每一個項目都是獨特的，然而項目失敗的根本原因通常都是相同的。當我們知道這些原因後，我們可以最小化發生問題的幾率，增加項目成功的概率。
那麼，當我們面對粗糙的項目啟動、過弱的控制、缺乏資源、項目風險和不切實際的期望時，應該怎麼做？以下是五個常見問題和解決方法可供借鑑。
簡單粗糙的項目啟動
也許最常見的問題是沒有正確地啟動項目，而這其實只需要花點時間去收集客戶需求、同意客戶要求、創立一個良好的項目計劃以及設定客戶的期望。而人們總是傾向於迅速開展項目工作。但是，一個簡單粗糙的項目啟動階段經常會導致問題的發生，甚至項目的失敗。
解決方法
在正確的項目啟動過程完成之前不要開展項目工作。如果客戶為了儘早得到可交付成果而推動你基於假設開展項目工作，請不要同意。事實上，簡單粗糙的項目啟動會帶來返工、錯誤、疏忽、只會令項目變糟。所以，當項目被不合理推動時，只能說”不“，並且絕對不可太早開始。
過弱的項目控制
即便計劃再周密、啟動再充分，如果不能有效地進行管理，也是沒有意義的。缺乏控制導致的典型問題包括：範圍漸變、過於簡單的工作計劃、缺乏變更控制、缺乏溝通和風險問題的管理。
解決方法
（1）建立變更管理過程並且令所有人都知道這些控制。使用這些過程與保證你的團隊保持關注與交付關鍵的東西。
（2）使用異常報告。這樣可以保證當風險和問題出現的時候可以得到更好的關注。
（3）定期與客戶、發起人以及其他重要的項目相關方進行溝通。
（4）定期評審、更新項目計劃。如果項目計劃沒有評審和更新，那其實也沒有必要制定計劃。
缺乏人手和技能
項目人手不足，或者配足人員的數量卻配錯了技能組合，這些問題經常導致項目失敗。當你的項目沒有足夠的、具有合適技能的人員，那確實是令人沮喪的。這個問題在當前的項目管理中非常普遍。
解決方法
堅持要求管理層提供合適的人員，無論是從內部調配還是僱用外包合同員工。使用可靠的項目計劃來說明在哪些方面你還需要投入人員來支持你的要求。不要保持沉默並且苦苦支撐，這對你和你的團隊都不公平。
沒有強調風險和問題
在項目的生命週期中，有很多場合風險和異常會導致問題，甚至失敗。這些例子包括：
（1）沒有清晰的定義需求，結果不能滿足客戶的期望。
（2）使用前沿的新技術導致無法預料的問題。
（3）過於簡單的技術設計使得未來的方法沒有變更與伸縮的可能。
（4）無效的變更控制使得變更要求導致項目偏移原來的目標。
（5）測試不充分導致錯誤和缺陷遺留到產品上。
（6）在關鍵時刻缺乏關鍵人物的支持。
解決方法
在項目開始的時候對風險和問題列表進行評審。其中一個好辦法是使用頭腦風暴列出可能的風險和問題，參與人員包括項目成員、其他參與過類似項目的項目經理等。在整個項目過程中不斷對風險和問題進行評審。
對上面例子中的解決方法包括：
（1）僱用商業分析人士勾畫出客戶的需求，並使用清晰、明確的文檔進行記錄。
（2）提問是否必須使用前沿的新技術，後者是否有能提供相同功能的更多方法。
（3）由你的團隊進行技術設計。這樣有很大的機會獲得一個可靠和靈活的設計，而且你的團隊也有了可以繼續使用的基礎設計。
（4）在項目啟動之前與客戶達成一個變更控制的流程，並且嚴格根據流程執行。
（5）將測試計劃與根據客戶要求制定的測試場景放在一起。保證你有足夠的資源以及保證客戶承諾進行測試。
（6）制定一個針對失去關鍵人物的風險的應急計劃。
不能有效管理客戶期望
通常項目開始都是在一個有很多樂觀估計的基礎上。在項目的生命週期中，客戶期望會膨脹成為根本不現實的程度，當客戶不知道他們應該期待什麼或者他們不能看到項目的實際進展情況，他們就會對你感到失望，你們的關係就會破裂。
解決方法
將期望值管理到一個合理的水平是項目經理的職責。其中一個方法是將項目分解為有多個里程碑的各個任務塊或者項目階段。你可以通過發佈週期性的可交付成果給客戶，讓他們看得到他們將要得到什麼。
通過這種方式讓客戶在早期就能看到你們在做什麼，從而保證項目可交付成果能符合客戶的期望。
本文轉自工程建設網
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