在代理政府採購項目時，很多采購代理機構採取的是分段式操作，即項目在開標之前與採購人溝通、編制招標文件等工作由一個部門或一部分人來完成；項目從開標開始後的工作則由另一個部門的工作人員來完成。
近日，有采購代理機構的項目負責人對筆者說："對於這種分段式操作機制，值得采購代理機構注意的是，負責後一階段工作的人員應該熟悉招標文件的要求，否則就可能會面臨尷尬。我們單位的小黃最近就遇到過一次。"
據該代理機構項目負責人介紹，這件事發生在一家事業單位辦公大樓裝飾工程項目的招標過程中。根據招標文件的規定，投標人在遞交投標文件時，需要提交法人委託書。投標當天，A公司不知道是粗心還是對招標文件理解得不透徹，在遞交投標文件時，他們並沒有準備好法人委託書。
當採購代理機構負責收取投標文件的工作人員小黃要求其提交時，A公司的投標代表卻表示，委託書封裝在投標文件袋裡了。小黃說，根據招標文件的規定，投標人在提交投標文件時必須遞交法人委託書，否則他只能記錄這個情況，A公司的投標文件也將被判作無效投標。"你們帶複印件了嗎？複印件也可以啊。招標文件沒有規定非要原件。"為了幫助A公司的投標代表擺脫困境，小黃啟發式地提醒說。
這時離投標截止時間只剩下不到10分鐘。A公司的投標代表靈機一動，趕緊將投標文件副本袋拆開，拿著裡面的文件跑出去找地方複印。也許是忙中出錯，他回來時交給小黃的卻是一張承諾函。
"對不起，因為著急弄錯了！這兩頁緊挨在一起，複印的時候工作人員沒有注意，我只顧著看時間，也沒有注意到……"
小黃打斷A公司代表的話說："這我可管不了，馬上就要投標截止了，您自己想辦法吧。"此時再去複印肯定來不及，A公司的投標代表聰明地將副本袋子裡投標文件中的法人委託書撕下來遞給了小黃。
"您的投標文件不完整，讓我怎麼收呀？"小黃無奈地說。A公司的投標代表卻表示："投標文件正本、副本不一致時，就以正本為準啊，正本很完整的。"
小黃有些不高興地對A公司的投標代表說："哪條法律有這樣的規定？是您自作聰明吧。"A公司的投標代表顧不上接話，趕緊把剛拆開的投標文件副本重新封裝後，與正本及其他文件一起交給了小黃，此時距離投標截止時間只有17秒。
忙完了這一切，A公司的投標代表才翻開招標文件對小黃說："您看，招標文件規定得很清楚，難道您不知道嗎？"小黃沒有參與招標文件編制，確實不知道其中有此規定，便只好尷尬地回應了一句："哦，我先忙了。"
最終，A公司中標了該項目。
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