今天推薦秋葉的《時間管理七堂課》。這本書與其他時間管理書籍強調方法、強調堅持不同，它告訴我們沒有明確目標、經常陷入情緒裡導致計劃拖延、忽略自己身體的作息節奏，才是我們時間管理失敗的主要原因。因此，做好時間管理，真正應該從目標管理、情緒管理、精力管理三方面入手。這本書作這以親身實踐的方式介紹了一套時間管理的七條原則，相信讀完會有很大收穫。
一、時間管理失敗的三大原因
- 失去目標感
- 陷入和自己的情緒對抗
- 忽視自己身體特點
二、找對大目標
1.明確自己單位時間裡能夠產出多少內容
如果一個人從來沒有思考過，把人生中最寶貴的時間切分成各種可以利用的單位時間，比如切分成年、月、周、日、小時或分鐘，也從來沒有評估過在不同單位時間長度裡，自己到底能做出怎樣的產出，以及不同時間段的產出效率存在的差異，那麼做計劃的依據又是什麼呢？
很多人做的計劃是不切實際的，因為他們從來沒有思考過，現階段自己在單位時間內真正能夠產出的成果是什麼。如果連自己一小時能產出多少內容都不清楚，那麼做統籌規劃，寫工作計劃有什麼用呢？
在時間管理高手眼裡，首先需要培養的是統籌思維，只有統籌各種時間用於自己的目標，才能實現時間的有效利用。
2.圍繞著大目標做小事
很多人並非單位時間利用效率低，而是無法剋制自己的好奇心，或者因為其他原因，總是擔心在向著目標前進的過程中錯過其他更精彩的選擇，一路上三心二意。這些不斷改變目標或者行動策略的人，無論多麼努力，他的時間管理質量都不會太高。
時間管理高手是不是每件事都很有效率？也不是。他們也一樣會浪費時間和辦事拖延。但因為時間管理高手做的很多小事，也都圍繞著同一個大目標，即便有些小任務拖延了，但整體還是很高效，最終能以超過別人想象的速度完成大目標，所以顯得他們很有效率。
3.寫下自己的大目標
如果要成為一名善用時間的人，首先要問問自己：“現階段有一個大目標麼？”
如果有，嘗試把它寫下來，寫在紙上，想到什麼就寫什麼，稍後我們一起來分析你的目標是否合理。
對於一下子找不到現實大目標的人，最簡單的方法是問自己，在目前職場工作中，哪種能力自己提高了，可以很快找到更好的工作或得到加薪晉職機會？把這種具體的能力提升作為自己現階段的一個大目標先去努力，總不會錯。
4.正確區分目標、願望和任務
- 任務：有些人會把實現目標的小任務寫進去，比如聽多少課，看多少本書，報多少班，但學習是為了更好地完成目標，是實現目標路上的一項項小任務，因而這是任務清單。
- 願望：跳一次傘，去哪裡旅遊一次，看多少場電影，這都是對自己完成目標後的獎勵，不是目標。
- 目標：好目標要儘量符合SMART原則。
（1）目標必須是具體的（Specific）——我今年要在北京朝陽區找到一個互聯網產品經理的工作。
（2）目標必須是可以衡量的（Measurable）——我的月薪要大於8000元。
（3）目標必須是可以達到的（Attainable）——我的月薪最好能達到1萬元。
（4）目標要與其他目標具有一定的相關性（Relevant）——搞定好工作，才能啟動人生諸多夢想。
（5）目標必須具有明確的截止期限（Time-bound）——在2019年11月前搞定。
圍繞大目標，儘量去明確這一目標背後的約束條件，才能想清楚這一目標對應的具體工作量和截止時間，這樣才能方便自己做時間計劃。
5.要學會給自己的大目標做減法，先完成一個就很好
- 就算關鍵的目標有3個，普通人最合理的選擇是一次集中精力先完成一個關鍵目標，搞定一個再做下一個。
- 擔心起步晚，反而不能給自己定太多關鍵目標，目標一多，就會失焦，就會主次不分，就會所有的進展都慢。
- 算一算今年要做好哪些事情。至於這些事情是提前做完，還是按時做好，又甚至拖延了一點，都不是最要緊的，只要咬住了大目標，就不會錯到哪裡去。
6.大目標要能夠被分解為小任務
對於個人而言，怎樣的目標是好的大目標？
│1│這個目標必須是一個會對生活產生決定性影響的目標。
│2│好的大目標必須是你跳一跳才能夠得著的目標。
│3│好的大目標能把你的資源和能力盡量串聯帶動起來。
│4│好的大目標能進一步分解為一組小任務。
如果你有真正的大目標，那麼它應該始終出現在你的年度計劃、月度計劃和周計劃裡，直到它被完成，否則這個目標就是空想。
三、情緒管理
1.學會緩解自己的情緒
時間管理，對很多人來講，它的本質不是要學會多少時間管理的技巧。而是要找到自己的目標，然後緩解自己的情緒，特別是在情緒不好，目標不清晰的時候，要能管好自己的身體，把自己有限的時間儘可能多地放在有產出的地方。
2.客觀判斷情緒對安排的影響
普通人會把更多的關注點放在自己的情緒宣洩上，而時間管理高手會更客觀地判斷自己的情緒對後續各項安排的影響，包括對工作時間的影響。一想清楚如果自己因為鬧情緒耽誤工作得不償失，就會冷靜處理。
3.非理性情緒對策
受情緒影響，這一點在拖延症患者身上表現得非常明顯：
- 難以抵制外界誘惑
- 任務難度大
- 追求完美主義
8種非理性情緒，削弱了我們利用時間的能力：
- 需要被讚賞
- 過高的自我期許
- 過度擔心潛在的後果
- 不自覺想逃避責任
- 習得性無助
- 情感依賴
- 害怕被孤立
- 惰性
對策
- 主動設計一個小小的讚賞方案
- 變消極完美主義者為積極完美主義者
- 積極探索解決問題的各種可能性
- 變被動執行為主動選擇
- 客觀的為失敗找原因
- 無須在意別人的想法
- 獨立與合群並不衝突
4.識別非理性情緒
如果這些非理性情緒沒有被自己客觀識別，就很難真正解決時間管理的問題。
事實上，解決了這些非理性情緒，很多讓人頭疼的問題也就解決了。
原以為自己需要的是提高時間利用效率，現在應該明白了，那只是一種表面現象，更深層次的原因是我們被自己的情緒左右了。
5.觀察自己的情緒狀態，避免強行推進
理性腦告訴我們，如果堅持每天做日程表，給事情排優先級，養成習慣後我們的工作效率會提高，產能會增加，收入也會相應提高。
做這些事情都需要額外花費時間去權衡思考，當做出對的思考並據此行動時，效果會很好，不過理性決策其實比較慢，不如情感判斷快。
情緒腦在潛意識中會不知不覺誘導我們做很多“殺”時間的事情，做這些事情更多的是潛意識在驅動著，因為這些事情更容易給我們帶來成就感和滿足感。
甚至連我們自己都沒有意識到這一點時，大腦就已經悄悄替我們做了選擇。
一旦我們的大腦建立“行為—喜悅”的正反饋關聯，大腦就會自行驅動我們再次追求這種反饋，或者說在下次要求自己完成同樣的工作時，我們就會因為成就感的增強而增強完成該工作的動力。
觀察自己現在處於何種情緒狀態下，然後做出不同的選擇，而不是不顧自己的情緒，強行按計劃推進。
表1 不同行為風格的人時間管理提升側重點一覽表

表2 不同行為風格的人更適合的時間管理書單

四、精力管理
1.根據自身狀況調整作息
普通人往往把時間管理當作一個方法去學習，而忘記了任何管理時間的方法只要脫離了自己身體的作息習慣，其實都是不成立的。
一個人的精力沒有得到恢復，工作狀態就不可能好。我們只有理解了如何根據自身狀況調整作息習慣，才能使各種時間管理方法更容易地落地。
2.建立良好的作息習慣
恢復精力的6個建議圖
最佳午睡時間為20分鐘，正常人其實中午休息15分鐘～45分鐘就好。如果超出1小時，身體產生褪黑素，將會產生睡眠惰性，就是常說的越睡越困。
自然光照使人清醒，室溫過高使人懶散。
俄羅斯酗酒抽菸的人不少，原因之一也是高緯度地區常年不見陽光，褪黑素分泌過多，人容易產生抑鬱心理，精神上的壓力大，需要藉助一些外部刺激來排解。
3.保持作息規律
有的人平時經常熬夜加班，到了週六週日就企圖通過大睡兩天來補充精力，這種做法短期內是有效的，但是長期這樣做，也一樣會破壞生物鐘規律。
很多人好奇為什麼我總是能保持多年如一日的穩定產出，答案就是我多年如一日保持穩定的工作節奏，即便是春節假期，我的生活節奏和平時也基本保持同步，這樣反而因為沒有干擾，多了很多寫書的時間。
4.記錄自己不同時間段的產出效率
在精力處於低潮時，並不是不做事，而是做相對簡單的事情，做需要花費工作量但不重要的事。
在精力處於低潮的時候，做一些和平時工作類型跨度比較大的工作，比如看書、聽歌、手繪、聊天或漫無目的逛一逛網頁等，這其實也是一種很好的精力調整方式，用不同類型的事情刺激大腦，激活大腦的創造慾望。
- 一個人保持運動狀態，最簡單的方法就是堅持運動。
- 一個人保持創作狀態，最簡單的方法就是堅持創作。
- 一個人保持工作狀態，最簡單的方法就是堅持工作。
5.發現自己每天精力最佳時間
如果是作息不好的人學習時間管理，最好是先培養好自己的作息習慣，發現自己每天的精力最佳時間，解決快速休息的問題，再去研究提升效率的方法。
精力管理的本質就是找到自己的精力節奏，一開始是一天的精力節奏，然後是一週的精力節奏，甚至是一個月以及一年的精力節奏。
一旦知道自己每天的精力節奏，就要養成一個工作習慣：不是勻速前進，而是在精力高峰期一鼓作氣。
要趁著精力充沛狀態好的時候把重要的事情多做一些，減少後面工作的壓力。反而在精力不太充沛的時候，因為前面多分擔了工作量，就不會壓力那麼大，可以給自己安排簡單的工作或休息一下。
五、日程管理
1.全盤考慮生活的方方面面
一份完整的日程表應該包括自己的工作、學習、娛樂等所有時間。
時間管理不是處理每天最重要的5件事，設定一個番茄鍾時間，又或者給工作做一個緊急重要度排序，而是把生活中要考慮的方方面面都放進去。
2.規劃的事情就開始做
和提升效率的方法相比，職場人最重要的是把需要響應的事情都放進自己的日程表中。
普通人的日程表以周為單位規劃，一邊規劃一邊調整，可以提前，可以延期，可以取消。“牛人”的日程表是“哪些事今天全部要做完，哪些事本週要做完，哪些事下月要做完”，表格的主語是時間。
一件事情有沒有做，是最大的問題。一件事情有沒有按時做完，其實是第二步的問題。
3.分別以“時間”和“事件”為中心的工作模式，有什麼區別？
普通人以“事件”為中心的工作模式，好像也可以按照“先做什麼，後做什麼，將來準備做什麼”來排序，也就是用“事件”把時間串起來，表面上是在管理時間，實際上是在管理事件。
以“時間”為中心的工作模式，其實是先測算自己單位時間能夠接受的合理產出，然後往時間空當裡安排事情，確保每件事情有足夠的時間分配，而且儘量把重要的事情分配在精力最旺盛的“檔期”。
這樣的話，等於以時間為單位對未來要發生的事情做了一次排序，雖然還是會有各種意外和變化，但是大部分事件在日程表裡已經穩定下來了。
更何況，完整的日程表，考慮了一天可能發生的幾乎所有要耗費時間的事務的安排。
4. 學習“牛人”的工作法，三步搞定工作日程表
要想獲得真正的產出，必須先把大目標排入日程。大目標往往是重要但不緊急的事情，但只要堅持投入，不斷接近目標，最終能真正改變人生。
要想成為真正的時間管理高手，就得先成為一個目標管理高手，在自己的日程表裡裝入大石塊，保證不隨便拿出來。守住日程表，守住自己人生現階段最大的目標。
很多人不清楚自己完成一件事到底需要花費多少時間：
- 一是因為他們對很多事情缺乏經驗或技能，並不清楚要花多少時間才能搞定；
- 二是他們很少觀察一件事需要花費的時間；
- 三是很少為可以控制時間的工作設置起止線。
5.學會做工作分解，將其安排進日程中的不同空白單元
比如，寫一份工作總結報告，其實可以分解為4項主要工作：
- 瞭解工作總結報告的要求和格式，預期花費10分鐘。
- 尋找一份合格的工作總結的參考模板，預期花費15分鐘。
- 蒐集工作總結需要的各種素材，預期花費60分鐘。
- 完成工作總結報告PPT，預期花費60分鐘。
現在就多了不少選擇，日程表裡有很多時間單元可以放置這些工作。
比如在一個90分鐘工作單元裡面，可以放置進第1～第3這3項工作，還略有餘量，但也可以在第1天的某個工作單元內完成第1項和第2項工作，在第2天的某個工作單元完成第3項工作，在第3天的某個工作單元完成第4項工作。
工作分解之後，反而有了很多時間利用的彈性，而不是非要一口氣完成一件大工作。
7.做任務分解其實需要很多技巧：
- 得客觀知道自己的產出能力
- 預判自己能支配的時間
- 預判會遇到哪些意外干擾
8.每週用於大目標時長超過8小時
我們需要“斤斤計較”的是直接用於大目標的時間：
直接用於完成大目標的時間/每週的168小時=每週大目標用時比
如果每週的大目標用時比低於5%，也就是每週完成大目標的時間不超過8小時，那麼我們認為你的時間管理方案中最需要改進的，就是大目標用時比。
不需要你每日按任務量來平均分配時間，在一週內，可以結合自己本週的安排，每天分配不同長度的時間給大目標，但累計時長需要超過8小時。
畫出你的週日程表，評估你的每週大目標用時比，請思考一下如何改進方案？
9.用人生九宮格管理自己的目標
（1）一般來說，一個人的時間要合理分配給這8個領域，每個領域都兼顧，人生才能保持平衡。比如我們如果不分配足夠時間給休息和健康（睡眠、鍛鍊），最終身體不好，那就什麼事情也做不成。
（2）人生要平衡，是指8個領域都需要兼顧，但不等於這8個領域要分配一樣多的時間。有的事情可以多分配一點時間，有的事情可以少分配一點時間。比如個人愛好，每週也許有2小時，就很滿足。
（3）要認識到不同的事情有不同的權重，不同的時間也有不同的權重。我們可以把低權重的時間（產出價值相對低的時間）分配給低權重的事情。比如可以安排每天晚上在一個固定時間段去鍛鍊，這個時間段也許很難有高質量的產出，但是用於日常鍛鍊這種不緊急但重要的事情，反而剛剛好。不要看到別人怎樣分配九宮格，自己就怎樣分配。
（4）不同的人，在自己的不同階段有不同的目標，所以每個人的九宮格的階段性重點完全可以不同。比如在談婚論嫁的年齡，也許九宮格里最重要的事情是成家。
每個人都可以認真思考，對於每週的時間，需要分配給不同領域多少時間？在這個時間分配裡面，有沒有給大目標留足時間？
10根據九宮格制定日程表
先在九宮格做了合理分配，才能夠給自己一年的時間，以及一個月、一週和一天的時間做出合理的日程計劃表。
- 第一，制訂出實現這個目標的最小時間分配方案。
- 第二，用這個最小時間分配方案去劃底線任務。
- 第三，要做備用計劃，即萬一既定的目標頂不住了，還可以接受的時間調整預案是什麼。
當我們開始主動規劃自己的時間，並想辦法在裡面引入改善時間管理的工具，就有辦法走出時間困局。
六、效率管理
1.讓自己有可支配的時間
我並不認為每週日程滿滿就是成功，每週花費同樣的時間，產出是別人的好幾倍，這才是時間管理的成功。
時間管理不是讓自己每一分鐘都不要浪費，人生有很多美好的時光，就是因為這些時光自己可以沒有負擔地支配。
但要讓自己能支配自己的時間，就要在大問題上找對方向，而不是追求效率，小事情要儘快處理，而不是糾結結果。
2.明確客觀產出標準
“先搞清楚客觀產出標準，然後才能談科學管理”，這就是美國古典管理學家泰勒提出的科學管理理論的核心觀點。
- 在你的崗位，一個訓練有素的人，在每天同樣的時間裡，能產出多少工作成果？
- 他跟你做了同樣的事，會不會比你早做完？
- 或者他跟你同時完成，但他做的事比你多或質量更好？
比如，很多人要做寫作類的自媒體，要打造個人品牌，但是真正寫起來發現自己很難堅持每日更新。但問題是哪個通過寫作打磨出個人品牌的自媒體，不是在相當長的一段時間內堅持日更的？且不談日更文的質量，一天一篇文章這個難度，對掌握了寫作技能的人而言，根本不是多大的問題。問題是很多人根本做不到日更，卻又到處問，如何才能通過寫作打造出個人品牌？難道不知道答案是不可能嗎？
我建議每個人都花時間搞清楚，自己在崗位關鍵工作上耗費的時間，這一方面有助於做日程表排期，另一方面也有助於發現自己和高手的差距。
比如你用1小時寫了篇文章，閱讀量和點贊量不錯，你很開心；但高手關注的是這篇文章能不能多平臺分發，獲取更多流量，能不能作為書稿中的一部分，創造複利價值。同樣時間你做得比別人多，你比別人做得好，你比別人會推廣，你就是有更高的工作效率。
3.為一件事找到多重目標

我乘坐航班時，為了打發旅途無聊的時間，會看航空雜誌，這也是普通旅客在這段時間普遍的做法。雖然同樣是看雜誌，但我還思考了如下問題：
- 雜誌的封面、目錄、海報和內頁是怎樣排版的，能否借鑑來做PPT設計？
- 雜誌的文章標題是怎樣寫的，能否借鑑來為自己的自媒體文章起名？
- 雜誌的文章故事是怎樣講述的，能否借鑑到自己的文章寫作中？
- 雜誌的廣告都是怎樣的客戶投的，文案是怎樣寫的，能否啟發自己做營銷？
- 雜誌裡掃二維碼互動方式是怎樣設計的，能否借鑑到自己的新媒體運營中？
七.碎片化時間的管理
- 列出自己要做的事情
- 把重要事情拆解為步驟
- 列出每個步驟所需的最小單位的時間
- 回答問題“3分鐘能幹什麼”？
- 列出所有場景下3分鐘能做的事情
1.培養碎片時間微習慣，最好是一次培養一個高頻場景下的習慣，每次只定一個目標，而且是相對容易實現的目標，這個習慣養成了，再固化一個新的微習慣。
2.碎片時間被高效利用後，會產生大量的碎片產出：讀書筆記、寫作素材、寫作主題靈感庫、聽課筆記、文章感悟、家庭夢想清單和生活備忘錄等，能不能把這些碎片產出變成更有價值的成果，甚至不輸於大塊時間的成果呢？
3.有沒有辦法利用碎片時間完成系統的工作？或者，在碎片時間的工作模式下，能否保持連續和整體化的思考，同時又保持對時代變化的快速反應能力？
很多需要大塊時間完成的工作，其實可以拆分成一系列小任務。認真思考自己認為需要大塊時間完成的工作，看看能否最終分解成利用碎片時間完成的工作。
如果用項目管理思維來看，大量的時間浪費是由於工作缺乏計劃，比如沒有考慮工作的可並行性，結果使並行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的後續，結果工作做了一半，就發現有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作……
為了解決這個問題，項目管理學科裡面提出WBS（Work Breakdown Structure）計劃分解工具，這個工具能很好地讓我們把大任務分解成小任務，把複雜任務分解為簡單任務，實現多人協同推進。在宏觀上看就好像每個人完成一點碎片工作，就可以拼出完整的大地圖。
4.用WBS工具把任務分解

WBS分解工具的原理很簡單，可以粗淺理解為從目標開始倒推，將完成目標需要做的事情細化，變成一級一級獨立的任務，把最底層的任務分解到個人能在某個時間單元裡完成就好。
比如想要打造個人品牌，沒有人能一下子實現，因為這是一個目標而不是一項任務。任務是使自己能夠朝目標更進一步的具體工作，一個好的任務是能夠立即拿來實施的，比如“每天寫一篇高質量的職場日更文章”，這就是幫助自己打造個人品牌的一個下級任務。
如果用WBS分解工具，稍微細化一下打造個人品牌這個目標，就得到下圖這種可行的任務組合。
打造個人品牌的任務WBS分解

5.拆解任務的方法
拆解任務有很多維度，比如按照工作流程拆分，按照參與對象拆分，按照時間進度節點拆分，按照任務複雜度一層一層分級拆分等。
任務分解之後，一個大目標就變得清楚多了，可操作性也變強了，而且很多任務可以繼續分解，比如堅持在不同渠道分發，堅持和讀者互動，維護“鐵粉”社群，讓粉絲加好友等工作，細化後完全可以利用每天的碎片時間完成，效果更好，還不需要佔用大塊時間。
一個大任務可以分解為一系列不同大小的任務，理解這一點，就還可以想到，一個大的時間單元也可以是不同的時間單元的組合體。比如1個60分鐘的工作時間單元，也可以組合放進去1個30分鐘的大塊工作，2個10分鐘的小塊工作，1個5分鐘的碎片工作，2個1分鐘的碎片工作。
八、外包管理
時間管理高手的第二個思維是成本思維。
時間只是一種資源，大家覺得時間這種資源是不可再生的。對於個人，的確如此，過去了一天就是一天，不會再回來。但是從社會生產的角度看，時間也是可以利用其他資源去交換的，自己不擅長做的事情，交給別人去做，就是一種成本上的選擇。
我們追求的是利用合理的資源解決問題，搞定目標，而不是非要讓自己活得又苦又累。因此，在條件允許的情況下，可以將一些事項外包出去。
總之，統籌思維是面向目標管理的宏觀思維，成本思維是面向目標管理的微觀思維，但是完成目標和控制成本，而兩者恰好是我們學習時間管理和使用時間管理方法優化自己產出的動力機制。
