不可否认，时间管理四象限法则是有效的管理方法，但现实往往不会按照我们预想的节奏来。我们在工作中会处理很多计划以外的事情。比如，客户的突然来访、上级领导突然打来的电话等等，会将我们的工作计划打乱。
通常情况下，在使用时间管理四象限法则时，所有的人都会选择第一象限内的工作去做（重要且紧急）。他们认为这样一定会将时间利用的更好，事情更加有条理，但是这样的情况属于理想的一种状态。不会因为进行了合理的规划，时间就会增加，只能在理想状态下，时间利用的更加合理罢了。
那么当第一象限中的事情出现四项、五项，甚至更多的时候，应该如何去做？或者说在同时出现重要且紧急的事情时，又该如何利用时间？
大多数人在工作中都遇到过这样的情况，有时会很悠闲，甚至可以闲聊，但有时工作一项接着一项，总觉得在单位时间内无法做完。
比如：上午的8:10分，此时的老李正在犹豫不决。他在想是该给重要客户王先生打电话呢？还是修改那份刻不容缓的项目方案呢？该找技术部张工协商技术细节呢？还是处理邮箱里满满的邮件呢？这时候他以为最缺的是时间，却没有发现她缺的是下一步行动的底气。
那么底气从而来？我们来共同探讨，
某一时间段内具体行动的法则。
情境决定下一步行动
大多数的事情都要在特定的地点或者借助某些特定的工具完成，这是限制我们选择行动的首要因素。
很多时候，我们首先要考虑的是我们这个时间能做什么？我们身处哪里？身边有什么工具可以使用等等。比如：凌晨2:00，不可以给客户打电话沟通细节，我们在办公室时又无法与远在外地的重要客户面谈，身边可以使用的工具：电脑、手机等等。
因为时间、地点不合适、电脑不在身边，或者电脑在身边而无网络时，某些行动是无法完成的，这时候我们就很容易根据情境，过滤到一些此刻无法完成的行动。
继续前面提到的例子：老李本打算找技术部张工协商技术细节，考虑到要谈论的内容还有些小机密，所以他需要一个恰当的地点，不幸的是他走遍全公司，发现大大小小的会议室都在使用当中，并且自己短时间内无法使用，根据这种情况，只能做其他事情的安排了。
根据情境再选择行动内容的时候，可以轻松去掉一个选项，安排下一项具体行动。我们在工作、生活中不停的在根据情境筛选自己的下一步行动。
为了提高工作的效率，我们不得不把我们要做的具体工作，罗列行动清单，并且将时间管理四象限中每个象限的内容需要罗列，放入行动清单。第三、第四象限的列出的内容，也需要放入行动清单。
比如：前面的会议大概还有15分钟结束，我们是在会议室外面等待，还是回办公室做一些10分钟左右就能完成的事项？答案不言自喻。大多属于第一象限、第二象限工作的内容，都无法在短时间内完成，只能做一些短时间内完成的工作，这时就需要我们考虑第二个选择行动的标准因素时间。
时间选择下的行动安排
选择行动的第二个标准，就是选择拥有空闲的时间长度。10分钟后必须连续参加几个小时的会议，与连续几个小时的空闲，这两种情况，一定会做出不同的选择。那些在行动清单上罗列重大工作的人，遇到只有几分钟空闲的时间情形，就不知道该如何是好了。
根据时间不同，采取的行动不同，经常要把一些不紧急且重要和不紧急也不重要的事情列入行动清单里，我们把这个称为：傻瓜型、快速见效型。这样不仅可以根据情境不同，利用碎片时间，可以将一些琐碎的小事处理的更好。
根据每个人的不同，这两种分类，没有正确与否，只有是否适合自己。
傻瓜型：不需要动脑简单的行动。比如：给客户发微信，祝福生日快乐、给下属发微信告知今天要加班等等，这类事情完全可以在自己得知会议室暂时无法使用时，从会议室走到办公室的路上完成。
快速见效型：5分钟以内可以解决的事情。比如：安排下属几天后有一个会议，需要将会议所需材料尽早准备、下周要用车出差用临近城市出差的用车申请等等，这类事情5分钟以内可以做完，利用好一些碎片化时间，将一些事情提前安排好、做好。
所以当我们在罗列具体工作清单的时候，尽量具体，将一些紧急不重要，不紧急且不重要的事情也放入其中，这样可以在没有整段空闲时间时，有更多、更全面的信息，可供选择具体行动，从而更好的安排碎片时间，也是提高工作效率的有效途径。
当我们的具体行动清单中只有重大、重要的事情，遇到只有15分钟时间时，我们就会觉得不知所措，无法选择。而这些重大或重要的事情，是无法在15分钟内很好的完成。
在工作中我们也常常遇到绞尽脑汁努力的完成一项工作，当遇到攻克的技术难题时，虽然一直在做，但似乎思路走进了拐角，需要适当转移注意力的时候，也许只是10分钟，可以利用10分钟来完成了一个小目标，可以利用这个转移注意力的时间，去订个外卖，或者发微信祝福一下朋友生日快乐等等，就是我们所提到的傻瓜型与快速见效型工作内容。
通过精力来筛选下一步行动
我们为了提高工作效率，可以想办法改变情境，或者转移工作的重心，一切以提高效率达成目标为原则，可是我们却无法控制自己精力是否充沛，每个人的精力是有限的。早晨到公司的工作状态，与忙碌一天，快下班时的工作状态截然不同。每个人都无法像机器一样，全天一直保持的最好的状态投入重要的工作之中。
每个人都有思维敏捷的时候，也都有思维迟钝的时候。——丹尼尔·科恩
即使我们的状态不佳，思路停滞，也没有理由让我们的工作停滞，也不能成为我们低效理由。是作为一个优秀的职场人，应该具备的素质。
我们每个职场人都希望自己在工作中，永远都有饱满的精神，充沛的精力，投入到所有的工作中，但是客观事实却是，我们无法做到时刻保持的着充沛的精力和饱满的精神。
如果当天的精力不佳的时候，再去做一些重大、重要的事情时，显然效率低，而且出错率会大大提高，从而造成总体效率的降低，而在这个时候我们应该做一些简单，不需要动脑筋的事情，比如：整理一下电脑桌面，处理一下需要报销的票据，又或者整理一下第二天开会需要的资料，这些事情，完全不需要投入太多的精力，但是又是工作中必须要做的事情。这类工作往往属于时间管理象限中的第三、第四象限。
我们应当在精力充沛时尽力的做着重要紧急的事情和紧急不重要事情，而在精力不佳的情况下，为我们第二天，或者几天后重要且紧急的事情的做着提前的准备，这样我们可以更加从容的应对，接下来的事情。
状态不佳的时候，找着轻松的小事疏解一下，等自己轻松完成几个小事的时候，也许又动力满满了。关键在于状态不佳时做的事情，效率低下，但不想心里有很多没做完事的感觉，因此哪怕做完一些琐碎的小事，也是有一定自我满足感的。
很可能目前第三象限中的事情，在以后的几个月中会变成第一象限中的工作内容，这时我们已经在精力不是很充沛的时候，将此类事情前提准备工作已经做好，不仅提高了工作效率，而且还能应对的更加得心应手。
优先级贯穿始终
当我们根据前面三个标准确定了下一步选择范围，就是考虑优先级了，而通常来说，职场人面对的工作数量会超过我们的承受，所以在任务中做出选择，就意味着有些工作可能无法完成。
在我们结束了一天的忙碌工作时，为了能够坦然面对未能处理的事情，我们必须对自己的责任、目标价值有个清醒认知。
确定事情的优先级，就显的很有必要了，哪些事情可以适当减缓，哪些事情可以推迟完成。我们一天完成事情基本就三种类型：
第一，正在完成事先安排好的工作；
第二，突发性工作；
第三，因处理突发性工作后，重新安排的工作。
而我们经常会卷入第二项工作中去，处理突然出来的紧急事情，而不是按部就班的完成自己计划的工作，也会忽略因突发性工作打乱本应该做的事情时，重新安排工作。
比如：正在做着一个比较重要的策划方案，这时接到领导电话，10分钟后要接待市级领导的检查工作，这时事先安排好的工作就会被打乱。而很多人会忽视了因突发性工作打乱计划工作，重新安排工作的次序。当接待市级领导检查结束后，可能是几个小时以后，还要继续整理市级领导检查后提出的建议、整改等等。
如果我总是被突然事情纠缠，而忽略重新计划工作时，这些被计划的工作很可能会一直停放在那里，而最终变成紧急且重要的事情，每天让自己在完成工作时，像是“消防员”一直在“救火”，根本无法达到无压力工作。但是当我们拒绝突发性工作时，同时也拒绝了突发性机会。
我们要做的应该是及时处理突发性工作，并因突发性工作影响计划后，重新安排工作计划。
1.面对突发性工作时，要权衡工作重要性。
突发性工作是日常工作中不可以避免的事情，比如：接到老板电话，占用了10分钟，将老板安排的工作逐一记录，并且将工作列入工作清单中，评估工作的优先级，完成时间节点，以及工作内容的重要性。
应对意外事情的能力是一个人的工作能力的重要指标，也是保持正常可持续生活方式的关键。当面对突发性工作时，要冷静的考虑清楚是否值得停下正在忙碌的工作。
2.明确个人职责以及圈定工作范围。
我们需要明确自己的职责，以及工作范围。比如：我们是负责销售，而市级领导来公司检查完全属于公司生产方面的事情时，公司需要中层陪同，那么我们陪同的同时，可以圈定自己的工作范围内的事情，了解参加检查人员是否对市场上产品的反馈等等，不需要投入过多的精力去研究生产当中提出的各类问题，更不需关注生产产品的技术细节等等。
明确我们的职责，圈定我们工作的范围。在圈定范围内，评估我们行动清单事情的重要性，从而确定将要投入精力和时间。
3.评估重要性之后重新安排工作 。
将重要且紧急的事情纳入工作计划，并将时间节点把握清楚。比如：迎接市级领导检查后，可以将领导提出的建议，整改措施等纳入工作计划中，而非马上将整改及建议立刻执行，可能下次检查整改时，是数月之后，也可能是一周以后，时间节点在这时就变评估中的重要指标。
评估时间节点与重要性之后，重新安排工作计划，完成事先安排好的工作要继续进行，而整改措施等，也需要放入具体行动清单中。
4.分清要做的事情与将要做的事情。
我们要根据情况，有意识的放弃事先已确定的工作，转而去应对那些突发性工作时，是根据客观情况的做出的合理选择，但我们必须要分清，哪些事情是正在做，哪些事情是即将要做，这时突发性工作只是我们发挥创造力和特长好机会而已。
其实我们的工作中，并不存在所谓的完全中断情况，只是对新事物的管理不善而已。对输入信息进行加工处理，并输出到一个完善的系统中，就能够更加自信的决定，哪些事情需要马上做，哪些事情可以稍后做，哪些事情应该立刻做。
5.将重要、重大类型的工作进行分解。
通常情况下，这类重大、重要的工作，都是由各种小目标，小任务组成。进行分解任务，将任务之间的关联性，先后次序放入自己的具体行动清单中，将每个小目标，逐个完成，最终完成重大、重要的工作目标。
按重要程度、时间节点、完成次序将工作内容分解成为多个小任务，便于逐个完成，减少突发性工作的干扰，从而有效达到，完成重要、重大的工作任务。
就像我们制定的年度计划，是由每个月度计划最终达到，而月度计划是由周计划组成，周计划则是由每天的工作计划，工作内容得以实现。
6.将计划要做的工作继续完成。
有些已安排的工作，需要持续进行，否则在搁置一段时间后，可能会变成紧急的突发的事情，为了提高工作效率，不妨采用番茄工作法进行。
番茄工作法是简单易行的时间管理方法。使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后短暂休息一下（10分钟左右），每4个番茄时段多休息一会儿。
当我们持续完成工作的时候，往往会让自己思路更加清晰，当逐个完成计划时，会发现一些看着本来很复杂的事情，因为持续的完成，而距离目标越来越近，难度会随着解决的进度而逐渐减少。
7.利用5分钟碎片时间。
把5分钟碎片时间处理一些傻瓜型、快速见效型事情。将琐碎的事情，从自己的具体行动清单中逐一清除。
清除这类工作时，可以有效避免某些特殊的琐碎杂事，变为突发性工作的可能，比如：长期未处理的票据，正在年底结算时，财务突然的一个电话，并告知时间节点为系统关闭之前，而系统关闭时比下班时间早了一个小时。所以一些琐碎的杂事，有时也会影响正常的工作进度。
掌握以上方法可以更好的应对各种工作，我们的工作时间并没有增加，但是突发性工作将我们的工作切分时间不等的碎片时间，利用好每一个碎片时间，根据情境、时间、精力，以及贯穿所有工作之中的优先级选择，让我们得到工作可以更加得心应手、从容应对。
综上所述，在我们的日常工作当中，要根据当时的情境，时间以及精力安排我们的工作，而优先级是贯穿整个具体行动清单当中的评估以及筛选。我们应该利用好碎片时间，并以此来完成更多的工作，来提高自己的工作效率。
没有所谓的正确与否，只有最适合自己的工作方式。
