《九段工作秘書法》中有一個背景：你是一名秘書，總經理讓準備一場會議，你會如何做呢？
一段秘書：發通知。通過電子郵件或微信發會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。
二段秘書：做跟進。發通知之後，再打電話確認參會，保證每個人被及時通知到。
三段秘書：重檢查。通知到人後，第二天在會提前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，若有人臨時有事，立即彙報給總經理。
四段秘書：勤準備。做完以上幾步後，測試投影、電腦等工具有無問題。
五段秘書：細準備。完成以上幾步後，還會了解這個會議的性質是什麼？總經理的議題是什麼？然後在徵得同意後，給與會者發過去相關資料，供他們參考。
六段秘書：做記錄。在五段秘書基礎上，還會在會議過程中做好會議記錄。
七段秘書：發記錄。會後整理好會議記錄（錄音）給總經理，然後請示總經理是否發給與會人員，或者其他同事。
八段秘書：定責任。將會議上確定的各項任務，落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份。定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時彙報總經理。
九段秘書：做流程。把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務模式。
討論三個話題：
話題一：這是不是我的職責？
話題二：到底什麼是客戶思維？
話題三：流程要做到哪一步？
話題一，我的職責？我為什麼工作？
站在一位秘書的角度，如果職能說明裡就只是到了「三段」的要求，那有沒有必要做到後面幾段？
畢竟，拿一分錢，做一分事，符合利益交換的基本原則。
這裡就涉及了一個核心邏輯：我們到底為誰打工？
如果答案是為收入打工，那投入產出比最高的方案肯定是：達到要求完成就好。
但如果我們看長遠一點，是為自己的職業生涯打工，那答案就不一樣了。因為如果想要更上一層樓，那必須要完成兩件事：
第一是比同級做得更好。所以要做到前八段，因為這基本達到了這項工作的極限。
第二是要達到更高一級的任職要求。所以要做到第九段，因為只有把工作流程化，才能省出時間去思考、實踐更高級別的工作，繼而積累更高級別的經歷，滿足對應的要求。
所以，要想真正去實操「九段秘書工作法」，前提必須是心理上的認同：我是為自己的職業發展打工。
話題二，客戶思維？
客戶就是上帝。恐怕這句話大家都聽爛了。
但是，瞭解是一回事，實踐卻是另一回事。很多時候，我們經常忽略掉這種思維，因為我們沒有意識到：領導也是客戶，甚至很多時候是最重要的客戶。
那客戶思維有哪些基礎的要求？
1. 我們要懂客戶。知道客戶在哪裡，他們的需求在哪裡。
2. 我們要懂產品/服務。知道我們的產品可以如何滿足客戶的需求，如何對產品進行改良或改善。
3. 我們要懂溝通。知道如何將產品更好地呈現給客戶。
回看「九段秘書工作法」的前八段，它很好地詮釋了客戶思維：
1. 理解客戶。
客戶是領導，領導的需求組織一場會議。
但會議背後還有真正需求，那是：解決某個問題。
2. 提供產品/服務。
接下來我們要看自己能提供怎樣的產品或服務，來滿足真正的需求：解決問題。
一方面是組織好會議：發通知、做跟進、重檢查、勤準備和細準備。
另一方面是保證問題得到解決：做記錄、發記錄、定責任。
3. 懂得溝通。
和人打交道，溝通方法很大程度上決定了結果的成敗。
溝通的第一步，是瞭解清楚對象。對於領導，他的時間寶貴，那每次對話，儘量避免閒談，聚焦某個問題，得到他的決策。
比如「若有人臨時有事，立即彙報給總經理」，最終是得到他的反饋：允許請假，或者通知務必參會。
溝通的第二步，是瞭解清楚自己。知道自己職權的邊界在哪，知道要做什麼事需要怎樣的授權。
比如「在徵得同意後，給與會者發過去相關資料」，自己並沒有權力分發材料，必須要得到授權才能做。
又比如「經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份」，明確清楚自己只是記錄者，不是任務發佈者，只是幫領導去跟進，而非自己的職權。
溝通的第三步，是及時反饋。 沒有反饋的溝通，都是單向輸出，沒有閉環。
比如「定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時彙報總經理」，然後再得到意見，反饋給對應的負責人，從而實現聚焦解決問題的反饋循環。
話題三，流程要做到哪一步？
我們習慣於製作粗線條的流程指引，因為這不容易出錯，反正都是大的框。比如一個策劃怎麼做？
第一步：闡述背景。
第二步：分析利弊。
第三步：講解流程。
第四步：爭取資源。
是的，很對，但沒有用。真正有用的，是明確的操作指引，將動作具體到每一步，有沒有可供參考的案例和模版。
驗證方法是：給到一個不懂的人，看完後是否能掌握八成。
這也對應了「讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務模式」。
小結
1. 做任何事之前，必須先跨過心理這一關。比如要做更多的事，必須要先理解這些事對自己的長期價值在哪裡。
2. 要做好一件事，必須要有真正的客戶思維。領導也是客戶，我們要了解清楚他要解決什麼問題，繼而根據問題來梳理工作，並且做到有效溝通（瞭解領導、瞭解自己、及時反饋）保證推進順利。
3. 要固化一件事，必須要有明確的工作指引。指引必須詳盡到讓任何一個人，都能看懂，並且能夠實操。
閱讀更多 用戶IrisYeung 的文章
