執行一場年會確實是非常的不容易，事多雜亂，執行是整個年會過程中最傷神傷腦的一個環節，需要團隊共同去細心的配合和努力的付出，這僅僅是某個關鍵點，僅靠這點不足以使整個年會完美落幕。下面鳳皓年會策劃小編就要給大家分享下年會執行時間順序的佈局，第一步做好了，剩下的就不是問題。
1、提前預定年會場地
譬如酒店、聚餐地點、團建地點等
2、確定好的年會時間地點通知公司全體人員
預定好年會場地之後，接下來就是把地點時間公佈給公司全體人員，確定員工出行名單，儘早完成來回車程的訂票，或者根據人數預定好到酒店的來回包車。
3、員工的出行名單，確定酒店入住名單
如果再入住時間內，部門小組有會議的，要提前上報安排會議地點；在員工簽到之前，房卡要提前分好，主要為了避免因為簽到人數多，導致房卡及簽到臺會搞得很亂；如果簽到臺有禮物發發放，可以在簽到表中標註好，這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生。年會的物料要集中放在一起，避免年會工作人員到處找東西找不到。（這是針對需要入住酒店的年會，如不需入住酒店，則統計好參加人員名單就行。）
4、年會負責人員要進行禮品採購
採購也是一件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見，找一些實用性高並且有紀念價值意義的禮品。
5、找好與年會相關主題的素材
先把年會的主題確定好，設計的風格要統一，確定好年會主題需要的相關素材及物料，尺寸和擺放位置也要提前確定好。既然是年會，LED屏幕是少不的，需要提前測試一下LED屏效果，LED屏幕的質量不一樣，效果不一樣哦
6、做好線上預熱工作
這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分。年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會，以提高員工對年會的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。
7、白天的會議要組織好
例如分享人員，分享主題，分享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓，確認出席名單，安排卡片訂購和製作卡，在午餐時間拍一張集體照片。
8、白天會議時間安排要適當
白天的會議是在上午和下午舉行，因為會持續很長時間，除了午餐和休息時間，圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題，會議的節奏可根據情況調整。此外，在當天的會議中，上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。休息期間，你可以準備一些點心，準備一個鐘。休息之後，你可以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。
9、組織好晚宴的節目
包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同；在正式會議結束和晚宴前休息一小時左右，以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。此時，其他同事也可以在合影牆前拍照；為了增加晚宴的樂趣，我們可以採取更多的晚宴創新案例。
10、優秀員工頒獎環節
如果獎勵對象是優秀員工，則需要儘快確定相應的名單，包括定製的獎品，如證書、獎盃等。為每一位優秀員工準備一份介紹，另一個是讓每個人知道為什麼同事會得到獎勵。此外，其他部門的領導將頒發獎品，尤其是那些合作較多的部門，如銷售主管給技術同事，技術主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認可。
11、抽獎環節是熱情最高的環節，一定要策劃好
晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。如何讓抽獎環節更精彩？除了增加禮品的購買量，還可以使用最傳統的抽獎箱抽獎方式。
例如，員工號碼，在抽獎前搖動抽獎盒。之後，抽獎中獎者宣佈員工號。整個過程比電子抽獎更有趣。晚宴比白天的會議更有趣。
12、涉及客戶、及合作伙伴的年會
如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請，準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位，以及代表們的演講。
13、晚宴的第二天行程安排要提前通知
當天的晚餐通常結束得很晚。畢竟，這是艱難的一年，每個人都有很多話要說，還有很多酒要喝，如果有第二天的日程安排，通知酒店安排早的服務，以免影響整個計劃的進行。
14、接送車輛要預約好
根據員工的返程安排，預約接送車輛，並分趟分地點發送。
15、要有簡單的活動應急預案
做一些簡單的活動應急預案，至少知道公司哪些同事瞭解一些基本的急救知識，並能做一些基本的急救措施，酒店附近最近的醫院等等。
16、年會其他細節
在其他年度會議的實施過程中有很多細節。如果處理得當，它可以給人們留下好印象。例如，除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發送給同事之外，它還可以打印一份放在簽到登記處，每天結束時，分別編輯第二天的議程，並通過WeChat群等方式將筆記發送給每個人。如果餐是自助餐，請事先與酒店確認自助餐可以容納人。
在執行過程中，不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求，因此執行內容會有些變化，工作人員必須更新為相應的表單形式，並與工作組的每個成員同步。這也是為什麼在年度會議策劃階段需要更詳細的項目準備表的原因。
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