如果你懷疑自己在虛耗寶貴的時間，接下來有個很有效的步驟，那就是設計出一套分析流程來系統地追蹤時間。我相信這套方法不論是對年輕的專業人士、嶄露頭角的領導者，還是對高層領導都適用。以下是個簡單但很有效的練習，我自己這麼做過，也曾推薦給許多專業人士：連續兩週時間，用電子表格記錄下你工作時間的每小時在做什麼。接著採用與你每日工作內容相關的分類法，將時間分門別類。
也許你想要試用一天看看，以歸納出正確的行動分類，例如：
規劃策略
聯絡客戶（包括書面形式、面對面或打電話） 其他銷售與市場方面
與投資人、董事會相互交流與媒體打交道
監督直屬下屬的工作（包括培訓、指導、回顧） 四處走動，管理事務（辦公室或生產部門樓層） 競爭力分析
招募人才
創新（產品、流程或其他事項）
與員工溝通/交流（開會、演講等） 編制預算
複核費用，包括差旅費及費用報告製作自己的時間表
其他管理事務
不要把時間重複計入不同項目，選擇其中一個項目就好（你的目標是製作出一份清晰易懂的時間利用記錄，為求簡單，選擇哪個項目是無關緊要的）。兩週後， 也就是10個工作日後，將記錄中的所有小時數加起來。如果你認為百分比更清楚的話，也可以將數據簡化成百分比圖。
當我親自做完這一整套練習，以及後來要求其他領導者也跟著做時，得到的反應通常都一樣：大家對於結果驚訝不已，甚至十分震驚。為什麼呢？通常，大家對結果都很沮喪，因為他們發現自己花上大把時間所做的事，對追求成功職業生涯、成功企業這些目標來說都不是最關鍵的。
說“好”的代價
一旦你對目前分配時間的方式做出了有效評估，自然想要了解，為何你根本沒有好好利用時間。你需要自省，拆解分析一下你的時間，檢視塞滿平常日子的種種事件與混亂。我們都知道領導者的生活可以說是紛亂失序，事情不會照著你希望的順序發生，而一旦發生了，你就必須做出回應：有人不請自來，提出問題希望你幫忙解決，而你也不願拒絕對方；你眼見事態發展令你憂心，儘管已經授權他人處理了，卻仍決定親自操刀，開始四處打探狀況、問東問西；甚至當你已接下這份沒列入清單的工作了，電話又響起來，是其他部門的同事希望你表達對某個特定狀況的看法，他不知道還能問誰，而且他很希望你可以參與決策。
這些時刻，有很多看似激勵人心的參與理由，比如“被需要的感覺真好”。真 好，如果你確信，也很篤定可以親自處理的話，情況會更好，那麼有人來向你諮詢意見的感覺會很好。你怕一旦說了“不”字，這些人就不會這麼頻繁地來問你問題，而且會認為你對他們的幫助不大。也許你會被當成沒那麼重要、能力不夠強或不太相干的人。
但很不幸的是，對這些要求說“好”卻要以付出你的時間作為代價。如果這項 工作是其他人都可以完成的事，並將你拖離你真正應該費盡心思，而且只有你能完成的大事，那代價可就大了。這個代價，就是耽誤整個組織真正需要你去做的大 事。
例如，有一家中型製造公司的首席執行官感到很沮喪，因為他每週工作達70個小時，身體都快超負荷了。他感覺自己快要窒息了，但就是趕不上工作進度。他的家庭生活每況愈下，而在工作上，他又無暇和他的員工及重要客戶討論重大方案。
從結果來看，大家似乎都對他頗有怨言，包括他的妻子、家人和員工。他深感困擾，跟我說：“我到底哪裡做錯了？我一輩子費盡心血，才打造出現在這個規模的公司與市場表現，我認為成功的人生應該要比現在有趣得多！”
這些話在你聽起來是不是很熟悉呢？如果是的話，你一點兒也不孤單。雖然讓人驚訝，這卻是一種非常普遍的情形。
我們討論了他的事業願景與要務後，我讓他分析一下自己一週內通常如何利用時間。他想了一兩分鐘，承認自己不太確定是怎麼用的。我們彼此達成一致，他回去花時間分析一番、好好思考後再同我見面。隨後，他開始做前面的練習，寫下那一週每小時的工作內容。
當我們下次再見面時，他給我分析了他的記錄結果。當他檢視他的時間分類 時，我們都發現他在一週內將超過12小時的時間花在“費用管理”這個項目上。我 問他那具體是指什麼，心中猜測可能是減少成本或改善流程所用的時間。他解釋道，公司裡所有超過1 000美元的支出都需要經過他核准。我讓他解釋一下為什麼要這樣做，因為這家公司的營業收入已經差不多達到5億美元了。他答道：“嗯，我們的事業剛起步的那幾年，年營業收入低於500萬美元，而且當時公司還在持續虧損 中。我們像老鷹一般敏銳地監視每分錢的去向，而每一筆支出都由我親自核準。後來公司規模逐漸擴大，但我們仍認為保持以往嚴格的支出管理制度很重要。”
我問他，難道沒有其他解決方法嗎？例如，難道他不能將這份工作的大部分內容授權他的下屬來做，而自己只審核超過5萬或10萬美元的支出嗎？
他試圖解釋為什麼連部分工作都沒有授權給其他人，但隨著我們繼續討論，他發現根本沒有什麼有力的理由：這不過就是他們一貫的做法罷了。他也承認，如果他能授權他人核准額度在5萬美元以下的經常性業務支出，那他每週就多了10個小時可以分配，那可是大量的時間！他呵呵笑道：“我現在不認為委託別人核准支出很不合理，因為如此一來，我就能當個更高效的首席執行官、丈夫及父親了。”
他重新調整時間安排，持續追蹤他的時間利用方式，讓他的時間和關鍵要務搭配得更加緊密。幾個月後，他告訴我，他的狀況有了很大改觀，而且有進步的不只是核准支出的那部分。他也發現自己更有空面對重大挑戰，同時拒絕處理可以交由別人去做的事情。他感到自己做事越來越有效率了，而且面對公事也越來越有活 力。另外，還有一項同等重要的進展：他終於又能在正常下班時間回家了。
時間與要務的匹配
一旦你追蹤、評估時間的能力提高了，下一步就是如何更明確地將時間與要務匹配起來。如果領導層未能善用他們的時間，通常是因為他們還沒有充分考慮並找出公司或部門的關鍵要務。為了更精確地分配時間，他們應該先退一步，挑選出最重要的方案，然後再將時間和要務匹配起來。
而在其他情形中，有時則是領導層經過了一番深思熟慮，仔細選出了他們的要務，卻未能正確利用時間以完成這些經過審慎思量的計劃。
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