企業經營和管理在信息化時代的今天，趨於信息化和網絡化，傳統的會議室預定管理需要改變。雋智智能會議室預定系統可以幫助企業規範化電子化管理會議室資源，智能辦公提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間，使企業的管理水平上一個臺階。
1）會議室預訂申請
首先，在申請預訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大小、所在位置、會議室資源等）篩選來精確定位目標會議室並查看會議室的預定情況。系統採用表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可直接進入該時段的申請預訂頁面。會議預約系統可查詢本人的申請歷史信息，包括申請的狀態、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又支持將一段時期內所有某個特定時間點的都預訂。
2）會議室審批
本系統如果集成在當前的協同辦公系統中，具體方式與目前的協同審批完全相同；如果是獨立於協同辦公系統的，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統將自動匹配該會議室所對應的審批級別並建立申請流程，流程審批完成後，系統將認定該申請已成功。
會議管理員可以查看到會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請裡的內容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發佈會議”，發佈後該會議進入已審核狀態，
3）會議室信息維護
維護各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。會議預約維護經常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的會議提交後，系統可根據會議類型自動發起相應。
4）會議郵件通知
如果系統為獨立運行的方式，系統會集成郵件功能，採用郵件通知（預定、修改、取消的系統動作都將以郵件的方式通知相關人員）。
如果系統集成在協同辦公系統中，將採用信息通知的方式。系統根據會議開始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。
5）會議服務呼叫
為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，會議預約系統可以採集和顯示當前會議狀態，並可以開放相關功能模塊給後勤服務人員，使服務人員能及時響應會議的各種服務性需求。目前可以提供的會議狀態有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。
6）查看和處理會議相關事項
會議室申請預訂時可以指定會議記錄人作會議紀要併發送給所有與會人員，可以與門禁系統相連使系統自動記錄和顯示會議簽到情況。
7）會議室使用情況統計
可統計個人的申請歷史信息，可統計各種會議資源的使用情況和各種會議類型的分佈情況。可以根據客戶實際需求定製各種相關統計報表。
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