對這個問題，估計大部分人都只能給出一個模模糊糊的回答，只有極少數人能夠拿出一堆記錄表，告訴我們TA的時間都是怎麼過去的。而這一小部分對自己的時間進行了記錄的人，往往都是有目標、有計劃、有想法的人。他們不僅僅是記錄，而且一定還在不斷分析和改進，不斷提升自己的時間利用率。而不同的時間利用率，最終往往就產生了人和人之間的距離。
咱們不談人之間的差別，事業的大小，光看看普遍情況就行。
實際上，不管我們從事什麼崗位，不管我們是否胸懷大志，不管我們要處理的是國家大事還是日常生活中的各種瑣事，不管我們用沒用“要事第一”策略，我們每天都會有一大堆的事情要處理。那就有一個是否能高效、遊刃有餘、氣定神閒地處理好方方面面的事情的選擇項。
想選中這個選項，首先是做好規劃。沒有規劃，就不會有時間概念。哪怕是秦皇漢武，每天的時間也只有那麼多。規劃得好，執行得好，就能氣定神閒。否則，就一定是作息不規律，精神疲憊，身體素質每況愈下。這種情況下，哪怕是偉大的金三胖事業，也可能後繼無人。
所以，原理上說，建立良好的時間管理能力，首先要從做規劃開始，其次必須對實際執行情況進行記錄。最後，將二者進行對比，分析差異，找出改進措施，不斷提升。
下圖是我在實踐中構建，之後反覆改進的任務計劃時間表，能夠幫助我們快速識別那些存在偏差的任務計劃，從而便於我們有針對性地改進，不斷提升個人的時間利用率。
紅線左邊是計劃任務，包括任務名稱和內容、開始時間、結束時間、計劃耗時和序號。紅線右邊是實際執行情況，包括實際執行中的順序、開始時間、結束時間和實際耗時以及備註、完成與否。
我在表格中加載了一些公式，任務耗時、完成與否是自動計算的，而那些紅色加重斜體顯示的項目，也是自動呈現的。這些紅色加重斜體所在的項目就是與計劃的順序和耗時偏離的任務，也就是我們進行分析總結改進的重點內容。
在表格下方，有一個計劃時間比，在這裡是紅色突出顯示的87.78%，因為根據我的經驗，各項任務計劃所用的時間之和如果超過了你可以利用的總時間的70%，那麼你就有很大可能完不成這些計劃，或者你的時間節奏會過於緊張。趕時間的結果，往往是計劃完成了，而任務的質量下降了。
在用這張表管理任務時，還有一些小的使用技巧：
1、做計劃的時候，先不要寫序號 ，先列出要做的事情，最後再排序號（此時就可以運用要事第一法則以及重要緊急法則）。
2、總會有計劃不到的事情，比如外來的電話、突然出現的朋友、沒想到的事情等等。所以，整個計劃一定要留有機動時間。我在這個表中就自動檢查每天的計劃時間和總時間的比例，長期積累，你就會發現合適你的比例是多少。
3、事先規劃好機動任務。 就像機動乘客一樣。這樣，既為意外事件留出了足夠的時間，又不至於出現大片的空白時間浪費。機動任務可以不排序號。
4、任務和任務之間要留出轉換時間。包括洗漱、喝水、運動、閒雜小事、任務之後的反思總結回顧啊等等，防止銜接過於緊湊。太緊湊就容易心急。有足夠的休息、轉換時間才能做到從容鎮定、心定氣閒，才能夠更加理性思考。也就說，注意保持自己的狀態。保持在一個休息充分、高效、平和的狀態。這個時間不能太長，太長就應該作為單獨的任務列入計劃。
5、所計劃的任務類型要和執行任務的環境匹配。合適的環境，對外界因素的提前控制，是非常非常重要的。比如在家裡、出差路上、找領導彙報工作等等，大概率的會遇到不同類型的事情。在具體使用中，隨著時間積累，我們會快速地提高我們對不同場景的預見性。比如，家裡，就要考慮留給家庭的時間；在工作崗位，就要考慮各種計劃外的拜訪、意外任務和指令等等。這些就需要靈活性與計劃性的良好結合。
6、在計劃任務下方留一些空白行，然後把計劃之外發生的任務列到空白行下方，不要追求過於詳細，避免把計劃變成複雜而耗時的任務。
7、被打斷的任務怎麼記錄？短的中斷沒必要記錄。長時間的中斷就相當於把任務截成了幾段，那就分別記錄開始和結束時間。可以把中斷的時間和任務記錄在下方的空白行裡。
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