昨天，有位民辦學校的教師朋友跟我吐槽，說他們學校的校長簡直是個會迷，早晨開、課間操開、中午開、課外活動開、晚學後開、甚至上課的時候也開，並且做到了週一到週五，天天如一日的開會。最近更是變本加厲，真是讓人絕望。原本就因疫情導致教學時間被壓縮，教學質量直線下降，還這麼折騰人，有這功夫開會，還不如讓我們靜下心來教書。
其實，類似的抱怨聲在教師之中並不少見，雖說並不是所有的校長都是大會、小會的開個不停，但是經常開教師會在一些學校還真是司空見慣的事情。
民辦學校的校長及其管理者們也是一肚子的委屈，雖然可能有個別管理者因為自己曾在公辦學校任職，在體制內待久了，沾染上了一些官僚主義習氣，喜歡搞些文山會海等形式主義。
又或者是因為學校歷年來的傳統就是這樣，幾年甚至十幾年如一日的堅持著開會的傳統，校長都換了幾任了，開會的傳統還保留著。說出來不怕你笑，我有一同學所在的學校就是這樣，他大學畢業後回母校任教，學校每週日晚上準時開全體教師會，幾乎風雨無阻。我同學有些不習慣，但是有位以前教過他的老師卻不以為然的說：“你在這上學的時候就這樣！”，而這距離我同學從該校畢業已經過去六年了，校長也換了兩任。
不過，大部分校長及其管理者開會，還真是因為工作需要。現在學校的工作壓力不僅僅在於日常教學，還有許多其它方面的工作，這些工作都對學校的良性發展有著必不可少的促進作用，比如重要會議精神的傳達、省市的督導工作、上級佈置的教學和安全工作等。尤其是近期，受疫情影響，開會的頻次就更是不消說了。
這些會議精神和工作必須及時準確地傳達到全體教職工，並且逐級落實，不召開全體教職工會議顯然是不現實的。除此之外，學校的各項工作中隨時發現的問題，需要及時總結的經驗等，也需要及時召開全體教職工會議予以解決。
值得所有民辦學校的管理者們警醒的是，如果學校的管理者們不能讓老師們發揮所長（即讓他們專注於教學），反而頻繁下達文書，讓沒完沒了的會議佔用了他們的教學時間。那麼，這樣就會讓他們既無法做出貢獻，也扼殺了他們的熱情和積極性。長此以往，他們產生不滿、沒有成就感，最終離心離德也是不可避免的了。因此，從這個意義上說，提高開會的效率就是提升教師們的生產率和滿意度。
那麼，怎樣才能提高開會的效率呢？今天我就給大家支支招！
最好的效率提升方法是不開會
說到這，您可能會有疑問了，剛才你還說羅列了一大堆開會的理由呢？怎麼現在又讓我們不開會呢？您先別急，讓我慢慢給您掰扯掰扯。
首先，要搞清楚為什麼開會，即開會的目的
會議是指三個或三個以上的人（其中一個為主持人），為發揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：
1. 提供信息；
2. 彙集信息；
3. 解決問題；
4. 宣傳政策；
5. 培育訓練。
清楚了開會的目的，接下來我們一起來探索一下不用開會，卻照樣可以發揮會議功能的諸種途徑。
01
提供信息
我們可憑微信、短信、便條、備忘錄、甚至正式的書面報告從事信息的交流。這樣做，顯然要比開會更加經濟划算。但值得注意的是，人們對書面的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全理解。從這種意義來說，開會不失為提供信息的一種明智的舉措。在會議中，會議的主持人不但能當面澄清與會者的疑問，而且可藉助視聽器材，以增進與會者對信息的瞭解與興趣。
02
收集信息
召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人瞭解這種信息，你也可將它複印然後分發出去。另外，可通過個別約見有關人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。比如像下面這種蒐集信息的辦法就比開會簡單高效得多，不過，最好在語氣上稍微溫和一些，還要記得溫馨提醒下大家：收到請回復！這樣就是一個完整的信息反饋鏈了。
03
解決問題
當一位主管面臨問題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權給別人代為解決，而不需付諸於會議。但若問題緊迫度不高，同時主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會解決。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現出對協商解決的熱情。
04
宣傳政策
當一位主管準備將既定的政策傳達給部屬的時候，他可以採取三種途徑：
第一：書面宣傳；
第二：面對面個別宣傳；
第三：憑開會宣傳。
比如像上圖所示的學校通知就完全沒有必要開會，可以直接在微信群裡下達。書面宣傳雖然最符合經濟原則，但卻不如面對面個別宣傳那樣有說服力，因為若採用面對面方式，則主管可根據每位教師特點以調整其宣傳方式。至於接受會議形式與否，最主要考慮在：與會者之間的交流是否足以產生良好的說服效果。假如主管認為交流有利於說服效果提高，則採用開會宣傳方式；但若主管認為可能導致與會者矛盾，則寧可採用面對面個別宣傳或書面宣傳方式。
05
培育訓練
由於人力開發重要性已被學校所確認，因此教師的培育訓練也越來越普遍。大多數學校除採用專門會議的方式，為其教師實施培育訓練——除卻一般所謂的會議培訓之外，尚可採取以下五種措施：
1. 指定教師閱讀書刊；
2. 要求參加函授課程；
3. 主管或其他有訓練專長的人，為教師進行個別指導；
4. 派遣教師學習外界訓練課程；
5. 以“企校聯合”方式，派遣教師到教育諮詢機構進修。
儘管培訓會議已逐漸受學校所重視，但該種會議興辦，至少應能滿足下列六個條件：
1. 需要培訓人數甚多（至少在10人以上）；
2. 培訓會議可以滿足培訓人員真正需要；
3. 學校可以提供或租到良好的培訓場地及設備；
4. 學校可以騰出上班時間供教師培訓；或教師願意利用私人時間接受培訓；或學校願為教師提供私人時間接受培訓，而給與津貼；
5. 學校內部能夠物色到合適人選，來從事培訓工作策劃及實行；
6. 培訓會議效益大於培訓會議成本。
如果這六個條件未能同時滿足，則不應輕易採取培訓會議作為培訓手段，而應選擇其它的替代途徑。
其次，仔細觀察不難發現，許多會議是基於不正當的理由而召開的
六種常見的開會的不正當理由：
1. 為滿足無聊的願望而開會：有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關的問題”而召開。這一類的會議其實與交際或聊天，並沒有多大差別。
2. 為符合慣例或傳統作風而開會：有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。這就是一般所謂的“例會”。例會召開與議案有時無關，因為它基本上是一種為開會而召開的會議！
3. 為攀比而開會：有些會議是因“人家部財務部每星期都舉行一次會議，咱們人力資源又豈能落後”而召開。這一類會議在目的不是為處理實際問題。
4. 為表功而開會：有些會議是因“若不多開會，則上級領導會以為咱們偷懶”而召開。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。
5. 為推卻責任而開會：有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣用的伎倆。
6. 為逃避個別接觸所可能產生的難堪局面而開會：有些會議是因“我不想讓少數人太難堪”而召開。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經常遲到早退。他於是召集會議，在全體部屬面前重申準時上下班的要求，希望藉此警告那兩位不守時的部屬。但是那兩位部屬因見其他同事在場而產生一種錯覺，以為其他同事不守時的惡習與自己不相上下，因此對自己的過失不太介意。至於其他守時的13位同事，則可能因無辜受責備而士氣低沉。因此，這一類會議除了平白浪費了16個人的時間與引起13個人士氣低沉之外，將無實際效果可言。
為了消除基於不正當的理由而召開的會議，目前一般機構所採取的對策是：
1. 偶爾取消一兩次會議，以檢驗這類會議需要程度；
2. 將預定會議延期舉行，或將其議程併入下次會議的議程之中，以減少會議次數；
3. 局部或全部取消例會，將需要開會討論的議案集中在一起，等議案積累到相當程度再開會。至於重要且緊迫的議案，則可隨時召開會議討論；
4. 在機構內部制定這樣的政策：所有的會議都要獲得上級的批准才能召開。只要上級主管對屬下所要求召開的會議不是有求必應，這種政策才能發揮實效，屬下若無充分的正當理由，將不敢隨便開會。
最後，讓我們總結一下：會議是一種可以幫助我們發揮“提供信息、解決問題、宣傳政策與培育訓練”等功能的手段，但它並非是發揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應設法減少那些基於不正當的理由而召開的會議。同時在考慮召開會議之前，應設法探尋取代會議的更有效途徑以提高工作效率。
遵循《羅伯特議事規則》會議更高效
如果通過上面的步驟檢視一遍之後，您認為還是有必要開個會才能解決問題，那我就有必要給您介紹一下《羅伯特議事規則》了，該規則是由美國一位將領——羅伯特提出一套開會的議事準則。
在當今世界，無論是公共領域中的聯合國大會、歐盟議會、各國國會的議事程序，還是私人領域裡如上市公司、合夥小店、興趣團體、學校班會等的議事章程，無不以《羅伯特議事規則》為依據和藍本，而議事規則也成了一門專門的學問，該規則很長，可以寫一本書。
為了方便大家的理解和操作，我把《羅伯特議事規則》的精義提煉出來，列為下面的12條原則：
第1條 動議中心原則：動議是開會議事的基本單元。“動議者，行動的提議也。”會議討論的內容應當是一系列明確的動議，它們必須是具體、明確、可操作的行動建議。先動議後討論，無動議不討論。
第2條 主持中立原則：會議“主持人”的基本職責是遵照規則來裁判並執行程序，儘可能不發表自己的意見，也不能對別人的發言表示傾向。（主持人若要發言，必須先授權他人臨時代行主持之責，直到當前動議表決結束。）
第3條 機會均等原則：任何人發言前須示意主持人，得到其允許後方可發言。先舉手者優先，但尚未對當前動議發過言者，優先於已發過言者。同時，主持人應儘量讓意見相反的雙方輪流得到發言機會，以保持平衡。
第4條 立場明確原則：發言人應首先表明對當前待決動議的立場是贊成還是反對，然後說明理由。
第5條 發言完整原則：不能打斷別人的發言。
第6條 面對主持原則：發言要面對主持人，參會者之間不得直接辯論。
第7條 限時限次原則：每人每次發言的時間有限制(比如約定不得超過2分鐘）；每人對同一動議的發言次數也有限制（比如約定不得超過2次）。
第8條 一時一件原則：發言不得偏離當前待決的問題。只有在一個動議處理完畢後，才能引入或討論另外一個動議。（主持人對跑題行為應予以制止。）
第9條 遵守裁判原則：主持人應制止違反議事規則的行為，這類行為者應立即接受主持人的裁判。
第10條 文明表達原則：不得進行人身攻擊、不得質疑他人動機、習慣或偏好，辯論應就事論事，以當前待決問題為限。
第11條 充分辯論原則：表決須在討論充分展開之後方可進行。
第12條 多數裁決原則：（在簡單多數通過的情況下）動議的通過要求“贊成方”的票數嚴格多於“反對方”的票數（平局即沒通過）。棄權者不計入有效票。
按其需要，議事程序的規定可以或繁或簡，議事規則的基本精神卻是非常簡約清晰的，大致來說有五項：權利公正、充分討論、一時一件、一事一議、多數裁決。
第1項和第5項是現代文明所長期追求並正在努力貫徹的，已經形成了廣泛的共識。第2、3、4三項則提供了議事規範落實的技術保障，能夠有效地糾正或避免在會議常遇到的發散跑題、一言堂、打斷他人發言，甚至惡意揣度、粗言相激、肢體相爭等不文明的現象。不難看到極簡版的十二條原則，大多數是在操作層面上促進效率和達成目標的規定。
如果您覺得這十二條規則還是太長，不好記憶，那你只需把握以下三個特點即可：
約定性，即規則明示在前，對事不對人；
工具性，凡事不往道德上扯，能用工具來解決的絕不無端拔高和指控；
價值中性，旨在凝聚組織認同，提高運作效率，平衡多元利益，通過文明議事來說服、辯論、妥協，從而形成有效果的行動。
總之，“羅伯特議事規則”有非常精巧且實用的安排，相信如果該規則成為民辦學校所有管理人員的共識，一定可以大大提升開會的效率，提升教師們的生產率和滿意度。
