在實際弱電系統項目招投標工作中，經常發現很多預算單位不知如何提出詳細可行的技術需求，更有大量投標人的投標文件毫無章法可言。
本文以"某醫院弱電系統項目"為例，就招標、投標、評標過程中應注意的一些問題及關鍵所在，與從事政府採購及參與政府採購招投標活動的相關人員進行探討。
本弱電系統是一個政府採購項目，是某醫院智能化新大樓的核心和基礎，新建大樓結構為地下二層，地上十六層，建築面積3萬平方米。弱電系統分成三個組成部分：（1）機電設備管理網；
（2）醫院內部局域網，包括醫院信息系統、醫用音像系統、辦公自動化系統、一卡通系統、綜合安保系統等；
（3）醫院對外廣域網，包括醫院網站、INTENET、遠程會診、遠程會議等。
要求三網在物理上完全隔離，並全面考慮電氣安全、防雷措施以及系統冗餘技術，保證系統的擴充能力。整個系統建成後應能保持先進性5~10年。
本項目是一個弱電系統綜合項目，財政預算為800萬，項目規模不算大，但內容包羅萬象，包含了弱電系統的所有內容，有綜合佈線系統、設備管理系統、廣播電視系統、醫用音像系統、綜合安保系統、多媒體會議系統、一卡通系統、系統軟件和應用軟件等等。
製作招標文件
招標文件至少應包含以下內容：投標人的最低資格要求 （入門條件）、商務條款（包括合同格式、報價格式等）、技術要求(包括項目完成後應達到的目標及有關技術指標)三大部分。
投標文件製作
投標文件是投標人的答卷，是評標委員會進行評審的主要依據，投標文件製作好壞是直接影響投標人能否中標的關鍵，希望投標人慎之又慎。我們認為，投標文件的好壞主要可從以下幾方面進行判別：投標行為是否嚴肅、投標文件是否完整、投標方案是否先進、投標報價是否合理等。
參與投標是一件嚴肅的事情，是體現投標人形象、能力、實力的良好機會，應引起重視和慎重對待。而我們在日常工作中卻經常遇到粗製濫造、錯誤百出的投標文件，有些投標人來投標時經常連時間、地點、聯繫人都搞不清楚，還有投標人連投標文件都不裝訂。
投標文件的完整性又是投標的一個重要方面，雖不足以說明投標人的水平和能力，卻能體現公司的投標經驗和管理水平。要使投標文件比較完整、規範，首先要仔細閱讀招標文件，弄清要求投標人提供哪些資料和證明文件，投標要求有哪些，報價有什麼要求和格式等。雖說招標要求（指商務部分）都大同小異，但每個招標項目均有一些針對其本項目特點的特殊性要求，投標人一定要認真閱讀並加以理解。如有不明白的地方，一定要按招標文件要求向招標人提出澄清要求，避免自以為是造成不必要的損失。
在本項目的8個投標人中，就有4個單位的投標文件不夠完整，有的缺少主要投標產品的原生產廠商授權書，有的缺少產品的詳細配置（如只說某品牌的交換機，而不說明其配了幾個模塊、是什麼模塊等細節），有的投標文件連最起碼的營業執照、稅務登記證等公司基本情況的資料都不提供，還有方案中不提供系統結構拓撲圖，讓人很難了解其設計思路和合理性。雖然不能說投標文件不完整一定不能中標（視重要性和嚴重性而定），但肯定是對評標結果有影響的，只是程度不同，尤其是在兩個投標人旗鼓相當、各種條件都相仿的情況下，評標人肯定會選擇投標文件完整、做得比較認真的投標人。
投標報價合理性
在政府採購項目中，一般並不是最低價中標。最低價中標法一般不適用弱電系統項目，因為在弱電系統項目中，方案的先進性、所選購產品的品牌、檔次等差距是很大的。所以在此我們強調報價的合理性（絕不一味追求低價），更確切地說應是性能價格比好的系統。
在本項目的8份投標價中，最低報價789萬，最高報價1947萬，最後中標單位的報價是790萬元，該單位之所以中標，絕不僅僅是價格（接近最低價）在起作用。在集成項目中僅看一個總價是不說明問題的，如在本項目中共有十幾個子系統，雖然總價相近，但各子系統的報價相差懸殊，總價相近只能說是一種巧合，關鍵還是性能價格比在起作用。
評標和合同簽定
評標活動是招投標過程的核心，是招標人組織評標委員會，根據招標文件的要求，對投標人所報送的標書進行審查、評議的過程。評標委員會的成員不代表各自的單位或組織，也不受任何個人和單位的干擾。評標委員會應當按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較，完成評標後，向招標人提出書面評標報告，並推薦合格的中標候選人（評標委員會組成、職責等，《政府採購法》、《招標投標法》中均有詳細規定，在此不再贅述）。
針對本項目的特點，我們採用類似二階段評標法。評標委員會成員到會後，先對8份投標文件進行初步篩選，對2份報價過高、方案又無特色的投標文件首先將其淘汰出局；對餘下的6份進行仔細審閱，分別列出需要投標人澄清的問題（通知投標人第二天安排商務、技術人員來評標地進行澄清相關問題）。
澄清時間安排及要求：每個投標人均有45分鐘的時間進行介紹及答覆，要求每個投標人花15分鐘時間對其方案重點、特色進行介紹，留30分鐘為提問、答覆時間，並要求記錄所有問題，於第二天中午前將澄清文件加蓋公章後送達政府採購中心。澄清時間實際上是展示投標人水平和實力的好機會，可有些投標人不夠重視。在本次澄清會上，有個投標人資質較好、投標文件寫得也不錯，可項目負責人介紹時就有些疙疙瘩瘩，回答問題時更是不知所云、答不到點子上，給評標專家留下不好的影響。對弱電系統集成項目來說，項目負責人是非常重要的角色，這麼一個較大的集成項目，讓人怎能放心交給這樣的負責人去完成？
評標委員會各成員根據投標文件、答疑情況、澄清文件等分別寫出書面意見並進行打分排序；在完成個人意見後，由評標委員會負責人組織評審交流，並寫出代表評標委員會的小組意見，推薦中標候選人1~3人並標明排列順序給政府採購中心和業主作為授標依據。
合同簽定
合同是招標文件的主體內容之一，也是中標後發包人與承包人簽署的施工合同的主體內容。合同條款規範、嚴謹、全面與否，是招標工作能否順利進行，乃至工程能否順利實施的關鍵。其特點是：合法性、合意性、平等性、誠信性、規範性。
撰寫合同時應注意：內容要合法，格式要規範，條款要完備、具體，表述要準確、簡明，字跡要清楚，文面要整潔。合同一般包括標題、合同當事人名稱、合同編號與簽訂地點時間、正文、署名和有效期限等幾部分組成。
本文以"某醫院弱電系統集成項目"為例，詳細說明了招標、投標、評標過程中應注意的一些問題及關鍵所在，供從事政府採購人員及參與政府採購活動的相關人員參考。
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