辦公室日常管理制度

辦公室日常管理制度

目錄

總則…………………………………………………….

第一條 辦公秩序……………………………………..

第二條 考勤制度…………………………………….

第三條 辦公室衛生規章制度………………………..

第四條 IT類設備使用規範………………..………..

第五條 辦公室用電安全…………………………….

第六條 檔案管理……………………………………..

第七條 印鑑管理……………………………………..

第八條 辦公用品管理………………………………...

第九條 會議制度

第十條 罰則……………………………………………

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總 則

1. 為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規定，明確要求，規範行為。創造良好的企業文化氛圍。

2. 本規定所指行政事務包括服務規範、辦公秩序、辦公室衛生規章制度、檔案管理、印鑑管理、辦公用品管理等。

第一條 辦公秩序

（一） 基本準則

1. 不可大聲喧譁、打鬧，不利用計算機、手機等播放音樂或歌曲影響他人工作，也不許談論與工作無關的事及公開對公司內部和外部人員發表直接或間接的評論和牢騷；

2. 個人通訊方式要留存公司，如變動及時通知行政部進行更新，如有急事須及時回覆，以免耽誤工作；

3. 保持辦公區域環境清潔：不得在辦公區域內吸菸；不得在辦公區內堆放紙箱、書籍或其他雜物；不亂仍雜物、隨地吐痰；不得在辦公區內用餐；保持電話、電腦等辦公設備清潔；不得在室內擺放與工作無關的物品，下班前保持桌面整潔、座椅歸位。

4. 不得在公司電腦上玩遊戲、下載電影、遊戲（包括下班後）。

5. 不得在工作時間進行網上聊天或瀏覽、下載與工作無關的內容，。

6. 未經許可，不準隨意翻動、閱覽他人辦公桌上的文件、資料、報告等材料，廢棄的文件應及時銷燬，機要傳真、文件內容不得隨便傳閱洩密。重要文件存放應注意保密，不得隨意擺放。

7. 工作期間不得在辦公區接打私人電話，確有需要時間在非辦公區接打私人電話不得超過15分鐘，禁止利用公司電話接打私人電話。

8. 飲食，就餐時間為：12:00---13:00 ，不允許在辦公區域就餐。自備食物的員工在下班休息時間按先後順序使用微波爐進行加熱，最後一位使用微波爐者關閉電源。工作時間內禁止在辦公區域內食用有氣味的食品及零食。

10.不得利用工作時間和公司設備幹私事。

11.不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語言。

12.下班後，最後離開工作區的同事負責檢查並關閉電源（電燈、電腦、空調等設備），關好門、窗。

13. 辦公區內嚴禁焚燒雜物或使用明火，不能自行安裝或亂拉電線，防止失火。

14. 未辦理相關手續，不得將公司財產、記錄或其他物品帶出。

15. 來客、來訪的接待必須在辦公時間內進行，未經特許，非辦公時間不得帶外人進入辦公室。

16. 辦公室（桌）面每日下班前各自進行整理保持臺（桌）面整潔、衛生，辦公用品擺放整齊。

17. 未經行政部同意，禁止私自調換工作位置或挪動工作臺、文件櫃等辦公傢俱、辦公設備。

（二） 禮儀規範

1. 儀表：員工衣著應合乎企業形象，原則上員工穿著及修飾應穩重大方、整齊清爽、乾淨利落、服飾整潔、完好協調、悅目（不能穿拖鞋、女士不能穿短褲、吊帶裝、睡衣、超短裙等；男士不能頭髮太長、長指甲、面容不清潔等等）

2. 微笑服務;在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答，切不可冒犯對方。

3. 用語：在任何場合應用語規範，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧譁。

4. 現場接待：

遇到客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間，辦公室內應保證有人接待。

原則上公司不允許在辦公室接待親友，如特殊情況，經部門主管同意，可在不影響公司正常業務的情況下，在接待室或會議室進行。

5. 接通電話

接電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話做好接聽記錄（包括何時，何地，何事，回覆時間等），嚴禁佔用公司電話時間太長。

第二條 考勤制度

為規範員工的作息、提高工作效率。達成工作目標。公司全體員工都要遵守公司的考勤和休假制度。詳見《考勤規章制度》。

第三條 辦公室衛生規章制度

（一） 內容與適用範圍

1.本制度規定了辦公室衛生管理的工作內容和要求及檢查與考核。

2.此管理制度適用於本公司所有辦公室衛生的管理。

（二） 定義

1. 公共區域：包括辦公室走道、會議室、衛生間，每天由保潔員進行清掃；

2. 個人區域：包括個人辦公桌及辦公區域由各部門工作人員每天自行清掃。

（三）辦公室衛生要求

1. 要做到公共區域及個人區域地面乾淨清潔、無汙物、汙水、浮土，無死角；門窗乾淨、無塵土、玻璃清潔、透明；牆壁清潔，表面無灰塵、汙跡；沙發、茶几、掛件、畫框及其他裝飾品表面乾淨整潔；衛生間、洗手池內無汙垢，保持清潔；衛生工具用後及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊；垃圾簍及時清理，無溢滿現象；保持魚缸清潔，定期換水和給魚餵食。

2. 員工工位衛生由員工自己負責清理乾淨，自己的辦公用品和各種用具存放整齊有序，辦公桌面要保持表面無汙垢，無灰塵，蜘蛛網等，辦公室內電器線走向要美觀，規範，並用護釘固定不可亂搭接臨時線。

新進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物應按規定的程序及時予以清除。

3. 員工不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾；不準在室內和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫；辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、傾倒剩茶；下班後要整理辦公桌上的用品，放罷整齊；下班後先檢查各自辦公區域的門窗是否鎖好，將一切電源切斷後即可離開。

4.室內不許存放垃圾，定時清理乾淨。

5.辦公室工作人員要講究衛生，養成良好的衛生習慣，保持辦公室內外清潔美觀，創造良好的工作環境。

6.辦公室人員有義務提醒外來人員，不準隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核、禁止從窗戶往外吐痰倒水，亂扔雜物。

第四條 辦公室IT類產品使用規範

電話機、計算機由公司統一為員工配發，日常操作和保潔由使用者自行負責；複印機、打印機、傳真機等放置在公共區；U盤和移動硬盤按需求申請使用，使用完立即歸還。監控設備為公司安防需求，任何人不得擅自拆裝。

第五條 辦公室用電安全

1.公司本部辦公安全用電管理由企管中心負責。

2.公司辦公室電源輸電線路由企管中心指定專人負責，任何部門均不得自行接線接電。無電工執照的人員不準安裝電源線路。

3.對陳舊老化、超負荷的電源線路，必須有計劃地逐步更換。一時難於更換的，必須在確保安全的條件下，採取特別防護措施，否則，必須暫停使用。

4.電源線路必須安裝可靠的保險裝置，並正確使用保險絲，確保用電安全。禁止使用銅線和其它非專用金屬線當保險絲使用。

5.各辦公室禁止員工使用大容量電器設備。需安裝大容量的電器設備時，必須經總經理批准。凡電源線路容量不允許安裝大容量用電器的地方，一律禁止安裝。

6.所有用電場所必須執行“人走電關”的規定，人員離開用電場所或電器設備不使用時，要關閉電源。24小時用電的設備，必須有專人值班，隨時掌握用電的安全情況。

7.電器在使用過程中，發生打火、異味、高熱、怪聲等異常情況時，必須立即停止操作，關閉電源，並及時找電工檢查、修理，確認能安全運行時，才能繼續使用。

8.安全用電必須堅持定期檢查制度，企管中心會同有關部門，每年組織1～2次檢查，各部門每月要進行一次檢查，對不安全隱患及時整改。

9.任何部門和個人都必須嚴格遵守安全用電規則，嚴禁私拉亂接電源，嚴禁違章違規使用電器，嚴禁電源線路超負荷使用，確保電源插座附近的清潔、遠離水源。對於違規違章用電的部門和個人，每位員工都有檢舉和監督的義務。

10.違反上述規定，根據情節按有關規定給予處罰；違反規定造成人身傷亡和設備、財產損失的，將根據情節和損失程度給予罰款、賠償、行政處罰的處分，直至移送司法機關追究其刑事責任。

第六條 檔案管理

1.歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議紀要、決議、決定、委任狀、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

2.檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，重要檔案必須保證安全。

3.檔案的借閱與索取

（1） 總經理、副總經理借閱檔案可通過檔案管理人員辦理直接提檔。

（2） 公司其他人員需借閱檔案時，要經主管領導批准，並辦理借閱手續。

借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

4.檔案的銷燬

（1） 任何組合或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。

（2） 如按規定需要銷燬時，須經主管領導、企管中心批准後方可銷燬；

（3） 經批准銷燬的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷燬清單，有專人監督銷燬。

第七條 印鑑管理

1. 公司印鑑（公章）由企管中心負責保管。

2. 公司印鑑的使用一律由部門經理或總經理簽字許可後管理印鑑的人方可蓋章，如違反此項規定造成的後果由直接責任人員負責。

3. 公司所有需要蓋印鑑的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記、存檔，以備查詢。

4. 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況需要開具時，必須經總經理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司彙報介紹信的用途，未使用的必須交回。

5. 公司財務章由財務部保管，只限於財務部處理財務事務使用。

6. 公司合同章由總經理指定專人管理，只限於業務合同往來事務處理使用。

7. 人事章由人力資源部保管，只限於處理人事行政事務使用。

8. 蓋章後出現的意外情況由批准人負責。

第八條 辦公用品管理制度

1. 目的

為規範辦公用品的管理，特制定本制度。

2. 辦公種類：消耗辦公品，IT辦公資產用品,管理性辦公用品。

3. 辦公用品的管理辦法

（1） 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”繫個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門使用”系本部門共同使用用品，如打孔機、大型訂書機及生產部、技術部專用辦公工具。

（2） 消耗品可依據歷史記錄（如已過去半年耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定。

（3） 領用管理基準（如圓珠筆每月發放一次），並可隨部門或人員的工作調整發放。

（4） 管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。

（5） 管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償。

（6） 辦公用品的申請應於每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”，交企管中心彙總，次月一日發放。但管理性辦公用品的請領不受上述時間限制。

（7） 企管中心發放辦公用品時應分別登記，並控制文具領用狀況。

（8） 辦公用品嚴禁員工取回家用，特殊情況需帶回家用的，需部門經理批准，後交由企管中心批准方可。

（9） 辦公用品採購由企管中心彙總、採購。消耗類辦公用品可批發採購或耗用量大者應酌量庫存（如：必需品、採購不易的）。特殊辦公用品（價值較高）或辦公室固定資產類需經總經理同意授權後採購。

（10） 新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向企管中心申領辦公用品，人員離職時，應將剩餘辦公用品一併繳交人事行政部。

第九條 會議制度

一、 目的

為進一步規範公司會議管理，做好上情下達和下情上報工作，實現公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內容及議定的事項得到有效落實，以便有效地提升公司運營水平，特制定本制度。

二、 公司會議類型

公司各種例會召開時間、地點及主持人和參會人員表

時間

主題

地點

參會人

主持人

（如有其它臨時召開會議或時間變動，請以臨時通知為準）

三、 會議議題

（1） 每次開會都要有主題，主持人召開專題會議，傳達公司會議精神，講評部門工作要點及存在問題，幫助下屬解決工作匯中遇到的困難和問題，並對下一步工作進行指導。

（2） 各部門根據實際情況，由各部門經理決定是否邀請財務、人事等其他部門同事或公司領導參加例會。

四、 會議要求

（1） 做好會議記錄。

（2） 會議紀要在會議召開2天之內形成書面材料，並上傳公司共享文件夾中，以便各部門學習與落實會議精神，以使大家共同遵守執行。

（3） 對外專題會議組織部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、彙報材料、計劃草案、決議決定草案、參會人應提交資料等）準備組織工作。

（4） 每次會議都要有明確的主題和需要解決的問題，並圍繞此召開會議，不可以在會議時間討論於此無關的話題。

五、 會議紀律

（1） 書記員認真記錄會議紀要，如實按會議制度記錄會議內容，參會缺席、遲到等情況。

（2） 各部門參會人員必須準時，不得無故缺席，無故缺席累計達三次以上，視為嚴重違紀。與會人員一般不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為履行職責。

（3） 會場內關閉手機或調至震動，會議期間來電，如無緊急事情，會後由當事人回覆來電，如有緊急事情，需經主會人允許再外出接聽電話，會議期間參會者不喧譁、不竊竊私語，特殊情況會場外再聯絡。

六 會後事項

（1） 會議室使用者應自覺保持會議室的清潔衛生，會議結束後，應將電燈、空調等設備電源關閉，同時清理雜物、座椅歸位，保持室內衛生整潔、設施完好。

（2） 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度有關規定執行。

（3） 會議力求實效。會議議定的事項、佈置的工作任務、提出的辦法措施，會議負責人要指定專門的人按照落實要求進行跟進，層層進行傳達貫徹，務必使執行人明確是什麼、為什麼、怎麼做，對經常性工作要用制度的形式確定下來，力求每次會議都有具體的成果。

第十條 罰則

若有員工違反此規章制度，公司將給予口頭警告、通報批評、記過、降職降薪、辭退等處罰；

附則

第一條 本制度由企管中心制定，解釋權歸企管中心。