直到現在已經堅持了2年多。

在家辦公,效率掌握在自己手裡

這個app我喜歡的原因有:

  • 樹的種類非常多,很多很可愛!種起來非常有成就感!上圖的左上,左下,右上分別是我現在已經買到的樹。
  • 鼓勵機制做的很好。種樹就會積攢能量,用攢的能量才可以解鎖購買新的樹種。讓自己的森林越來越豐富。上圖的中間可以看出專注時間長短決定了能量活得的多少,積攢到至少500以上就可以去買新的樹。
  • 記錄齊全。上圖的右下變是我2020年種的所有的樹。可以通過月份,星期,天的維度去看自己的專注情況。
  • 打開後不能退出app,否則種的這顆可愛的小樹立馬死了。
  • 不能退出app,但是可以給手機鎖屏,避免受到更多的干擾。
  • 有一個deep focus mode,如果關閉,是可以允許用其他app的時候,樹不會死,但是生長速度會減半。這個適合於如果此項關注工作需要用到手機,比如視頻剪輯等。
  • 可以兩個人一起種樹。其中一個退出,兩棵樹都會死掉。有一個相互督促的作用。

使用這個app後我有很多好的改變,最大的改變就是不會想到一件事情立馬去做,而是先專注完成眼下的。比如突然想到一個重要的事情,需要用淘寶查一下,但不忍心殺了我的樹,於是便籤記錄一下,晚點再查。時間久了,會形成一種儀式感。打開這個app,我就會讓電腦處在一個任務界面,關閉所有其他的,儘量剋制不在這個間隙裡去中斷。

現在專注1-2個小時已經完全不是問題,特別適合我寫文章,寫報告的時候。去年的留學申請論文可都是這樣一篇篇憋出來的。

希望這些tips對你有用,在疫情之下,真正的能高效生活,高效工作。


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