詢盤迴復時間
大家通常回復詢盤的時間是：
A. 12小時內回覆
B. 24小時內回覆
C. 48小時內回覆
D. 2小時內回覆
在以上的所有選項中，無疑D項是相對來說最好的，但這需要業務非常熟練，對產品價格及貿易細節都非常熟悉才能達到，否則搶了時間可能影響了自己的專業度，效果不一定最好。但咱們業務員中很多一部分還達不到這個水平，所以建議在業務熟練之前，先量力而行，避免因為搶時間反而暴露的自己劣勢。第一次回覆的買家印象非常重要，所以要留意。
然後我們再說其次，最好是24小時內，根據對方上班時間回覆。超過了這個時間段，會被買家認為專業度不夠，效率低，吃印象分的虧。
如果是比較複雜的產品，中間需要其他部門配合的話，也要控制在48小時內。
因此，以上的幾個時間點，相對來說，都是越早越好。但注意3個細節：1. 不能影響專業度；2.注意對方上班時間；3.儘量不要超過48小時。
幾種回覆方式的原因
首先，馬上回復對方，是這個時間對方可能還在線上，特別是那些剛上班就發詢盤的，會為自己爭取好很好的先機。
如果時差很大，黑白顛倒。不想這麼折騰的話，就是第二種，24小時內回覆，同時，在接近對方上班時間的半小時之前。可以好好利用定時發送的功能，大多數郵箱都有這個功能的，定時的時候看好時區。這是因為，多數郵箱的規則，包括郵件客戶端的規則，郵件是先收時間早的，晚收時間晚的，一般來說，上班時間半小時前發的郵件會出現在客戶郵箱的第一屏，不用翻頁就能看見，這就是抓這個時間點的原因。
最後，48小時內回覆，這是一個有效率的供應商應該具備的素質，是大多數採購商可以接受的最晚期限。
主題
一封回覆的郵件，從主題到內容，就這麼一小塊空間，所以把每個細節做到極致，就顯得非常重要，我們今天要講的，就是這些事情。
翻翻你郵箱就發現，你經常會收到大批主題非常相似的郵件，特別是阿里巴巴的平臺上面來的詢盤。
標題分為回覆報價和寫開發信兩種情況。
寫開發信把客戶最可能關注的信息放到標題中即可，切忌廣告味道太濃，會讓買家以為是普通的推銷郵件。例如，查看過客戶資料，客戶是主營木工類工具的，那麼在開發信的主題中，不妨直接說通過XX認證的木工工具供應商等。開發信屬於廣告的一種，但我們要做有價值的廣告。有針對性的，讓客戶看了不反感的，你說大讓利呀大促銷呀，而沒有具體產品信息，可能效果就不好。也可以直接寫上價格區間等內容，這些都是買家最關注的。因此，建議在開發信標題中採用的元素有：產品名稱，價格，認證，企業認證，創新產品特點等這幾項，不必都包括，有兩到三項即可。
做為行業採購商，他們是最關注市場行情的，如果你主動提供對他們有利的信息，他們是求之不得，所以他們拒絕的不是開發信，是發郵件的方式。例如，中國供應商XX產品6月份最新報價，如果對方是負責採購的，那一定會有興趣看，即使沒單他也樂意看，這類的名稱，如果對方沒興趣只能說明發錯了人。
開發信前直接加上RE好不好？這個做法有可取之處，但也會有弊端。我見過一個案例，這樣的開發信發過去，買家回覆說，你不誠實，我沒有聯繫過你，像這樣就是反效果了。
另外，說合作過的大買家是不錯的方法。
再來說回覆型的，有很多說法會說讓去掉RE，或直接修改原標題，避免與其他同行雷同，沒有特點，這裡大家以後注意一下，並不全是這樣，有的詢盤標題是客戶自己寫的，比較具體，例如有產品名稱或特殊要求等，這樣的保留原標題內容比較好，而有的可能是網站加的，或者客戶寫得比較大概，那就最好改一下了，讓郵件的主題更具體，例如 reply to inquiry about XX price。寫標題不必一定符合語法，用最簡單的結構說明最核心的內容就好了。長度最長建議是7-8個單詞。
專業的標題能讓買家對你首先建立認可。
寫價格是不錯的鉤子之一。會有同學有疑問，如果我標題中寫價格，那價格沒優勢是不是反而會吃虧？價格大多數時候都不是決定客戶意向的理由，但價格往往能吸引客戶閱讀。寫價格是一種策略，但沒必要一定寫便宜的價格，寫產品合適的價格就可以。
另外還有特色類的，例如“憤怒的小鳥”圖案T恤，這樣就把賣點亮化了。
如果是歐美的客戶，那認證是很精準的標識，但如果是中東，非洲這樣的市場，那價格可能更好一點。
不過，咱們開課時候就強調過，法無定法，沒有什麼方法一定行，也沒有什麼方法一定不行，只是一個相對的概念，如何做到更好一點。
所以，總的幾個原則：1.避免與同行主題雷同；2.避免讓客戶不明所以；3.突出主題，體現個性；4.注意語氣，避免讓客戶反感。
格式
格式包括內容格式和排版格式。
內容格式是指你寫信前心裡要有框架，這封郵件我最重要的是跟客戶溝通什麼，其次是什麼，各自的篇幅佔多少。我見過有的回覆開頭先來兩大段公司介紹，這樣就是反例。
一般來講，內容上，先給答案，再做引導和提問，如果需要公司介紹，控制在三句話內。第一次回覆，除了回答客戶問題外，引導話題和問題最好不要超過五個，先提煉最中心的，容易引出客戶意向的。
在內容框架上，有很多都是看一遍客戶的詢盤馬上就回，一，沒做分析，咱們之前的課程講的內容，二，沒安排郵件構架，主次不分，表述不明。
大家以後避免看一遍詢盤就回，除非你非常熟練了，我的建議是再簡單的詢盤，看三遍再回。回覆詢盤前，一定要找出，或者確定至少一個核心內容，再去撰寫郵件。就像咱們上次課中講的，如何從簡單詢盤中挖掘價值點。
以下幾點元素是習慣性考慮的內容：稱呼，問候語，正文，結束語，簽名。
在正文一項，特別注意客戶有在詢盤裡提出問題和需求的內容，這些問題都要給出解答或回應，回應是指無法正面直接給出答案的。
第一次回覆如果對方沒有主動提及瞭解公司資質的意向，忌大量公司介紹信息。正確的做法是，用三句話介紹清楚公司的業務和優勢。
再說排版格式，在字體選擇，顏色設置上，都要留個心眼。避免你的字體顏色太亮，或太淺，影響客戶體驗，如果是彩色的話，注意頻率，不可過高，儘量不超過三種，還要注意不同國家的顏色喜好，特別是民族特徵比較明顯的。
方法並不是唯一的，但這節課最重要的是讓大家意識到回覆詢盤的時候應該考慮到哪些緯度。
報價
最後一部分，報價思路。
現在你們中的大多數目前的階段是把這個問題看得太簡單，你問我報，價格老闆經理算好了，填好回覆OK了。所以這裡提醒，把現在簡單的做法複雜化。
買家的身份目的都不一樣，通過我們之前課程的買家背景挖掘，意向分析等，我們可以嘗試去推測一個買家的喜好和特點，在這個基礎上再去推薦產品和報價，這才叫有針對性的。例如你想買個代步的自行車，我給你推薦3萬一輛的專業自行車，肯定行不通的。
是否拿到詢價就報呢？報價與否取決於對客戶最終判斷。
如果在詢盤中，我們已經瞭解到客戶是尋求合作意向的，那可以先引導為主，報價非必要內容。詢價，不一定代表客戶現在的問題就是價格，或者他連想要什麼東西都不清楚，拿到詢盤要先分析客戶的真實需求點在哪裡，這點非常重要。讓你瞭解到產品選擇範圍後，你的問題就會更具體，也就更接近購買原真實意圖。
如果客戶有大概的方向，但還未明確具體產品，可以對系列做整體介紹，特別是關鍵的區別點，在價格，性能，產品參數等問題上，但做這些的時候你的目的要清楚，就是要挖客戶的需求點，幫助他篩選他想要的東西。可以給出推薦實例產品報價，不管你要不要，我先報一個賣的好的，或能代表我們公司產品的，在這個基礎上，買家更容易提出自己的具體想法。
總之是先幫客戶做篩選，確定他想要的大概產品模型，再來做報價。如果客戶詢價內容專業具體，那較好的做法就是直接給出有競爭力的價格，正面，直接。
報價還需要考慮以下因素：買家國家地區，買家類型特點，對方市場特點，競爭熱度，產品獨有優勢等。
另外還有些報高還是報低的細節，例如，買家規模大，訂單量大，這樣的買家低報價優先考慮，而在詢盤中強調產品功能質量細節的，還有自己產品是獨特優勢，創新等，可以適當高一點。
獨特優勢一般是少部分商家有的，大部分商家這個方面都不突出。但更多的是要靠自己去發掘出來。因為有硬性的軟性的兩種，硬性的例如認證，專利，品牌等，軟性的例如交貨期，服務態度，售後服務體系等。例如小工廠，實力差，但是靈活，重視客戶的需求，能及時調整產品滿足客戶需求等。
最後總結一下，今天講了四個內容，詢盤迴復時間，標題，詢盤格式，報價注意事項。內容比較零散，課件出來大家注意再整體看一下。
今天講的內容你們會有問題，這很正常，因為本來就不是一節課能吸收完的，最重要的目的在於，告訴大家從這些因素出發，我們還有很多值得考慮的東西，大家可以在以後的工作學習中建立這方面的意識。從另一個角度看，聽完課你心中一大堆問號，那說明咱們課程的目的就達到了，為什麼這麼說？因為今天講的東西都是最基礎，最簡單的東西，業務人員最容易忽略的，讓大家重新來審視這些東西，發現更多的問題，這樣才能引導你思考更多，如何去做得更好。
分享到:
閱讀更多 外貿經驗分享 的文章
