上個月，我與大家一起討論了關於待辦清單在工作中的使用方法：
“寫待辦清單一個月，我終於崩潰”：你一定跳過3個時間管理大坑我在評論裡也看到了大家對於這個問題的其他看法：
待辦清單？還是日程表？
這裡需要收集籃出場
最近，我正好看了一本非常有意思也很有收穫的小書《小強升職記》，今天就把裡面關於時間管理工具的使用方法和大家分享。
01 使用時間管理工具的那些坑
A 時間管理工具太麻煩啦！直接拿個筆記本記一記不就好了？錯！
在最原始的階段，也就是我們還在讀小學的時候，想必我們都接觸過一樣東西叫備忘錄。
那時候的備忘錄，還不是蘋果手機的自帶app，而是真的一本小本子，上面用筆記著回家要做的作業、背的課文、明天要調整的課表、明天美術課要帶的顏料這些，甚至還要求家長簽字，表示知道孩子到底都在學校學什麼，在家裡又應該做什麼。
可如今的職場，如果光憑一本本子，也許真的可以實現曾經那本小小的備忘錄的作用，但不可避免的會有其他問題：
- 不方便攜帶：剛吃完飯臨時接到客戶一個電話不方便寫字該怎麼辦？急著趕時間還要從包裡找出本子和筆，寫下內容再把本子和筆收好會不會太麻煩？現場開會提供的信息涉及圖表和圖片，用筆一下子記不清楚又該怎麼辦？
- 無法備份：小學時的備忘錄萬一掉了，還能重新拿一本新的找同學補一下內容，但這本涉及到重要工作安排的本子萬一掉了，那肯定會完全打亂我們的工作節奏。
B 時間管理工具太有用啦！每一樣都要仔細認真統統收入囊中？錯！
番茄鍾聽說很有用？於是我們在辦公室開啟了25分鐘倒計時，可卻發現不是在剛過了十分鐘就被同事打斷要資料，就是剛做完一個番茄準備休息又被領導叫去佈置任務；
聽說日程表很有用？於是我們又回到了上學時期排課表的樣子，計劃好每天每個時間段幹什麼，卻發現如果這真的是學校課程表，那自己基本上一天不是在翹課就是在遲到早退，很難按照預定計劃做事；
那習慣打卡總是很簡單了吧，不限時間也不怕被打斷？然後我們發現當我們忙得焦頭爛額的時候，根本不記得還有打卡這個東西的存在。
這些問題，都在於我們對時間管理工具認識的偏頗：
- a 不存在一個時間管理工具適合所有人的工作和生活方式
我們學習再多的時間管理工具，下載再多的各種時間管理app，都是為了找到最匹配我們目前工作生活方式的一種管理模式，而不是完全copy其他人用起來得心應手的方法而已。
就像在校學生比較容易有大塊的時間自由安排，但是會受限於宿舍室友的作息、學校地點的侷限性、考試周的突擊安排等，而工作人士則會比較容易遇見時間碎片化的問題，以及如何在頻繁被打擾的情況下依舊保持良好的工作狀態和生活心態等，這都需要不同的管理模式來應對。
- b 時間管理工具不是越多越好，只要能達到管理任務的目的即可
下載了一堆app，一會兒計時，一會兒打卡，還沒開始工作呢就在手機上折騰許久，這顯然不是我們時間管理的正確方式。
不論如何，這些都只是工具，應該為我們設定一套規範的任務管理系統，而不是喧賓奪主
C 時間管理工具太重要啦！每天一定要花上很多時間好好做計劃安排？錯！
最近幾年，隨著手賬風的興起，很多人都會花上不少的開銷購買很多精美的筆記本，然後每天都要花上大量時間做規劃和總結，還不包括各種美化修飾的時間。
做手賬本身是一個記錄反思生活很好的方式，但如果工具翻身起義，反控制了我們的工作和生活，那就得不償失了。尤其對於工作黨來說，如何在既能做到為每日工作生活做到規劃和總結的同時，還能提高效率？
接下來我們就一起來看一看，我們平時都需要用到哪些常見的時間管理工具。
02 常見的時間管理工具：
A 收集籃：
收集籃承擔一個蒐集信息和任務的功能，是我們任務管理的第一道守門員。
職場人最容易煩躁的時候，就是剛剛投入到一件任務中，好不容易理清頭緒準備開始接下來的工作，忽然就有領導、同事、客戶各種打擾，讓我們一下子不知所措，該馬上去做嗎？還是要先給個簡單回覆？還是先不理他，但是後面忘了怎麼辦呢？
這時候，我們要做的就是準備一個收集籃，把任務先丟到收集籃裡。
這就好像我們回到家，要換上家裡的衣服，開始收拾房間、做飯、回剛剛路上不方便回的電話等等，但這時候丟下來的髒衣服該怎麼辦呢？就是丟到髒衣服的收納籃中，等到其他事情都處理妥貼了，我們再看看這些衣服，哪些要立刻洗，哪些要手洗，哪些要機洗，哪些要收起來之後送到乾洗店諸如此類。
一般情況下，可以作為收集籃的工具有很多：
- 筆記本：當我們正在辦公桌上工作的時候，老闆過來佈置一個任務，最快的方法就是在桌面上常備一本本子，然後這個時候立刻拿過來把任務記下來，搞清楚任務的要求、截止日期等關鍵問題後，再把本子放回去，繼續做手裡現在最重要的這件事；
- 手機備忘錄以及其他app：在我們人不在辦公桌前，不方便寫字時，可以選擇手機app記錄，為了節省時間，有的時候還可以採取拍照、錄音等方式。
而不論是使用什麼工具，要記住兩條原則：
儘可能減少使用的工具數：比較合理的是辦公桌上固定一本本子記錄，手機裡固定使用一個app記錄，這樣等到我們需要處理收集籃裡的任務時，不至於遺漏；
收集籃必須伸手可用：不要等老闆都把任務說完了，你都還沒找到你要記錄的本子，那就很尷尬了。
B 日程表
顧名思義，就是每日的日程安排，同樣地，我們一般有紙質日曆、手機日程表等app、電子郵箱自帶日程表等選擇。
而對於日程表，因為上面會記錄著特定時間的安排，我們更加需要完全統一在同一個工具上，避免遺漏重要安排。
C 清單
清單，就是指我們日常常見的待辦事項。而根據下文對於收集籃裡信息的處理分類，清單又被分為：將來清單、行動清單和項目清單，具體的處理在下面的流程安排中會有具體的闡述。
03 如何完善時間管理流程
著名時間管理人戴維·艾倫(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文書名為《儘管去做-無壓工作的藝術》中提出了著名的GTD管理方法，分為五個步驟：收集、處理、整理、檢查、行動。
而接下來我們就來看看如何結合我們上面提到的時間管理工具，在不同的場合下制定一套管理規範，為我們在時間管理上省下時間，心態管理上告別焦慮，行為管理上全神貫注。
第一步：全方位捕捉信息，放入收集籃裡
在很多書中都指出，從一開始收集信息時，應該就做一個初步的篩選，比如把一些絕對無意義的事情過濾掉，直接不要放到收集籃裡，對於這一點我不敢苟同。
捕捉信息時，很多時候我們正處在其他任務中，單純捕捉信息，不太會分散我們的精力打斷我們現在工作的狀態，但如果另外加一步判斷處理信息，則很容易讓我們陷入糾結之中，影響我們手頭的工作效率。
如果說唯一可以在捕捉時就被排除在外的，就是那些可以甚至必須馬上做的事。比如老闆走過來讓你叫一個人去他辦公室，比如秘書打電話來說前臺有個快遞要你親自簽收，這些事都很簡單耗時不出5分鐘，不存在過多的規劃和思考要求，並且時間上也具有一定緊迫性，這種事自然不必放進收集籃，立刻去做就行了。
第二步：處理收集籃裡的信息，進行分類處理
- a 三類眼下不能行動的事：
- “垃圾”：這裡的“垃圾”既指一些絕對無價值的事，比如心情不好想去蹦迪喝酒到深夜，也指雖然和工作目標沒有直接促進作用，未必不能做，但因為眼下有其他更重要的事，一比之下就顯得雞肋甚至變成了“垃圾”，比如每週六晚上你都要定期看一集綜藝，但是今天孩子闖禍了你只能先去處理孩子的問題，這時候比起來看綜藝這件事真的太不重要，太“垃圾”了，立刻劃掉！
- 未來某時要做的事：比如下週五去醫院驗血，有一個絕對固定的時間無法改變，提前也沒有什麼需要準備的。這一類事，我們只需要在日程表裡記錄下安排，屆時提醒自己不要忘記即可。
- 有備無患：這個分類和第二個分類相對應，是沒有一個固定時間安排，但未來某個時刻也許用得到的東西，有點像我們平時馬過就算看過做過的收藏夾，內容重要，但是眼下用不到。
- b 三類眼下可以行動的事：
- 行動：顧名思義，就是可以立刻去行動的事。這其中分為兩類，一類是自己的工作，比如給客戶寫郵件溝通工作進展，如果材料和信息都齊全，那直接去做就行了；另一類是需要自己指派給其他人的工作，比如需要隔壁組的小姚提供給自己小組組員最新報表，那也是直接找到他和他溝通清楚需要材料的要求就行了。
但有一點要記得，即使是安排出去給別人做的活，我們也不要說過就算了，而是在收集籃上做一個記號，或者給自己設置一個提醒，去提醒確認一下對方完成的情況，等到對方的確已經完成，再把這個行動從收集籃中劃去，標誌已完成。 - 任務：由多個行動組成，拆分成各個行動後，依次完成。
- 項目：與任務相同的是，同樣由多個行動組成，區別在於，項目中會涉及到更多需要協調的事項，這就意味著在安排的時候，需要考慮到其他人的時間安排，再做下一步給自己的計劃。
第三步：根據信息分類處理結果，依次歸類到各時間管理工具中
通過對收集籃中的信息和任務的分析，我們已經對之前的任務進行了分類處理。下一步，就是依次把所有任務放到對應的各類時間管理工具中：
- 可以由自己立刻著手開始做的行動，以及把任務拆分成行動後 → 放入“行動清單”，然後根據輕重緩急來安排執行順序
- 需要其他人協調溝通，一時不能定下來自己具體執行的事 → 放入“項目清單”，等協調確定安排後拆分出具體行動，再放入“行動清單”
- 將來需要做的事 → 如果能確定具體時間，放入“日程表”；如果不能確定具體時間，則放入“將來清單”
第四步：反思檢查一天的時間管理情況，為第二天做相應調整
如果說時間管理規劃能為我們當天的工作引領方向，那每天工作結束後的反思檢查，則可以為我們第二天的工作理清頭緒，進化調整我們的時間管理方式。
1.清空收集籃
清空收集籃，就是要把收集籃裡的所有任務都確定性質，明確分類。
收集籃裡存放的任務，即使不是眼下緊急要處理的事情，也最晚得在當天工作結束之時清空，而不要存放到第二天。
2.檢視清單和日程表
項目清單：任務是否已經可以拆分成行動添加到行動清單了？如果還不能，該何時做下一步協調溝通？現在項目進度如何？是否按照預期計劃在進行，如果有紕漏、有偏離，接下來該如何調整？
將來清單：任務是否確定執行時間可以添加到日程表了？還是已經被取消可以直接劃掉了？
行動清單：今天執行了哪些行動，完成效率和成果如何？是否有需要改進的地方？然後整理出明天需要完成的行動。
日程表：確認明天以及接下來一週的日程安排。比如發現後天行程已經排滿，那是不是明天需要多安排一些行動清單上的行動呢？
3.回顧目標
我們很多人都會制定月度和年度目標，比如每週要運動多久，要學習特定的專業技能到什麼程度等，都可以在結束工作後，檢視自己目標的完成程度。
結語：
時間的運用可以分為主動和被動。做事前有預期，做事時有目標，做事後有回饋，就是主動安排時間，成為時間的主人，但如果是被任務牽著走，還各種手忙腳亂，那就是被動運用時間，自然會覺得自己工作效率低下。
時間管理工具不是越多越好，也不是隨便記一記就完事，更不是在上面耗費太多時間，捨本逐末。總結下來的四步方法如下：
- 第一步：除去五分鐘內可以立刻完成的事項外，其他盡數放入收集籃
- 第二步：完成手頭任務後，把剛剛放入收集籃裡的任務分類，分成可以立刻開始做的“行動”、“任務”和“項目”以及不能立刻做的“垃圾”、“未來某時”和“有備無患”
- 第三步：劃掉“垃圾”，把“行動”和“任務”拆分後的“行動”放入“行動清單”，把“項目”放入“項目清單”，把“有備無患”放入“將來清單”，把“未來某時”放入“日程表”
- 第四步：清空收集籃，檢視日程表和清單上的任務安排，並結合目標分析自己工作進展和目標長期執行情況。
時間管理看起來很複雜，但首要原則就是，讓大腦永遠只專注一件事。在時間管理上，形成一套系統，就好像流水線一樣，自然而然去完成，為自己工作服務，才是最重要的。
