- 摘 要 -
作為職場人的你，提起開會是不是馬上聯想到沒完沒了的叨叨，各種無聊的數字和員工昏昏欲睡的表情？
今天我們就來教你怎麼避免開會踩雷，6招秒變會議專家
先來看幾個場景：
場景一：每天早會，員工們面無表情，管理者念著一串串數字，慷慨激昂地宣導昨天賣了多少，今天要賣多少；
場景二：每週例會，每個部門負責人對著報表念業績，再念計劃，其他人玩手機開小差，然後領導反饋問題和分配任務。然而，下週同樣的問題，依然沒變化；
場景三：說好的2:00開始，總有人姍姍來遲，發言永無止境，拖到下班，所有人都麻木了；
場景四：會議上，不同部門的人爭起來，各執己見，互不讓步，其他部門的人內心在吐槽，跟我有什麼關係，默默做吃瓜群眾。領導也任其發展，最後時間到了，領導說，下次再議；
怎麼樣，是不是特別熟悉？
開會似乎已經變成職業人的痛點，好像不是為了解決問題，只是為了應付上級或者流程。
但是實際上會議質量其實是一種衡量你的管理水平的體現。而提高會議效率的關鍵，在於領導者的認識和組織。
為什麼開不好一個會呢？
列幾個常見的雷區，你也可以想想你參加的會議踩了幾個雷？
- 開會沒有邊界，什麼話題都能扯上半天；
- 沒有規則，有人遲到有人玩手機有人打電腦；
- 組織者或者某些參與者把會議變成個人秀；
- 不相關的人參加會議，全程神遊；
- 與會者不知道開會要幹嘛，會議跟自己有什麼關係，一臉懵逼導致討論無法深入；
- 領導經常臨時叫所有人開會，打斷大家工作，也沒有準備，一片混亂；
- 懼怕衝突，誰都不敢暴露真正問題，會議表面一片祥和，實際沒有任何結果。等等等等
什麼叫開會？WHAT
回到底層邏輯，先來理解什麼叫開會。
來自豆瓣@寬鬆睡褲又如何
百度百科對開會的釋義是：“召集若干人議事；多人聚集於一定處所議事”
這真的是開會嗎？至少我理解的不是一個有效的會議。也正是這種錯誤的理解導致，70%的會議都是無效的。
真正的會議應該是“為事而開”，有目標，有準備，有組織，有結果。用更少的時間，獲得一個想要的結果。
為什麼要開會？WHY
在準備開會之前，先問自己兩個問題。避免自己變成一個大家都討厭的會議狂魔。
Q1: 這個會議必須開嗎？
有沒有別的溝通方式呢？比如如果只是傳遞消息，郵件，微信，電話都可以，而開會成本太高。如果遇事就開會，不僅浪費大家的時間，也會打斷大家的工作，甚至影響士氣。
在極客公園大會上，雷軍曾說“我們希望小米是一家小公司……我們辦了一個不洗腦、不開會的公司。我們一年365天只開了昨天上午三個小時的會……對，我最煩開會了”。
Q2：此次會議的目的和你想要的效果是什麼？
比如你開一場早會，目的和理想的效果是什麼？想要每個人有好的呈現，迸發出新的火花，還是讓領導瞭解大家的工作狀態？
如果不想清楚你的目的，不圍繞你的目標去設計和組織會議，最終會議就會平淡無奇，每個人按部就班的陳述，其他人打瞌睡。會議結束也沒有任何改變。
而當你清楚會議的目的和理想的效果，後面的一切規劃就會變得簡單。
怎麼開會？HOW
先送你三星的開會法則，“八個凡是+三個公式”，
敲黑板！！！小本本要記起來哦：
1. 凡是會議，必有準備
2. 凡是會議，必有主題
3. 凡是會議，必有紀律
4. 凡是會議，會前必有議程
5. 凡是會議，必有結果
6. 凡是開會，必有訓練
7. 凡是開會，必須守時
8. 凡是開會，必有記錄
1. 開會+不落實=零；
2. 佈置工作+不檢查=零；
3. 抓住不落實的事+追究了不落實的人=落實。
首先設計好你的會議，
記住！不召開沒有準備的會議。
一，明確會議的結果
先想明白你要的結果是什麼。不僅僅只是表面呈現的結果，比如大家交流某項工作，更重要的是，你期待通過會議大家有什麼樣的改變，達成什麼樣的共識，或者得出什麼樣的解決方案。
先想明白你的目標和期待，再做後續的設計會讓後面的規劃更加簡單。
二，怎麼設計會議流程才能達到你要的結果
設計會議流程是會議的起點。一場會議是否開得好和你設計的思路有很大關係。
明確會議目的之後，提前計劃為保證這場會議的順利進行，需要籌備哪些具體的工作。
比如需要詳細列出所有需要準備的事項以及可能面臨的問題，並且把這些事項做一個優先級的排序，來指導接下來的具體籌備工作。
具體安排會議的時候也要拿出詳細的時間表，每個時間段的負責人，要的結果，具體的流程。
另外，充分發揮你的想象力，怎樣能讓開會變得有趣一點？有沒有出乎意料的方式來開場和散會？能不能有視頻，圖片，音樂等來激發想法？如何製造機會讓個人分享想法，彼此建立聯繫？開會不止給人們提供機會完成某件事，也是打造團隊文化的好時機。
還要注意控制會議時間，以及每一項任務的具體時間。研究顯示：兩個小時的會議效果，其實一個小時也能達到。
三，誰來開會？
Becca參加過很多場跟自己沒有什麼關係的會議，組織者只是按部就班地組織會議，來了一堆並不想參加的參會者。最後會議變成幾個人的討論，其他人的走神。
參加會議的人越多，效果一般越差，因為要照顧智商低和走神的人。而拋開智商因素，認真聽的人也不多。
所以會議前想明白誰需要參加，你的會議才能達到你要的結果。其他沒有關係的人絕對不要拉來參加。
能三個人談的問題就絕不叫第四個人來。Facebook的扎克伯格甚至規定：開會只能定一張Pizza，人多了就餓著。
PS，會議前組織者提前跟與會者以及將會被會議結論影響的人聊一聊，會對建立信任，挖掘他們需要，以及幫助會議順利展開非常有好處。
四，設計會議規則，明確會議職責
規則包括遲早，早退，不專心的懲罰等等。
柳傳志曾講過聯想開會的規則：“聯想開會，誰遲到的話罰站一分鐘；會議正開的時候停下來默哀式的讓你站一分鐘，這實際是個非常難過的事兒。這件事情從1990年開始一直執行到今天，只要有一定做。包括我自己遲到也被罰過三次”。
會議職責也是需要提前劃分和溝通好的，包括但不僅限於：
- 主持人
- 時間提醒員
- 會議記錄者
- 輔助者
五，確保與會者提前知道自己需要了解和準備的信息
包括但不僅限於，會議的目的，議程，會前需要做的準備，時間，自己為什麼需要參與等。
會議前確保準備書面的會議議程，與每位與會者分享。不知道議程的參會者會更容易在會議中走神，迷失方向。
六，提前準備
提前準備好發言稿、PPT，會上需要的打印材料，輔助工具和破冰道具等等。
以上就是開會前的設計，如果你也希望以後的會議都能生動又有趣，記得轉發和收藏文章喲
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