公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國家的運轉工具，其內容、服務對象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。經常體現為一定的方針政策，指導工作和日常生活；⑶權威性。帶有明顯的權威色彩和很強的約束力；⑷實用性。行文針對性強，與實際工作和生活密切相關；⑸穩定性。其寫作方法、格式和用語在長期工作實踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。內容涉及面寬、使用公文的領域廣，各行各業都離不開公文，公文已經成為人們生活、工作中不可或缺的因素。因此，公文寫作具有以下特點。
一是被動寫作，遵守性強。機關公文寫作一般講有兩種情況，一種是職守寫作，另一種是授命寫作。所謂職守寫作，即幹什麼工作寫什麼公文，是本職工作中所必需記錄、表達、傳遞公文寫作，因而是帶有局部性和例行性，公文涉及內容的跨度較小。職守寫作，寫作者最熟悉本職業務工作情況和特點，儲備的素材比較集中，專業性較強，文種和格式相對集中，同時由於領導意圖平日都以批示和口頭的方式給予傳達，並切由領導親自簽發，相對來講寫作難度小一些，一般容易被領導認可。 授命寫作，也就是“命題作文”，就是寫作者雖不具體從事某項工作，但領導安排要求承擔該項工作的寫作任務。公文中的領導講話稿、工作報告、工作意見、會議發言等等，以及領導交辦的其它寫作任務都屬於授命寫作。授命寫作的內容往往帶有全局性、綜合性、指導性和思想性。授命寫作的除了要把握好前面所講五個寫作要點外，非常需要體現領導的意圖，運用領導者的思維方式，符合領導者平日的講話習慣和風格。授命寫作有一個重要原則，就是受命於誰，文章思維和特徵服從於誰。在這個基礎上融會有關政策、精神和理論，在領導的意圖上進行闡述發揮，這樣的授命寫作才能打得住。授命寫作切不可人云亦云，沒有主見；但也決不可固執已見，把自己的觀點強加於領導意圖之上，寫進公文之中，要遵從領導意圖。
二是對象明確，針對性強。公文是要求要對工作情況、存在的問題、採取的措施和步驟等，有清楚的分析和概括能力。如果認識模糊，抓不住癥結和主要問題，寫起來就不能層次清晰、文字簡練而又明確。要在煉字、煉句上下功夫，學會用最簡練的文字，準確說明問題。初稿擬出後，要反覆刪改，毫不吝惜地去掉那些多餘的、可以簡縮的字句。 從寫作方法說，要開門見山，如公文常用“根據……”、“為了……”、“關於……”、“目前……”等作開頭語，直截了當提出問題。文件的開頭，不必寫一大串一般化的形勢、口號等套語。正文的首段宜點明主題，以下分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，眉目鮮明，便於閱讀。
三是緊迫之作，時限性強。文件的時間性很強，發文及時與否關係到文件的效用。無論反映情況還是指導工作的文件，都要發得及時，否則變成“馬後炮”。比如，當年的計劃遲到第二季度才寫出來；一份工作指示到了面上的工作已經進入收尾階段才發出去；總結在工作結束半年後才著手寫等等。行文拖拉，就會貽誤時機，造成工作被動。
四是講究格式，規範性強。公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現形式，即公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文內容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設法使人願意看，並看得懂。一件公文，不僅要觀點正確，內容真實，條理清楚，文字精練，而且要格式規範，結構合理，頁面整潔，標識齊全，給人以清新悅目的感覺，吸引人閱讀，便於處理，否則，就無法很好地發揮公文的效用。
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