研究表明，有52％的企業從不或很少衡量其業務流程的成功或失敗，而餘下的企業仍然有59％的企業並沒有計劃來分析、設計或管理這些流程。事實上我們發現，良好地理解和管理業務流程是企業長壽的關鍵，如果沒有良好管理的工作流程，就無法真正優化流程。
實際上，工作流管理可以微觀整個企業的成功與失敗背後的原因。 但是，什麼是工作流管理呢？ 它與業務流程管理有何不同？ 您怎麼知道工作流程是否存在問題而導致工作無法推進，無法成功呢？
為什麼要關注工作流
除了明顯的故障之外，要發現工作流中的有問題的節點並不容易。 但是，通過了解優質的工作流程是什麼樣的，我們就可以從整個公司中受益。
如果您不確定良好的工作流程是什麼樣子，那麼請參考以下幾個基本點。
因此，工作流管理是企業戰略性實現目標的方式。它概述了在可重複的基礎上完成特定結果所需的任何任務，人員和資源（不要與項目管理混淆，後者涉及與單個項目有關的任務）。沒有它，複雜的項目會變得不堪重負，從而導致壓力增加，團隊混亂，工作質量下降甚至引發企業的災難。
工作流管理通常與術語業務流程管理（BPM）互換使用，但有所不同。 BPM專注於改善整個業務流程（從整體上看），以提高企業的效率。這可以包括記錄和分析過程，以發現每個工作流中的任何速度下降或雜亂的跡象。如果我們把公路上行駛的汽車看作工作流的話，BPM相當於一個交通控制中心，工作流是BPM的一部分，而BPM總體目標是監視整個交通模式並優化道路本身，以獲得更好的旅行體驗。
雖然兩者相似，並且可以並行工作以提高企業的效率，但兩者各有千秋。就實現日常目標而言，工作流管理是BPM流程中必不可少的部分，它可以幫助企業平穩運行。
良好的工作流程與不良的工作流程
如果你覺得已經有一個完成任務和達成目標的良好系統，但我們仍然有很多理由去重新考慮工作流程以確保其完全優化。
真正優化的工作流程將：
•確定並刪除導致速度變慢的不必要的步驟和過程
•將適當的任務分配給具有適當技能的人員，以提高工作質量
•允許管理層專注於戰略業務活動（BPM），而不必擔心截止日期
•提供完成任務的順序（時間順序）
•使員工常規執行的某些決策和流程自動化（節省時間）
•減少文書工作和其他溝通負擔（減少電子郵件，備忘錄，會議等）
•鼓勵部門之間的合作
•跟蹤進度並評估績效
•保留先前流程的記錄，並使將來的流程可重複
•消除決策疲勞
通常，您的工作流程還應在問題發生之前為您提供解決方案。理想情況下，您的計劃回答諸如“誰被分配給此任務的人”之類的問題。 “如果無法使用該怎麼辦？” “還應該通知誰？”和“錯過此操作後會發生什麼？”等等。
另一方面，如果工作流程的優化不佳（或沒有工作流程），則會在出現問題時增加事件、項目失敗的風險，並且需要更多的人工工作才能完成相同的任務。
例如，財務部門的工作流程不佳可能會出現如下情況：
•員工A收到發票並以PDF格式掃描發票
•員工A通過電子郵件將PDF發送給財務部門的員工B
•員工B通過電子郵件向員工A確認已收到
•員工B打印發票並手動填寫相關信息或表格
•員工B將發票重新掃描為PDF，並保存版本以保存記錄
•員工B將付款發送給適當的供應商
•員工B將交易輸入應付帳款系統
當任務完成時，所有參與者的流程都很耗時。如果錯過了某個步驟，則可能會延遲甚至完全忘記向供應商付款。
當使用適當的工作流程管理將產生更好的結果：
•員工A收到發票並將其直接掃描到應付賬款中
•如果需要批准，發票將自動處理或向員工B發出警報
•員工B以數字方式批准發票
•付款被髮送給賣方，交易記錄自動保存
•藉助工作流管理，無需人工（無需打印，掃描等），並且最繁瑣的任務實現了自動化，從而為所有參與人員節省了時間和精力。
為什麼工作流程對您的業務很重要？
不幸的是，許多企業的工作流程問題被忽視。這可能是由於無知——管理者根本不知道有更好的方法；或者是因為慣性——認為“這麼工作就是最好的，一成不變最不會犯錯。”
但是，工作流管理旨在幫助企業產生真實的結果。它可以幫助領導者隨時瞭解其企業中正在發生的事情，洞悉這些問題後可以通過自動化改進，而避免了無頭緒、昂貴的實踐，並可以為成功提供可衡量的結果。
工作流還可以幫助企業專注於更重要的任務，例如客戶服務，聘請頂尖人才或改善核心產品或服務。您不必為了完成最簡單的任務而浪費時間
如果不確定是否存在工作流程問題，我們還可以考慮以下事項：
•評估公司中未記錄任何當前工作流程
•列出員工和客戶與這些工作流程相關的最大訴求
•列出為解決企業問題所需技術願望列表
•確定工作流程導致嚴重的速度減慢，延遲或其他問題的區域
•獲取員工或客戶的反饋，以幫助確定可能存在工作流程問題的範圍
如果有重複任務、時間緊迫、溝通失誤、目標未實現、交付成果未完成或質量較差或項目延遲的跡象，則表明工作流程不良（或缺失）。
確保與參與每項任務的團隊成員交談，以幫助確定任何主要問題，並在“當前工作流”中收集儘可能多的數據，以幫助定義對未來的工作流。
最後的想法
雖然沒有合適一個通用的解決方案去適應所有企業的工作流程，但一般而言，積極的工作流程將簡化流程消除冗餘、減少錯誤並幫助的員工快速高效地完成任務。
如果您發現運營中遇到瓶頸，或者持續遇到重大（甚至較小）挫折，則可能表示工作流程不佳。確定問題後，便可以開始尋找並實施正確的解決方案完善工作流。
