公文擬辦意見用語要精準，應根據是收文還是發文，是閱知性公文還是批辦性公文，來文單位與本單位的關係等不同情況，選擇合適的用語。
擬辦意見是在公文處理過程中對應由哪位領導審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及的事項提出的初步處理意見。擬辦意見一般由建議內容和呈領導審批兩部分組成。比如：建議將此件轉××單位牽頭商××部門研辦，呈××審示(或批示)。常用的建議用語有“建議將此件轉××單位研辦”“擬請××部門提出意見”等。常用的呈批用語有“閱示”“閱改”“閱知”“閱研”“閱處”“批示”“批辦”“審示”“審核”“審閱”“審發”“審議”“審處”“研提”“研辦”“研復”“核(轉)報”“核示”“核批”等。這些用語受詞語含義、使用主體和公文性質等要素影響，存在細微差別，需要區分以下情況分別對應使用。
區分是收文還是發文
不管是收文還是發文，“審示”“閱示”都可用為結語，可概括為“轉呈(報)××同志審示/閱示”的句型。“示”之前，發文辦理一般用“審”，也就是“審示”;收文辦理一般用“閱”，也就是“閱示”。因為收文是指外單位來文，不存在“審”的問題，只需要“閱”;而發文則不僅僅是“閱”，更需要“審”。
收文要區分是閱知性公文還是批辦性公文
公文可分為閱知性公文和批辦性公文。針對閱知性公文，例如一些政策、法規、制度、閱知性通知，一般呈送領導閱知即可，常用擬辦語有“閱知”“審閱”“閱研”“閱示”等。對上級單位下發的閱知性文件和重要的、保密性較強的資料，以及所屬部門、下級單位主送本單位的情況報告和信函，要根據其內容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領導閱處”，或“請××領導及××領導(部門)閱酌”。“閱處”“閱酌”突出“處”和“酌”，請領導在閱知內容時根據工作實際酌情處理，而單純“閱”就只需領導閱知。針對批辦性公文，需要提出處理意見，如：“擬請××部門提出意見，請××領導批示(請××領導審閱)”“擬請××部門牽頭商××部門研辦，請××審示”。
批辦件應按照行文規則細分
一是上級單位主送本單位並需要貫徹落實的重要公文。這類公文的擬辦意見要寫明主辦(牽頭)部門或主辦人。一般寫法是“擬請××部門提出意見，請××領導批示(請××領導閱示)”，或“擬請××部門會同××部門研辦，請××領導閱示”，或“擬請××部門牽頭商××部門，請××批示”。“擬請××部門提出意見”與“擬請××部門會同××部門研辦”的區別在於，“提出意見”是指下級部門根據本部門職能提出辦理意見提供給上級部門決策參考，而“研辦”是指主辦部門要具體辦理並落實。
二是本單位所屬部門及下級單位主送本單位需要答覆的公文。擬辦意見的寫法一般是：“擬請××部門會同××部門研辦，請××領導審示”，或“擬請××部門牽頭商××部門，請××批示”。這裡“會同”是指前面主辦單位要主動會商後面的單位研究辦理，“牽頭”是指前面單位是牽頭單位負總責，全面統籌協調有關單位辦理。此類用語一般用於重要的、需要多部門配合的收文辦理。
三是對平行單位和不相隸屬單位主送本單位需要答覆的公文，擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，××部門承辦”。
四是對一些涉及全局的重大、宏觀問題，需要單位班子成員集體審慎研究而不便撰寫擬辦意見的公文，或者存在分工或職責交叉經協商仍未達成一致意見，不能確定具體應該由哪個部門來承辦的公文，經辦人須將以前對重大、宏觀問題集體決策的會議紀要，或者協商相關部門未果及部門所提理由整理附在正文後作為背景材料，供領導決策參考。針對此類較複雜公文，擬辦意見一般只寫“呈××領導審示”或“請××領導批示”，由領導作出最終決策。
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