中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

剛剛宣佈全國在家辦公的時候,就有一大批協同辦公、企業服務的應用趁勢進入了世人的眼簾:釘釘、企業微信、石墨、teambition、飛書、Worktile等等;“雲辦公”了一段時間,自媒體和專家們開始教授遠程管理員工的方法論:OKR、SMART、DDL、GTD等一系列概念“瞬間入耳”。

不得不說,這一頓操作,反而讓企業主和員工們更懵了。

其實對大部分中小企業來說,重要的根本不是工具和方法論,而是迅速進入工作狀態。

原本,過完年回到工作崗位之後,上班族都需要花時間進入工作狀態,俗稱“收心”,可滾回格子間,好歹眼不見心不煩,而現在左手是貓,右手是娃,“收心”難度堪比柳下惠坐懷不亂。

更何況,還有很多人在持續關注:紅x會今天發物資了嗎?wh的領導換了嗎?拐點到了嗎?xxx宣佈破產了嗎?疫苗研製出來了嗎?日本爆發了嗎?我綠了嗎?

不僅僅是信息過載,也是信心喪失,大多數人嘴上不說,但心裡都在嘀咕:公司還撐得下去嗎?飯碗會丟嗎?

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

而企業主們,不僅以上負擔都有,還承受著前所未有的失控感。以往老闆雖然也控制不了員工的工作結果和工作量(無可避免的摸魚時間),但至少可以用打卡來控制工作時間、用談話來(試圖)控制工作態度,可現在連人都不在眼前,還何談管理?誰知道你是不是每天能躲在被窩裡“點卯”應付呢?現金流已經很緊張了,還在琢磨是不是被員工佔了大便宜?心裡就更窩火了,所以才會想出什麼每天寫日報(記錄工時)、視頻開會、響應時長限制、屏幕共享、突擊檢查之類的奇葩管理措施。

但這裡要強調一個關鍵詞——“失控感”,只是一種感覺,在生死存亡的時候,談感覺是一種奢侈,現階段的目標有且只有一個:活下去。

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

怎麼活下去?

第一步先算賬,盤一盤現金、應收賬款、庫存、固定資產……

如果真沒法子了,還不如趕緊走破產流程,也省得揹著整個公司的負擔苟延殘喘,徒增壓力,還容易降低免疫力。

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

賬盤下來,如果還有周轉餘地的,第一件要做的就是補充資金缺口:趕緊催款、清庫存摺現、賣房、賣設備……比如說餐飲店開通外賣、零售店轉微商、院線電影上網絡平臺等等。

第二件就是做好解禁後的準備工作,抓住消費反彈的紅利。

在一個公司裡這樣的大項目必然不會太多,必須把目標鎖定在最有把握、投入產出比最高的事情上,做好戰略性的資源傾斜。

集中力量幹大事的另一層意思,就是砍掉所有與核心目標無關的環節或流程。在大部分企業的日常工作中,“可做可不做”的事兒一般都要求做,但現在統統選“不做”。

而與核心目標無關的員工,自然會意識到“裁員”的危險,有心向核心靠攏、有頭腦、有能力的人,一定會找到自己的位置,主動去承擔能為公司減輕負擔、增加價值的事情。在對工作結果驗收的過程中很容易被識別出誰的工作能力強,誰的工作效率高,誰的溝通更加順暢,誰更有存在感……至於那些工作量驟減還賊高興,以為可以光拿錢不幹活的人,或者想幹活卻實在幫不上忙的人,老闆會採取什麼措施,就看心情了。

自此,用逆淘汰的形式,倒逼實現了OKR。

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

老闆在盤賬,員工心裡也有一本賬,如果算出來情況很糟糕,早就開始準備簡歷、安排線上面試了。但凡判斷公司還撐得下去,哪怕有些緊巴,在“穩定大於一切”的時候,員工的最優策略就是成為老闆最不能缺少的左膀右臂。有道是遇到老虎的時候,不求跑過老虎,但求跑贏隊友。

成年人的世界很殘酷,負壓之下,會更殘酷。

如何才能順利上位呢?

主動把屁股坐在老闆的位置上,理解他的焦慮和恐懼,找到企業核心目標,並做好拆解。前面的幾項上文已經說過了,用自己的話再重新組織一下就可以作為給老闆寫郵件的正文部分了。關鍵是最後一項:拆解目標。

曾經有個段子:房產中介區負責人接到的年度KPI是賣出200套房,於是他讓團隊裡的10箇中介每個人賣20套。

拆解目標不是簡單的做加減法,而是為了更好地解決問題所做的管理工作,必須將模糊的總體目標轉變為連貫性的、可以實現的過程目標。

高水平的負責人會把200套房的指標拆解成每個中介每天需要打幾個推銷電話、加幾個潛在客戶為好友、帶看多少次、回訪多少次……負責人的工作則是每天跟進中介的日常執行情況,及時調整日常工作方式,提高轉化率,最終實現200套的銷售目標。

目前中小公司面臨的目前拆解難度甚至比這個段子還低,不用考慮1年這麼長,只需要把目光瞄準了眼前1、2個月的核心目標,以餐飲店開通外賣為例,開通外賣其實並不是目的,通過外賣形式降低門店不開門(不能堂食)所帶來的成本損失才是目的。在這個項目中,可以粗略的分4個維度:

第一,產品生產:門店有製作外賣的能力,得保證了客人點了外賣能吃到外賣並且不給差評。這裡就涉及到了產品的改造、包裝的改造、操作方式的改變、後廚排班、採購、運輸等。

第二,平臺運維:在外賣平臺上開通外賣服務,保證客人的點單流程順暢。這裡涉及到店鋪開通、設計、運營、餐品價格、組合的設計等。

第三,市場推廣:得有人持續點外賣,還指望點外賣的人越來越多,就得在外賣平臺上做推廣、在線上自媒體做推廣、在自己線下店鋪做推廣、在周邊小區、寫字樓做推廣、在附近的社群做推廣。

第四,財務管理:做外賣可不能虧本,得讓財務核算下,採購、銷售、運營這些環節的成本和收入至少得打平吧,當然最好能掙點。

如果確定了開始做外賣的日子,就倒推著確定把每項工作的截止時間。第二、三級的目標拆解就交給部門經理或者負責人,方法也是一樣的,以市場推廣為例,第二級可以拆解為“外賣平臺上推廣、自媒體推廣、線下店鋪推廣、周邊小區、寫字樓推廣、社群推廣”等幾個子任務,並設定各個任務的目標,指定某個員工去完成,由負責人來協調其他人的配合工作,有人不配合向上級反饋,但如果最後任務完成不了,就自己兜著走。

第三級就由員工自己拆解,主要看時間節點和互相配合,比如負責新媒體的小編就可以把自媒體推廣分解為,文字內容xx日完成、營銷互動策略xx日確定、設計圖xx日定稿……

最後所有任務彙總成一張表格。參考《企業核心目標拆解示例》模板(避免發外鏈,請有需要的朋友關注評論區)

一級表:

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

二級表:

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

至於表格是用什麼協作軟件都是虛的,管用就好(甚至拿excal、word都能做,無非每天彙總的工作量大一點)。功能太多太複雜,反而會增加溝通和學習成本,可以視老闆的管理偏好和協作情況,來確定是每週還是每天開個電話、視頻會,過一下所有的任務進度,對有逾期風險的環節施加“胡蘿蔔大棒”大法。輕過程管理,重結果交付。只要能按期達成目標,至於員工有沒有工作滿8小時、是不是穿著睡衣、是躺著還是坐著,都不叫事兒。反過來說,哪怕工作時間超長、工作態度積極,最後沒搞定關鍵問題,公司照樣涼涼。

【延展閱讀】

配合這篇文章,推薦閱讀《最重要的事,只有一件》

作者: [美] 加里·凱勒 / [美]傑伊·帕帕森

中小企業的“雲辦公”戰役,考驗的是管理能力,而非管理工具

內容簡介:

每個人都向往成功、幸福的人生,但我們往往被一些看似真切的謊言所誤導,比如:每件事都很重要,你可以同時處理多件事,你應該過上有規律的生活,達到工作與生活之間的平衡等等。其實,這些想法只會讓我們離成功越來越遠。

加里·凱勒在超級暢銷書《最重要的事,只有一件》中告訴我們:儘量縮小目標,專注於當下那一件最重要的事,就能夠獲得成功高效的生活。


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