觀識研究院院長
中國人民大學社會心理學博士、工商管理碩士；南開大學旅遊經濟學學士
本文節選自《擁有職場任性的資本 - 職業化的工作方法》一書
工作效率高的人，往往是很好的時間管理者，時間管理要求我們的工作要有目標、有計劃和有時間管理的方法。下面分享我的時間管理心得，希望能對大家把一天活出48小時有所幫助。
在燕山大酒店兼職階段，我始終沒有耽誤MBA的課程，但是全職工作要求我放棄了學校的一切課外活動，為了處理全職工作和學校上課的矛盾，我選擇了離學校最近的工作單位，燕山大酒店坐落在人大的東門，騎自行車只要5分鐘。還有燕山的工作崗位需要的不是上朝九晚五的正常班，白天有課可以上晚班，下午有課可以上兩頭班，一天有課就可以週六、週日上班，總之，將時間很好的安排，幫助我在全職崗位上堅持了一年半的時間。而這段半工半讀的生活幫助我鍛鍊了在同一時間內應付幾件事情的能力，同時逼著我做任何事情都不能拖延，而只能在第一時間高效地完成它，否則就可能出現不能分身的情況。
有幾年時間，我選擇兼職做項目，是為了家庭建設– 生小孩。在其中三年內，我完成了幾件事：平常做項目經理和項目督導；出版了《諮詢改變人生》這本書；啟動中天創域諮詢業務；獲得人民大學的社會心理學博士學位；投資了秒遊電子商務有限公司；有了兒子，項目執行緊張時，我經常利用兒子熟睡以後開始工作。
更有甚者，是我的同事葉冉，她用了5年時間，生了3個孩子，獲得了比利時魯汶大學心理學博士學位。她懷抱小女兒在國際會議上發言的場景，應該是職業女性家庭生活雙豐收的生動寫照吧。
觀點
工作要有計劃性，才會擠出更多的時間，做更多的事情
一位在系統設備商高層任職的朋友，當年在美國5年內拿了兩個碩士學位，還結婚生子，回國時僅30歲，就任職為某國外廠商中國公司的副總裁了。很多年少的成功者都是按照既定的人生目標，有計劃地安排時間，在短時間內實現多個人生目標。
工作的計劃性體現在每天的日程安排，要求我們：
1、每週週一安排目標；
2、將重要的會議、會面、事務安排在合適的時間；
3、工作安排要有一定是彈性；
4、每天回顧計劃完成的情況；
5、每週回顧當週計劃完成的情況。
合適的工作安排在合適的時間，有以下做法：
1、瞭解自己工作效率高和工作效率低的規律，即所謂的“生物鐘”；
2、 將需要創造力的工作安排在工作效率高的時間，比如說寫一份重要的報告，安排在上午“十點”一天最有效率的時段。（很多人習慣於晚上寫東西，這因人而異）
3、外出開會和拜訪客戶，要充分預留交通時間；
4、將可以在路上安排的事務考慮上，比如電話溝通可以在出租車上進行；會議資料也可以在出租車上閱讀討論；
5、出差的路上，可以在候機的時間安排上網閱讀新聞、收發郵件（當然這需要移動電腦較長的待機時間和無線上網的條件），飛機上的時間可以寫一份短小的報告，也可以抽時間閱讀最近的書籍，機場的書店購買幾本新書，是最好的打發飛機上無聊時間的方法。
觀點
充分了解自己的工作習慣，決定你是否可以在同一時間處理多項事務
每個人都期待成為成功者，短時間內完成幾項人生目標也是一種成功，多年堅持在一個領域“十年磨一劍”也是一種成功。每個人的工作特點不同，有一類人是專注型的，一個時間內只可以專注做一件事情，而且是可以專注於一類事情的深入研究重複性的工作。另一類人是靈活型的，動靜結合，工作效率高，但工作深度不夠。除了需要選擇不同的工作崗位類型外，還要自己的時間安排適合個人類型特徵，否則事倍功半，得不償失。
觀點
緊急的事情就是重要的事情
時間管理矩陣
傳統的時間管理矩陣（如上圖），按緊急程度的高低和重要性的高低，將自己的事情分類，然後制定日程安排。其次，日常中的工作安排很滿的時候，緊急事情就是你當前最重要的事情，這個道理是做了諮詢顧問才明白的。
一個“五一假期”的時候，張洵在飛機上還在準備第二天的課程。晚上，我們三個諮詢顧問幫助張洵完善課程設計的基本概念，當時不太理解地問：為什麼會在最後才把這麼重要的事情完成？而一年以後，做了幾個諮詢項目，就發現緊急狀態下去完成重要的任務，幾乎是諮詢項目完成的常態，而諮詢報告的修改會是在參加諮詢項目彙報會的路上進行，甚至在會議開始前還在進行。
緊急的事情是需要在一個既定階段馬上要完成的事情，所以制定工作的截止日/截止時間是將事情轉變為緊急狀態的條件。比如按照工作計劃，工作的關鍵環節需要完成的工作肯定是重要的工作，這項工作的前半段是需要準備、醞釀的時間，後半段是實施執行的時間，往往事情剛開始，沒有那麼緊密，也沒有太高的效率，所以這時候需要處理其他緊急的事情，而將事情的間隙時間來處理這類重要的事情。如果在工作的deadline之前設定一個檢查日，就人為地將處理重要事情的過程設為幾次需要緊急完成的任務，緊急的事情才會讓你感覺到更重要，才會拿出時間去實施它。
有一年在上海外派執行項目時，每天白天與客戶開會，晚上需要處理完成文件，於是我規定自己不插電源，在電池（大概一個小時）待機時間完成一份文件。這就好像是在既定的時間完成答卷一樣的考試，非常有效地集中精力完成工作。
所以時間不能很好地利用，計劃不能很好地執行，有以下幾種情況：
1、認為時間很多，還有其他時間可以完成工作，遲遲不啟動，或者啟動之後不能完成，沒有約定截止日；
2、計劃變更，計劃總是在變更，總有工作會取消，原定一小時的工作，拖期兩個小時完成；
3、工作安排太緊張，時間重疊，安排沒有彈性，也是經常發生的事情；
4、中途冒出來事情，打斷了正常的計劃，被臨時的安排打擾：計劃趕不上變化，臨時的安排。
觀點
要學會說“不”
說“不”不是很容易的事情，除非你非常清楚什麼是你想要的，什麼是你暫時不想要的。學會說“不”的過程正是你掌握職業規劃的過程。問題是對什麼事情說“不”，如何說“不”。
要說“不”的事情：
1、非計劃中的、短時間內又不能完成的事情：這類事情包括項目執行過程中，節外生枝出新的需求需要跟進，這個時候不好由項目成員跟進，否則兩個方面都執行不好；
2、非計劃中的自己不擅長的，需要花時間學習的事情：接受項目挑戰的工作最好是在有準備，有計劃的情況下，否則工作計劃會受到影響；
3、非計劃中，又不能提升能力的工作：耗時費力又不能價值增值的工作，最好說“不”，否則會是資源的浪費。
那如何說“不”呢？如何避免說“不”的心理障礙？
1、說“不”並非是態度不好： 一定要表現出對計劃外工作的不接受，而且表現出對份內工作負責任的態度。
2、說“不”並非是不接受上司的安排：不要讓上司有誤解，認為你不理會他的安排，方法就是站在他的角度考慮最好的工作安排，準確地表達自己的困難，不是自己不可以做，而是出於工作質量考慮會有更合適的安排。
3、說“不”並非表現自己的能力不夠：說“不”說明你的理性，負責任，而不是能力不足，不能接受更多、更有挑戰的工作，相反是能充分判斷精力投入與工作結果之間的關係，也是一種工作能力，也是有經驗的職業表現。
觀點
不適合實施的事情，會有兩種安排，一種是不需要更多能力的，可以“授權”由助手級的人員完成，一種是需要更高能力的工作，“外包”給專業人員來完成。
比如說資料收集的工作、翻譯工作、報告核查的工作、報告打印裝訂的工作、數據錄入的工作，可以“授權”，這樣節省下來的時間可以做更多是適合崗位職責的工作，特別是管理人員更需要將操作類的工作授權給執行層的人員，而不要親自操練很多，搞得自己的工作沒有效率，而手下卻沒有太多的責任，沒有經過壓力下的工作而成長的工作能力。
如果企業內人員的專業性不足，有些工作就需要外包給外部專業公司去執行了，比如說信息系統開發，公司宣傳片的拍攝，公司網絡的建設，公司CI的設計，營銷推廣策劃，廣告推廣策劃都需要外包公司實施。如果有內部人員進行可能會節省成本，卻換來不專業的結果，反而事倍功半，不如“外包”完成此類工作，效率高，專業性強，工作質量高。
給你的建議
1、瞭解自己的工作習慣：知道自己是“並行”工作類型的人，還是“串行”工作類型的人，“並行”在同一時間可以處理幾項工作，這樣就可以靈活地安排工作，否則亦然。
2、制定工作計劃：任何工作都要在既定目標、既定時間制定時間計劃，然後按照計劃完成任務，評估計劃完成率。
3、克服自己的壞毛病：如有拖沓的毛病，就縮短檢查週期，如有效率不高的毛病，就獎勵自己效率高的時候，懲罰效率低的表現；如計劃拖期，就佔用自己的娛樂時間。
4、每週都規定一天的“非工作日”：選擇週六或者週日，不安排任何工作，徹底放鬆，使自己更有精力進入工作狀態。
5、適當地安排排遣的活動：找到自己的愛好，適當的時候放鬆，是為了更有動力地投入到工作。
《擁有職場任性的資本 - 職業化的工作方法》本書以一個人職業發展的三個階段為線索，將職業起步期職業選擇、職業習慣和職業素養、職業發展期專業技能、客戶管理和銷售管理以及職業成熟期的項目管理、團隊管理和創業管理完整展開，既有實例，又有觀點，既結合實踐的體會，又有可操作的步驟。
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