當一家企業從創業初期發展到規模化以後，開始進入發展期，業務量增加、規模擴大、事務繁雜、人員增多，就不能再憑以前“經驗型粗放式”管理，靠“人管人”的模式難以支撐企業發展空間。這時就需要步入正規化，向“科學型規範化管理”升級。
企業“規範化”是近幾年管理市場出現頻率較高的名詞，也是很多企業家、管理者、諮詢機構談的較多的話題，同時也發現大家對企業“規範化”的說法不一，仁者見仁，智者見智。結合十多年的從業經驗與諮詢輔導經歷，將企業“規範化”管理言簡意賅系統的梳理以下五要素。
01| 我是誰，我要做什麼 ——部門職能與職責
當企業發展到一定規模後，業務增加、事務繁雜、人員增多。然“麻雀雖小，五臟俱全”，這時需要設置相應的部門及部門職能劃定，如：以前業務、採購、生產、發貨都是老闆自己一人做，現在規模擴大，招聘很多員工，就需要設置相應的部門和功能劃分，然後根據工作量大小招聘相應員工數量。每個員工應該做什麼事情，就需要職責清晰，寫得明白、讓新人一目瞭然。所以，新人一進公司就知道自己在哪個部門，屬於哪個崗位，自己的上級是誰，自己應該做什麼事情。
02| 什麼該做，什麼不該做 ——企業規章制度
既然企業規模擴大、部門擴大、人員增多，就存在人多秩序會混亂。因此，”無以規矩不成方圓”，沒有紀律的部隊不可能打勝仗，沒有紀律的企業不可能把企業做強。就需要制定相應行政規章制度，管理條例、車間勞動紀律等，如最基本的出勤管理制度、請假管理制度、車間禁止吸菸條例、辦公用品管理制度、安全管理制度等。通過“制度管理”規範員工意識與行為，保證正常的企業運作秩序。
03| 我要怎麼做 —— 管理流程
管理流程就是就是串接企業部門之間、各崗位之間的一條線，每個崗位都是這條線年的珍珠，通過流程這條線把業務、管理工作、崗位等方面的事情有條不紊的銜接一起，避免日常管理工作中出現推諉扯皮現象。企業流程比如：訂單管理流程、計劃管理流程、採購管理流程、出入庫管理流程、驗收管理流程等等。企業工作流程運作越順暢，企業各種管理效率才會越高。流程同時也解決了一個新人上崗後快速熟悉崗位，知道自己事情應該怎麼做的方法，提高工作效率。同時因為有了流程企業才不會因為某個人不在崗，其它人就無法接手崗位的問題。
04| 我做得怎麼樣 —— 操作標準/工作標準
凡是做產品、工作結果我們都要評估好壞、得失。而要評估做得好、壞，就得需要標準，而且標準要清晰，最好能直觀、量化，讓人易懂、易記、易行。我們發現很多企業裡經常出現標準缺失，標準不統一造成的工作矛盾爭吵，甚至沒有標準造成質量問題，客戶投訴索賠等問題。同樣的產品不同的人做會出現不同的結果。因為缺少操作標準、檢驗標準，結果肯定會各異，就會給企業帶來風險和損失。
所以，標準就是一把尺子，是衡量企業管理、各崗位工作，判定產品好壞、行與不行的尺子。也是保證企業產品質量穩定性根本要素，也是衡量企業績效好壞的尺子，人才能力差異。
05| 我做了沒有 —— 工作表單/單據/報表
對於“管理規範化”前面說了四個邏輯要素，最後一個要素就是：管理工作具表單。表單工作是解決企業記錄問題，解決企業數據統計分析和決策問題，工作如果沒有記錄無法形成追溯，無法量化評價，無法通過報表彙總數據反映崗位、部門、公司整體運營結果。很多企業不規範造成數據缺失、混亂，然後成本分析、營利分析、決策分析等都是靠個人感覺、經驗去判斷，所以企業發展就會遇到瓶頸。無法量化數據反饋企業真實的經營成果，也就無法形成有效決策，甚至決策失誤等問題。因為連基本的表單工具都沒有，車間領料不登記、倉庫發料不做賬、生產結果不統計、辦公用品損耗不統計等等管理不規範現象。
因此在未來，企業向數字化轉型升級過程中，工具表單/報表/數據是基本的工作單元，如果我們企業還缺乏這個思維，應該要深刻反思檢討，尤其是企業高層。
最後，對於企業在不同的發展階段，會有不同的管理模式及方法，特別對一些中小企業在向科學規範化管理轉型升級過程中，這“五個要素”必不可少，也是最基本的管理規範化要求，這也是企業向更高管理升級的基石。
