為了更好地應對疫情對企業管理帶來的影響，瞭解人力資源管理視角下疫情對企業運營與增長的影響程度，剖析當下企業所面臨的挑戰與機遇，探尋可行的解決策略，HRoot旗下《人力資本管理》雜誌邀請了數十位人力資源高管從人力資源管理的角度，談談HR的當務之急以及如何幫助企業轉危為機。
HRoot專訪ADK集團 中國 管理本部人力資源/總務總監兼管理輔佐室長徐敏
撰文 | 陸怡
ADK集團是日本第三大廣告公司，作為廣告公司較早涉足動漫IP領域，並擁有“哆啦A夢”、“蠟筆小新”等大量的資源。進入中國近30年，ADK集團支持了眾多在華日資企業的廣告活動，客戶涉及化妝品、汽車產商、飲料產商等。ADK集團深入洞察中國市場的消費者，以“激活消費者”為目的，為構建品牌和擴大銷售額而提供線上、線下的支持。
在這次新冠肺炎的疫情中，聚集性線下活動被迫取消，ADK集團中國的部分業務不得不終止或延期。HR作為企業管理中的重要一員，如何幫助企業儘可能減少損失，渡過危機？帶著疑問，我們採訪了ADK集團中國管理本部人力資源/總務總監兼管理輔佐室長徐敏女士。
圍繞疫情，及時轉變工作重心
“疫情從1月下旬開始，在近兩個月的時間裡，人們對疫情的態度從不以為然、半信半疑，到非常恐慌，再到如今恢復理性。疫情發生以來，我的工作內容圍繞著疫情的善後發生了較大變化。”徐敏女士說。
首先，採購防疫物資。從1月下旬開始，防疫物資出現了短缺，採購困難。好在ADK集團中國（以下簡稱“ADK”）北京分公司有一定數量的口罩儲備，經聯絡後調運了一部分支援上海公司。同時，考慮到復工後口罩勢必短缺的問題，聯絡並通過公司管理層從日本採購了一批口罩。此外，通過與大樓物業公司和多家供應商的及時溝通，確保了辦公場所消毒和消毒用品及時供應，為全面復工提供了基本保證。
第二，協助管理層，安撫員工。春節假期後，ADK全員在家辦公。每一天，團隊主管會與員工確認上下班時間和當天的工作內容，員工在家自律地完成好工作。徐敏女士分享道：“2月份每一個星期，根據疫情的發展態勢，我都要與管理層一起討論下個星期的辦公模式，2月上旬我們採用了全員在家辦公模式，中旬為在家辦公為主+公司辦公為輔（個別必須崗位）的模式，下旬為在家辦公+公司辦公的靈活辦公模式。隨著疫逐步得到有效控制，最終決定3月初正式復工。”
雖然從3月開始，疫情有所緩解，但是很多措施並沒有解除。徐敏女士認為，安撫員工，消除員工的緊張和顧慮情緒才能儘快正常復工。由於離開辦公室1個月的時間，員工們對辦公大樓的情況不太瞭解，因此ADK管理部提前進入公司，瞭解辦公大樓的情況。徐敏女士起草了一份“復工防疫指南”發放給員工，包括哪些人員可以復工，員工辦公室辦公、就餐、外出辦公的注意事項等各類細節問題。正是得益於充分準備，從3月初正式復工到現在，員工認可公司的防疫措施，工作狀態良好。
在疫情發生前，ADK就一直採用彈性工作制。上午從9點半到11點之間，陸續有員工上班。徐敏女士說：“很多員工和我一樣通過公共交通工具上下班，最近一段時間，我明顯感受到地鐵裡的人變得越來越多了。我們的CEO非常鼓勵員工錯峰上班，這樣上下班不會那麼擁擠。”
第三，關注國家政策。受到疫情影響，ADK很多線下的業務不得不終止或延期，影響了公司的正常運營。對此，徐敏女士非常關注國家針對企業頒佈的各類減負政策，如社保、失業保險等減免政策，相關稅收政策還會及時分享給財務同事。
據徐敏女士介紹，這次疫情的確對ADK的業務產生了一定影響，但公司現金流穩定，薪資方面按照計劃進行，對員工的影響不大。
特事特辦，調整招聘策略
徐敏女士認為，目前，ADK人力資源工作的當務之急是招聘。2020年2月，ADK在武漢分公司本來將要入職兩名新員工。可是，當時武漢還處在封城時期，進入武漢都是一個難題。就算可以進入武漢，員工也存在擔憂，不一定願意去。如果按照傳統的處理思路，這兩名員工很可能因為顧慮和擔憂而選擇退出，這造成了人才的流失，也造成了公司資源的浪費。
徐敏女士認為，在特殊時期，人力資源管理者需要根據實際情況，制定相應的解決方案。ADK瞭解情況後，特事特辦，採取了變通的思路。因為這兩名員工人在廣州，ADK安排他們在廣州辦理入職手續，並在廣州的家中遠程辦公。在變通的思路下，ADK保留了人才。
雖然疫情對業務產生了一定影響，但是不至於嚴重到需要裁員，根據業務發展，ADK 2020年的招聘也會按照原計劃進行。對於共享員工這一用工模式，徐敏女士表達了自己的看法：“共享員工是一個好想法，解決了企業階段性、季節性員工緊缺的問題。我覺得采用共享員工之前需要與管理層溝通好，做好切實的方案後，執行會比較順利。”
這次疫情讓人措手不及，也給我們所有人敲了一記警鐘。從疫情中，徐敏女士表示，最大的收穫是以此為契機對今後的思考，面對突發性衛生公共事件或是災害事件，HR部門需要提前準備，未雨綢繆。
具體怎麼做？第一，在公司內部建立應急機制，如成立危機管理委員會，明確責任人和職責，或聯繫物業等外部機構，提前考慮公司和員工的人財安全。第二，進行員工日常防災教育，製作防禦災害手冊發放給員工，當災害事件發生時，員工能夠及時採取措施保護自己。第三，提前儲備防災物資，如口罩、消毒水、滅火器、方便食品等。徐敏女士提到，每一年都會出現流感等疾病，相關防疫物資可以作為常備物資來儲備。
第四，購買保險，如企業財產綜合保險、員工意外傷害保險等，減少企業損失。第五，關注數據安全，除了人之外，數據是公司非常重要的財產，數據的備份，數據的恢復都值得特別關注。第六，適應遠程辦公，這次疫情讓員工的辦公模式發生了變化，在線辦公成為了未來的趨勢，人力資源管理者需要思考採用何種方式讓遠程辦公達到線下辦公的效果。
徐敏女士坦言：“剛開始全員在家辦公的時候，我還有點擔心，員工在家辦公是否順暢。經過2月份在家辦公的實踐，我們發現員工對在家辦公比較適應，不存在較大障礙。ADK是一家廣告公司，產出的主要是想法，通過郵件或是微信等工具，基本可以保障員工之間的交流。不過在涉及人數較多的會議時還是遇到了一些問題，我們也正在通過使用新工具或是通過IT部門來解決。”
徐敏女士說：“如果企業能在災害來臨前考慮到以上內容，並做好相應準備，將會較為從容地應對災害。”
HR最關心什麼？
政府根據疫情的發展情況，逐步發佈了一系列政策。與企業減負、企業涉稅相關的政策是徐敏女士最關心的，在企業融資方面的政策徐敏女士也會關注。
“這是一個信息大爆炸的時代，我每天都會收到大量信息。中國各地的政策是不一樣的，現在讓我頭疼的是不僅要了解國家層面、包括上海地區的政策，還要了解各分公司所在地的政策，難以面面俱到。如果人力資源服務供應商能夠提供一個集成各地政策的平臺，或是能夠對各地政策進行梳理，那就太好了。”
人力資源管理者的責任是向企業管理層提供解決方案。面對政策，人力資源管理者不能只是被動地接受，簡單地告知員工政策，而是要考慮政策將會出現的變化和走勢。“對於HR來說，加強對政策解讀和預判的能力在未來是必要的。”徐敏女士說。
以這次疫情為契機，ADK轉變思路，特事特辦，為企業保留了人才。在未來，ADK將未雨綢繆，重視事先計劃，全盤考慮公司和員工，從容面對挑戰。
閱讀更多 人力資本管理 的文章
