如何提高工作效率

近日,有媒体报道,网传一批从华为、阿里跳槽到微软的员工,时常“比赛加班”,甚至“半夜在工作群互发消息,遭到了微软内部抵制。不管真假,加班毫无疑问是令人痛恶,遭人痛斥的。然而,更痛苦的是忙忙忙碌碌、熬夜加班,但工作绩效却不佳。你是否思考过,你的付出和绩效成正比吗?

如何提高工作效率

如果答案是否定的,那么你很有可能是被繁杂的工作困扰,每天计划安排得非常满,在多个项目中切换。调查研究表明,员工每11分钟就被打断一次,每天有1/3的时间花在从干扰中恢复的过程中。想要提高工作效率,就必须学会聚焦,把精力放到重要的事情上。《最重要的事情只有一件》(The one thing)一书告诉了我们提高效率的极简之道:“只做一件事”。作者加里·凯勒,在自己经营公司的过程中,曾多次遇到困境,都是通过“只做一件事”这个方法获得了成功,令公司转危为安,扭亏为盈。

如何提高工作效率


这听上去匪夷所思,在职场中,哪有人能只做一件事呢?公司花钱雇我们,哪件事不重要呢?其实啊,关键就在于我们要做的这件事,并不是从清单里找出最重要的一件这么简单,这件事必须事需要具备“聚焦目标”、“多米诺效应”两个特点。”聚焦目标”意味着你要摆脱所有可以做但不是必须做的事,专注于你应该做的事。“多米诺效应”是指当你做完最重要的这件事,其他的事情变得更简单了,就像推动了一块多米诺骨牌一样,接着剩下的问题都会迎刃而解。

如何提高工作效率


那么,怎样找到最重要的那件事呢?

1、用倒推法设立目标

我们首先需要考虑长期目标,然后一步步往回考虑,倒推出现在应该做的最重要的一件事。我们需要认真的思考,为了长期目标,我未来5年应该做的最重要的一件事是什么?为了5年目标,我今年应该做的最重要的一件事是什么?为了今年的目标,我本月应该做的最重要的一件事是什么?为了本月的目标,我本周最重要的一件事是什么?为了本周目标,我今天要做的最重要的一件事是什么?为了今天的目标,我现在应该做的最重要的事是什么?为什么我要说出这么一串看似啰嗦的话,这里的步骤很重要,不要尝试跳过几步,因为现在离将来太遥远,你无法准确地找到关键的优先事物。把今天和明天关联起来,这一点非常重要。


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2、找到关键问题

问题会激发我们的思辨能力,提出好的问题是获得好答案的最佳途径。要找到最重要的那件事,我们需要不断的问自己:“我的关键问题是什么?”

首先要问“我能做的最重要的事是什么?”这个问题激发你去行动。“最重要的事”就意味着答案是一件事,而不是很多事,你必须想着具体的事,尽管你可能有很多选择,但你要做出判断,否则你就无法继续去做第二件事、第三件事。“能做”这个词其实是告诉你要采取可能的行动。

然后再问:“为何做了这件事就会让其他的事情都变得更简单或不必要了呢” 这其实是在告诉你,你的答案必须达到一个标准。这个标准让你为了某个明确的目标而去做某件事。必须深挖下去,做了这件事之后,就会有另一件事随之发生。

只要一开始找对方向,你会发现很多事情其实没有必要去做了。抓住关键问题,然后把心思全部都花在这件事上,直到你推翻了第一张牌。把焦点问题想清楚,这样不管多复杂的工作,你都能应对自如。

3、预留时间段

预留时间段是一种以结果为导向来看待和使用时间的观点。

首先,留出做计划的时间,这是反思自己目前所在位置和目标的机会。每周留出一小时反思自己的年度和月度目标。

另外,留出做优先事物的时间,以“事件”计时。尽早规划自己的时间。人的精力和意志力是有限的,一天规划4个小时比较好,把最强的精力和意志力留给最重要的事。

最后,留出空闲时间,只有更好地休息、放松,才能更高效。

总结一下:最重要的事情需要具备“聚焦目标”和“多米诺效应”两个特点,我们可以通过倒推法设立目标,找到关键问题,预留时间来找到并执行这件最重要的事情。

“只做一件事”是一个宏大的概念,可以指导人生的各个方面。但它也是一项需要努力付出、需要刻意练习才能掌握的技能。


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