今天，看头条时，老周关注的《法律出版社》发布了一篇《从新民诉证据规定看微信聊天记录的审查及运用（附典型案例评判）》的头条文章（作者：王新平）。文章从法律实践出发，并借用案例对如何理解电子数据、电子数据种类（详细解说了电子邮箱、手机短信和微信）及证据的自认等进行了详细解说，非常专业。
事情都是一体两面，“专业”代表的是严谨、枯燥和难以理解。故，老周就借着个人经验通俗的介绍下在日常物业管理中，如何运用电子邮箱、手机短信和微信，并保证其证据力，能够帮助我们在日后的纠纷中“证明自己”。
一、电子邮箱
电子邮箱是从上世纪70年代发明并使用的，而中国第一个电子邮箱诞生于1998年3月。总之，电子邮箱作为现代人常用的联系方式，在法律实践中已使用的非常成熟，采用电子邮箱形式发送函件相对手机短信、微信等而言，也比较容易取证和使用。那么，我们只需要知道电子邮箱使用的注意事项即可，如：
1、可以通过书面合同的形式确定双方电子邮件往来时有效的电子邮箱地址，特别是可以在业主资料、联系方式中增加电子邮箱的项目。
2、员工对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ;在公司邮箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到！
3、注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需。
4、通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。
5、重要的邮件要另外备份。重装电脑系统等要备份出所有邮 件。
6、重要事项可按传统方式做成正式的文件，再通过扫描等方 式做成图片文件传送，这样不易被改动，也以示郑重。
7、在诉讼之前，可以请公证机关去取证，并作出公证文书； 或申请人民法院诉前证据保全（具体的操作可咨询或者委托律师实施）。
二、手机短信
手机短信的一个显著特点就是对应性，每一个手机号码对应一个用户，手机短信的收、发只能在特定的两个手机号码之间进行，也即特定的两个手机用户之间进行。在没有其他相反证据的情况下，两个特定的手机号码之间的短信收、发可认定为两个特定的用户之间在特定的时间发生的通信行为。
手机短信作为证据，在法律适用实践中主要面对2个问题，一是手机号码如何锁定用户身份的问题，另一个就是对手机短信内容真实性的认定问题。通常，在物业服务纠纷、及其他一般法律纠纷中，物业公司只需要证明手机号码是特定业主（客户）的即可，相对短信内容的真实性的证明相对简单（如：物业公司只需要证明手机发件箱、收件箱中的短信是只读文件，不可以修改）。
当然，在比较复杂的诉讼或重大利益纠纷诉讼中，情况就比较特殊了，需要采取技术手段来判定手机短信的真实性了。1、按以上理由，物业公司应当更加关注手机所属业主（客户）身份信息的认定。即，物业服务中心在办理业主（客户）入伙或入驻手续时，一定要让业主（客户）填写或确认手机号码，并适时更新：
（1）对产权发生变更的客户，服务中心应按客户档案收集的要求及时为新客户建立“客户档案”，同时对原客户档案进行整理、装订和备注，保存在客户档案袋中。
（2）服务中心客服部应定期联系业主、更新联系资料；在接到业主投诉、咨询、报修，并与业主进行沟通和回访中，应主动了解业主电话、法定通讯地址是否发生变更，如发生变更，及时更新客户资料。
2、重要的手机短信，发出或收到后，可以采取“手机截屏、拍照”等方式留存记录，并保持手机短信不要删除，尽可能的保留在手机“发件箱、收件箱”中。
微信是一种网络传媒工具，它整合了电子邮件、网上聊天、网上购物、网络支付平台等功能，由于微信使用的普及性，目前在诉讼中作为证据出现的频率也越来越高。日常法律实践中，微信作为证据主要问题集中在：1、微信聊天记录的主体认定；2、微信聊天记录的真实性问题；3、微信聊天记录的证明力问题。
在民事案件中，对微信使用人的身份确认，目前司法实践中主要有以下四种途径：一是通过微信头像或微信相册照片的辨认；二是通过对方的手机号来对应微信号的使用人；三是第三方机构即软件供应商腾讯科技（深圳）有限公司的协助调查；四是证人证言佐证。实践中，前两种方式明显带有偶然性，不能作为常态化的确认方式；第三种方式涉及软件供应商公司的第三方技术协助，但尚未形成良性运转的流程；最后一种方式比较复杂！
2、关于微信聊天记录的保存及真实性问题
据微信运营商表示，微信不留任何用户的聊天记录，聊天记录只存储在用户的手机、电脑等终端设备上。所以，如微信聊天记录不小心删除了，无法通过向微信运营商调查取证的方法予以证明
。一般来说，微信聊天记录应当尽量与其他证据相结合使用，以印证微信聊天记录的证明力度。同时，没有疑点的电子数据（如：微信），单独也可作为认定案件事实的根据。
（1）提前确定好业主（客户）的微信号码，最好在业主（客户）办理入伙或入驻手续时，请其填写或提供微信号码（最好，使用与手机号码对应的微信号码），提前注明微信身份；建立微信群时，要求客户在群备注中注明身份（最好，物业公司开发或购买简单APP，与微信进行联动，业主（客户）入群是首先核对身份、填写基础信息）。
（2）关于微信聊天的记录问题。最主要的建议同手机短信一样，发出或收到重要的微信信息，要采取“手机截屏、拍照”等方式留存记录，并保持手机微信聊天信息不要删除或者定期下载和保存聊天信息的资料包。
四、总结：关于电子邮箱、手机短信、微信使用的建议
最高法院在2019年12月份发布《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，对电子数据的效力和使用规定的已非常明确、清晰。我们在日常工作中要注意按最高法院的要求对电子数据进行保存、使用，保证其证据效力。同时建议：
1、建议日常工作中的联系方式，优先选择电子邮件方式。
使用电子邮件，应提前通过书面合同、协议等方式约定使用电子邮件往来沟通、明确有效的电子邮箱地址，特别是可以在业主资料、联系方式中增加电子邮箱的项目。
2、日常使用微信进行沟通时，如沟通内容比较重要、关键，应及时将微信沟通对话信息采用截屏、拍照等方式进行保存、或者打印成图片进行保存；保存微信沟通、交流信息的同时，要将对方的头像、微信号码等身份信息进行保存，或者在沟通交流中确定对方的身份信息。
附：
最高法院司法解释中的“书面催交”一定是“纸质”催费单或催费函件吗？
做物业管理的朋友们都熟悉，最低都知道最高法院关于物业纠纷的司法解释（《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》）。
这个司法解释对物业公司起诉业主欠费规定了一个前提条件，就是物业公司必须履行书面催交义务！关于“书面催交”，以前老周都没有过多的“关注”，因为在老周经历过的公司，催缴欠费非常规范、有固定的流程（如，依次催费行为是：电话催费、上门催费、发欠费通知单催费、发正式函件催费、律师函催费、法院起诉），公司总部对项目进行定期检查时，欠费催缴是否规范、记录存档是否完整等都是其中一项。所以，对于最高法院司法解释中的“书面催交”的证据从来不缺。故，对“书面催交”关注度不大！
近期，老周写头条，很多朋友留言或私信咨询“没有书面催交证据，如何向法院起诉”，老周才认识到很多物业公司在催费行为方面还是存在缺陷、不规范的情况，“书面催交”还是个问题。加之，今天看到关于电子证据方面的文章，突然就想到“书面催交，一定要纸质催费单或催费函件”这个问题。
想到就立即行动！老周查询了相关的法律对“书面形式”的规定，其中在《合同法》中规定“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”。按合同法的规定，“书面催交”不仅仅指纸质的“催费通知单或催费函件”，也可以是“催费的电子邮件、手机短信、微信催费通知等”形式，只能能够证明物业公司履行了催费义务、该证据符合法律规定的形式即可。
但同时要注意：物业公司如果采取“电子邮箱、手机短信、微信通知”等方式进行催费，必须提前在相应的法律文件（如：物业服务合同或前期物业服务合同、管理规约或临时管理规约等）中明确规定“书面催交”的形式，而且还要在业主（客户）办理入伙或入驻手续时，和业主（客户）明确约定“电子邮箱、手机短信、微信通知”的邮箱地址、手机和微信号码。这样，才符合法律要求，否则另外要提供一系列的证据予以证明。
附：
1、《合同法》第十一条 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
2、《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》第六条 经书面催交，业主无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳物业费，物业服务企业请求业主支付物业费的，人民法院应予支持。物业服务企业已经按照合同约定以及相关规定提供服务，业主仅以未享受或者无需接受相关物业服务为抗辩理由的，人民法院不予支持。
3、另外，如需了解很多物业管理中的法律细节，可以看看老周的《老周聊物业-6.1物业管理日常工作中的法律细节》。
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