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同一個Excel，有些同學做出來的表格清晰明瞭，有些同學的表格卻……
你的表格是魔是仙？如何化魔為仙？今天就把思路教給你！
01
問題描述
好了，不囉嗦了。
我們來看今天的問題。
小全，是我們第 4 期 Excel 訓練營的學員，在學習表格設計規範的時候，他在作業裡深刻地懺悔自己。
一個小小的表格，竟然用「混亂」、「無頭緒」、「怪物」這樣惡毒的詞語來形容，我不得不說：
「小全你長大了，拉登老師很欣慰。」
來一起看一下這個怪物表格。
◆ 怪物表格 ◆
這是一個「項目全過程實施情況的進度表」，非常普通的一個表格。
說這個表格是怪物，是因為下面幾個特點：
❶ 表格太寬。
這個表格有 26 列，列號到達了 Z 列，寬度超過 14 英寸。
❷ 字段太多。
表格裡面，包含了項目信息、項目推進計劃、各階段金額核算等等 26 個字段，看著就讓人頭疼。
問題也就應運而生：
「怎麼能讓這個表格變得更加清晰、明瞭呢？」
方法很簡單：
▲項目下達信息
▲項目推進計劃
▲各階段金額核算
是不是清晰了很多？
具體怎麼做的呢？
別急，我們先來分析一下原因。
02
原因分析
◆ What 這是什麼問題？◆
表面上，這個是一個表格美化的問題。
本質上，其實是一個信息梳理的過程。
類似的問題還有很多，比如：
❶ 多款項追賬記錄表
❷ 項目多狀態跟進表
❸ 客戶到訪記錄追蹤表
......
凡是用多列數據，記錄多類信息的表格，都屬於這個範疇。
◆ Why 為什麼搞不定？◆
大部分人在處理這類表格的時候，都會被 Excel 限制住思維。
總想著用合併單元格、添加表頭等表格思維，用美化表格方法，來解決問題。
實際上，解決這類問題的關鍵，要梳理清楚數據信息，做好結構化表達。
對問題只停留在表面，缺乏深度思考、結構化的思考，是問題的核心。
◆ How 應該怎麼做？◆
明白原因之後，解決方法可以分成兩步走：
❶ 基於幕布，結構化梳理數據；
❷ 基於 Excel，表達數據層級。
接下來，是具體的操作。
03
解決方法
❶ 基於幕布，結構化梳理數據。
原始表格中有 26 個字段，沒有任何處理，在一行標題裡丟給讀者。
這就像當年高考報志願，琳琅滿目專業，讓我們無從下手一樣。
在幕布中，對數據標題進行梳理，整理數據的層級。
▲第 1 級標題
其實，整體來看就只有 4 類信息：
❶ 項目信息；
❷ 下達信息；
❸ 項目推進計劃；
❹ 各階段金額核算。
每一類的信息中，又包含 3 ~ 4 個子數據。
還可以繼續做拆分，變成下面的樣子。
▲第 2 級標題
這樣閱讀起來就可以由淺入深，信息不會過載。
❷ 基於 Excel ，表達數據層級。
用幕布梳理完數據層級，讓信息變得結構化之後，，
接下來，要使用表格中的功能，對數據進行結構化的表達。
◆ 第 1 級數據 ◆
使用組合功能，對數據進行摺疊，可以把子級的數據摺疊起來。
完成後的效果如下：
同時，用不同粗細的邊框、背景填充顏色，對不同層級進行視覺區分。
◆ 第 2 級數據 ◆
使用不同的字體顏色，表現字段的主次。
這樣原本 6 列的數據，在視覺效果上只有 3 列信息，更加簡潔。
但是仔細閱讀的話，也不會出現信息的遺漏。
同時，用不同粗細的邊框、背景填充顏色、字體，對不同層級進行視覺區分。
◆ 效果對比 ◆
表格樣式設計完成之後，對比前後的效果，整個表格看起來是不是舒服多了。
▲改善前
▲改善後
04
總結
◆ 本節知識點 ◆
❶ 結構化思考。
用幕布梳理信息結構。
❷ 表格分層方法。
組合功能，顏色標記、單元格邊框。
會表達，結構化思考，才是我們要提升的重點，Excel 只不過是結構化的一種表現形式~
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