研究表明，每週高管花在會議上的時間平均達到23 小時中，其中有8 小時是沒有成效的。大約90%的人承認會經常在會議中做白日夢，73%的人承認他們會利用會議時間做其他工作。然而，相關研究表明領導者始終對自己的會議評價頗高，與其他參會者的評價相比時更是如此。以前我們會吐槽說政府機構會議多，且沒有成效。現在隨著政府機構官僚主義的逐漸消退以及“服務型政府”理念的實施，相對起來反而企業裡面的會議還要更多、更為低效。特別是很多初創企業，常常被員工詬病沒有大企業的命，一身大企業的命。而造成這種問題的主要原因，是管理者會議領導力的缺乏！
例如，一項針對1300 多名管理者進行的電話訪問顯示，約79%的人表示他們發起的會議極其或非常富有成效，只有56%的人認為他人發起的會議同等高效。當領導者認為他們的會議進展順利時，就不太願意徵求反饋並尋求改進機會。此時，管理者一般會自我感覺非常良好。
如何發現和評估管理者的會議領導力？
通過客觀評估做出積極的改變，並提高自己的會議技巧，是管理者的職責所在。領導者需要能夠更好地審視自己，始終以空杯的心態去聽取與會者對於會議有效性和會議議程的意見。每次會議結束後，管理者不妨花幾分鐘時間去反思，想想與會者的行為、對話互動情況以及會上談到的內容。想想與會者的行為和對話互動情況，以及會上談到的內容。
你可以問自己以下問題：
- 與會者分心了嗎？
- 他們是否有私下交談？
- 是你說的最多還是其他人？
- 討論是否偏題了
- 大家是否踴躍地表達了意見和想法？
- 大家的意見和看法是否和你比較一致？
- 會議上是否出現了反對的聲音？
如果以上問題有超過一半的答案為“是”，那麼你的會議領導力肯定是出問題了。所以反思是非常重要的，一旦你進行了反思並徵求了其他人的反饋意見，你就更容易發現自己會議領導方面的主要優勢和劣勢，並制訂出相應的改進計劃。
如何提高管理者的會議領導力？
找到問題之後，提高是第二步。作為管理者，如何才能迅速而有效地提高自己的會議領導力呢？我認為可以從一下幾個方面加強：
完善會議準備
美國有句諺語“Nobody plan to fail, but we always fail to plan”，沒人會計劃去失敗，但是我們常常會敗於計劃。好的會議準備對於保障會議的質量非常重要。管理者應該對於與會人員的時間及精力給與足夠的尊重，當你佔用別人時間的時候，你理應適度進行前期投入。
明確會議目標
決定召開會議之前，首先要明確召開會議的原因並確定會議目標。為實現這些目標奠定基礎。同時也需要讓其他人對議計劃提出建議，這樣做不僅開會不容易跑題，還能提高與會人員的責任感和參與度。如果你沒有明確的任務或議程表，最好就不要開會了。
與會人員
一旦明確了開會的原因和目標，就需要決定那些人需要參與會議。儘量避免毫無相關的與會人員參與會議。讓毫無關聯的與會者參與會議，不管對於會議組織者還是與會者，都將是痛苦的煎熬。相反，與會人太少也是有問題的，這樣容易讓會議氣氛變得尷尬，而且參與人太少，也很難達到交換意見和思維碰撞的目的。所以需要找到合理的平衡點，必須慎重考慮關鍵決策者、影響者和利益相關者。對於“非相關人員”，管理者可以在會議開始前做一些說明，明承諾會後會將相關會議內容和精神及時傳達，確保他們不會有受到孤立的感覺。
會議時間和地點
不同會議的時間（早上還是下午，或者晚上）和地點會帶來完全不同會議的體驗。一般來說，上午的體驗會優於下午和晚上。整潔、明亮、有咖啡和茶點的會議場所要優於昏暗、骯脹的場所。有條件的時候可以在咖啡店甚至旅遊景點召開會議，會帶來意想不到的體驗。
與會者的積極性
從與會者走進會議室的那一刻起，你就應該關注他們的積極性，因為人們經常將會議視為一種額外的打擾，不得不被迫停下手頭的工作。所以領導者的首要任務是提升與會者的存在感。
除此之外，管理者還要進行有意義的開場陳述，闡明召開會議的原因和日程安排。對於會議的注意事項，比如手機關機、不能查看郵件、會議持續時間等等也應該做提前說明。這些安排能夠讓與會人員迅速進入會議狀態。
會議當中，管理者應該抱持主人翁心態提出問題、鼓勵他人、以身作則、積極傾聽徵集問題並管理會議衝突。當然，管理者有時也要提出自己的意見和指示，以推動討論展開。但是至始至終，管理者都應該扮演都是輔助角色，這樣與會人員的積極性才能被調動起來。與會者才能暢所欲言，並且覺得自己對會議結果做出了努力和貢獻。
組織會議似乎只是管理者工作的很小一部分，但會議的積極變化可以為公司及員工帶來真正的收益。如果你的公司沒有相關培訓，那麼你可以利用本文的策略培養這項關鍵技能。
