今天，老筆桿文庫（微信公眾號ID：老筆桿文庫）為大家推薦的是李南衡 的一篇文章《十八隻手的秘書》。這篇文章以一位“老秘書”和“過來人”的身份，向各位文友“傳道解惑”。雖然文章不是專門為政府機關秘書工作所寫，但萬變不離其宗，其中一些觀點和做法對文友做好秘書工作還是非常有益處的。是為薦。
十八隻手的秘書
李南衡
秘書，顧名思義是指：直屬於某一個身負重要職務者，協助處理一些機密文件和事務的人。無論是在職或離職，對於自己所知道的所經手的機密，應該是“金口”，不開口就是不開口。
一、秘書是老闆的什麼？
秘書是老闆的耳、目、手、腳——耳聽八方，眼觀四方， 幫老闆收集資訊消息，幫老闆做事，幫老闆跑腿。但是，絕不是老闆的嘴巴，更不是老闆的頭。秘書盡責地把老闆需要的資訊收集全了，下判斷作決定的人當然是老闆，否則他還當什麼老闆？可是有些秘書不懂這個道理，或恃寵而驕，或狐假虎威，隨便發號施令，假傳聖旨，儼然以地下老闆自居；或自作主張，以自己的意思為老闆的意思，竟然當起老闆的頭。這些作為都非常惹人討厭，可是許多同事都敢怒不敢言，只能在背地裡搖頭、指責、咒罵。
秘書是老闆的擋箭牌——水來土掩，兵來將擋。箭來呢？箭來牌擋，奮不顧身去抵擋箭，以免老闆受到傷害的那個擋箭牌，就是秘書。既然是擋箭牌，傷痕累累別說是難免的，應該說是早在意料之中。份內之事，不必怨天尤人。可是氣人的是明箭易躲，暗箭難防。從敵方來的箭，大都心理早有準備，容易閃躲，即使中了箭也認了，可是從自己陣營中發出的箭，也就是“不疑有他”的那種箭可真的是防不勝防呀！身為秘書，對內對外，對上對下，前後左右四面八方，都得當老闆的擋箭牌。
老闆氣呼呼地叫道：“林秘書！那天張老闆打電話來，你怎麼沒有說？”
您只能說：“哦，對不起，那天實在太忙了，我忘了向您報告，對不起。”
老闆瞳您一眼，大聲吼叫：“忘了？這麼重要的事怎麼可以忘了呢？太離譜了！“老闆轉過臉對張老闆說：“唉，現在的年輕人真的太差勁了，做事不專心，該怎麼教才教得會呀！唉，年輕人……”
您只能低頭連聲陪不是，代表您本人以及千千萬萬的年輕人向您的老闆和張老闆道歉！您絕不可以說：“老闆啊！是您自己說張老闆那種人少理他為妙，他打什麼電話來，準沒有好事的。怎麼現在反而怪罪到我頭上來呢？您這個口是心非的人，老是把責任推給員工的人，有良心嗎？還有什麼資格當老闆！”因為您是秘書，是老闆的擋箭牌，所以要拼命擋，好好擋！絕不可以閃躲，您一閃，您一躲，您的老闆可就要中箭了呀！
又比方說，老闆不喜歡接聽的電話或不喜歡見的人，秘書就應該擋。只要擋得了擋得住，什麼謊話都在所不惜：“對不起，他正在開會。”“對不起，他剛出去五分鐘……他今天可能不會再進來哦！”
如果是個老闆所不喜歡的人，已經和老闆談了半天還賴著不走，秘書就應該“適時”出現，遞一張便條放在老闆面前，默不吭聲地出來。便條上的字不宜太大或太小，所謂適中就是剛好足以讓客人“偷”瞄到：“各部門主管已經在會議室恭候十多分鐘了，請您主持緊急會議！”聰明的老闆當然會故作焦急狀，不安地拿著那張便條晃來晃去的。趕走老闆不喜歡的客人，當然是秘書的職責之一。
秘書是老闆的受話筒——人越往上爬，朋友就越少，就越寂寞，就越缺乏人間的溫暖，每一個老闆都會從內心裡發出“高處不勝寒”的哀嘆。他或許有很多高層的朋友，可能有不少貌合神離的朋友，大概也有幾個打高爾夫球的朋友。但是，他有太多的話不能向那些人說，有不少得意的事不好向那些人吹噓，有許多苦水不可以向那些人吐，有一些感慨不便向那些人傾訴……。所幸，他有個秘書，於是秘書也就理所當然地成了老闆說話時最忠實的聽筒，靜靜地聽，偶而點一點頭，絕對不要亂髮表高見，
因為這時候的老闆只是需要一個專心聽他講話的人，而且他也深信他的秘書會為他保守秘密。有時候，老闆大發牌氣罵這個罵那個，甚而指著秘書的鼻子臭罵一頓。這時候的秘書當然沒有頂嘴回話的必要，只要故作慚愧狀、認錯狀就行了。因為，這時候的老闆只是把您當作出氣筒罷了，並不是真心在罵您。“有容乃大”是秘書應有的修養。就如同今天美國的國務卿是國家的秘書，古代中國的宰相可以說是皇帝老爺子的秘書，我們不是常聽人說“宰相的肚子能撐船”？當秘書的人肚量就是要大啊！
秘書是老闆的檢場——如果老闆是一場戲的主角的話，那麼秘書則是檢場。檢場通常都是不上臺面的。我們看到電視節目中有一位本來是當“檢場”的，從幕後走到幕前，竟然紅透半邊天，可以說是一個異數，不能算是通例。我們常說“一將功成萬骨枯”，功成的這一將若是老闆的話，那麼，枯的萬骨當中一定有一堆骨是秘書的。據說雄霸天下的拿破崙曾經對他的秘書說：“只因為你是我拿破崙的秘書，你的名字就因此要永留千古了。”他的秘書問說：“老闆，領土橫跨亞歐非三洲的亞歷山大大帝夠偉大了吧！請問，他的秘書叫什麼名字？”不知道！
誰會去記載亞歷山大大帝的秘書叫什麼名字？這位秘書的確道出了秘書的悲哀——秘書是不留名的。可是作為一個秘書，他犯了大忌：問了一個老闆答不出來的問題。
二、老闆是秘書的什麼？
老闆和秘書相處的時間相當長，如果這位秘書是女的話，老闆和她相處的時間往往比和自己的老婆相處的時間還要長，有許多話“不宜”向老婆說的，卻可以向秘書說。有很多老闆真的對他的秘書非常好，好得像對待妻子。即使如此，做秘書的還是不能“沒大沒小”。仍然要把老闆當作老闆，而不是任何什麼別的身份。
如果秘書是男的，而老闆待他如子如弟，他也絕不可以“忘了我是誰”、他還是要以夥計的身份對待老闆。這不是講差別分等級，這叫作“分寸”。一說到“分寸”，我不能不說，有的秘書太聰明（不是有智慧）.就像三國時代曹操的主簿（差不多等於秘書）楊修，處處表現得比他的老闆聰明，後來曹操就找個藉口把他殺了。再如西漢開國元勳韓信，不聽他的朋友的勸告：“勇略震主則身危，功蓋天下者不賞。”最後還是惹來殺身之禍。
三、秘書應該象什麼？
說秘書有十八隻手，意思是說秘書能扮演各種不同的角色。他是相命師，因為他要能察言觀色；他是效率專家，因為他要掌握時機，速戰速決；他是電腦記憶體；他是口才家；他是定時器；他是精算師；他是法律顧問；他是潤滑劑；他是忍術大師；他是……。
四、秘書應該牢記的一句話
任何一名員工都應該把“老闆定律”牢記在心。“老闆定律”只有兩條：
第一條，老闆永遠是對的。第二條，老闆有錯的時候，請參考第一條。誰都可能疏忽或淡忘“老闆定律”，唯獨朝夕和老闆在一起，和老闆相處時間最長的秘書絕對不可以忘記。
如果有一天，作為秘書的您覺得“老闆定律”不太對的時候，那表示您和老闆之間的關係有點緊張，或老闆和您的八字不合，您最好趕快另覓新老闆。 如果您一而再、再而三、三而四而五……地另找老闆，而都無法讓您信服、恪守“老闆定律”的話，那表示您的秘書生涯已盡矣，試著去當老闆吧！很可能等您當起了老闆之後，才體會得出來“老闆定律”的真味。連連點頭稱妙呢。這時候，您該僱用一名秘書，要他善盡秘書的職責，並牢記“老闆定律”在心。
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