流程就是有組織的一場相關活動，它們一起能夠把一個或多個投入轉變成對客戶有價值的輸出。——邁克爾.哈默
自從辦完海創板開板儀式之後，我們就經常收到客戶朋友拋出來的問題：“這麼一場大規模的活動你是怎麼策劃並執行的？策劃難嗎？實施執行起來難嗎？”
我的回答是：難，但也不難（然後他們都說我在說廢話）。為了證明我不是在說廢話，今天我就碼一篇文章告訴大家我為什麼這麼說。
說難，那是因為活動策劃執行的細節很是繁瑣，一場大活動要注意的細節那可就涉及更多了，嘉賓、主題、環節等等都要考慮進去。說不難，是因為活動策劃執行是有邏輯方法的，把握好節奏及細節，逐步推進，大型活動也並不可怕。
如標題所言，如何策劃一場高質量的活動？流程設計不僅僅對於一場活動、一個項目的策劃至關重要，而同樣貫徹到企業的整個生命活動的始末。活動形式有很多，線上線下、新品發佈、顧客答謝、項目路演、產品推廣等等，我們都期待有一個完美的呈現和滿意的結果。
那我們就來說說活動策劃方法那些事兒吧，網上關於活動策劃的推文已經很多了，籠統的框架內容不打算多做介紹，小編只想分享些實幹的經驗給大家。
完美的策劃是成功的一半
有人說活動就是“創意+高效執行=優秀活動策劃”，其實做好一場活動就是細節執行的過程，因為細節真的很繁瑣！策劃的活動不僅要讓觀眾嗨，還要讓主辦方嗨，要朝著最好的用戶體驗努力。
回到我們的主題：如何搞一場高質量完美的活動？其實你差的是一個完美的流程指引。那麼活動策劃的關鍵要素，大致可以分為幾點：
- 目的：努力可達成的效果。如通過舉辦活動來推進海創板的發展，引導現場企業家積極入板。
- 焦點：整個活動中最重要的事件。如有重要人物到場、行業內關鍵大咖到場、各大媒體的直播等。
- 合作：擬合作機構。包括擬邀嘉賓、協辦單位、合作單位、贊助單位等，這些都是給你活動加分。
- 力度：活動的爆發點。之前看過這麼一句話我很是認同“活動最大的亮點在於把大批量相同趣味的人聚集在一起”，所以你要理解能夠吸引客戶的是什麼。
- 時間：明確每個事件的節點時間。活動的進行是連續的，是隨著時間的推進而將各個事件串聯在一起的，時間節點很關鍵。
- 進度：時間節點明確後，就要看到每個事件的時間跨度，能夠一目瞭然，才能在執行起來有緊迫感。
計劃怎麼做，如何有效地分工和跟進
要素羅列好了，接下來就是進行頭腦風暴，將以上關鍵要素明確、清晰、框架呈現，對活動做一個成功預演，這樣可以有效避免一些不成熟因素的發生。在頭腦風暴之後，我們需要將以上要素轉化為“白紙黑字”的執行方案，方可落地執行。
思維導圖
智囊團全員參與，針對活動目標展開發散思維，對活動的事件進行歸類細化；查缺補漏，避免因遺漏而影響活動成功舉行。
工作清單
根據思維導圖，列出每一項工作的內容清單，分類羅列出來，根據大的類別以及工作內容的屬性，進行組織人員的分工。給每人成員制定好check list很重要！不然你會發現節奏一團糟。
工作彙總
把整個活動的事件、節點、人員、時間彙總一張表，轉化為流程圖，讓整個參與活動的人員一目瞭然，有利於實時把控和關注活動進行情況。
人員安排
活動成敗最關鍵地方是：整個活動要有一個靈魂人物，也就是流程主持人，統領整個活動的始末，需要全程參與，熟知活動的細枝末節，能夠調用活動的所有資源等等，除了流程主持人，還有活動主持人，一定要具備控場能力，靈活多變，以及機動人員，針對活動的意外做應急處理。
未雨綢繆
在活動開始前一週左右，統籌者檢查所有進展情況，制定現場執行人員安排表，每個人負責的工作內容。思考可能會出現的問題，比如嘉賓缺席、不可抗力因素如下雨颱風等，做好Plan B計劃和應對計劃。
沒去執行，一切都是空談
策劃許久，終於到了最激動人心的時刻——現場執行，激動可以，但是切記莫要慌亂，無論是統籌者還是執行人員都要穩住，我們能贏！前期工作內容規劃和人員安排到位了，按流程推進就好了。需要注意的是：
- 節目彩排：先進行一到兩次彩排，不要怕麻煩。我們在做海創板活動的時候真的走了無數遍彩排，一遍又一遍才能做到井然有序；雖然勞累，但也異常緊張興奮！
- 嘉賓接待：要安排好禮儀接待嘉賓，指引入座等商務要做到位。
- 媒介接待：接待以及安排好媒介記者採訪，採集素材。
- 舞臺區流程把控：這是最重要的，活動開始前一定要做好舞臺區的問題排查，確保各設備運轉正常，PPT正常。
活動策劃令人興奮，我熱愛這件事並樂於投身其中，包括團隊的每一個夥伴都很棒，雖然流程主持人臨時有事沒能到達現場，但是凌晨一兩點鐘的遠程指導讓我們很是感動，非常貼心地給每個人做了check list。並且活動主持人與其他人員的合作配合也很好，正因為如此，海創板活動才能圓滿完成。
所以活動策劃其實就是一個團隊高效協作的過程。一場完美的活動，並非一蹴而就，而是在無數遍彩排、對流程；無數個調BGM、改主持稿的方案細節中慢慢沉澱而成的。
活動結束後的總結與回顧
活動總結也是整個策劃活動的重要關鍵一環。總結就是再次拿出我們預先做的整個流程，對到環節的每一步進行分析、調整。是否達到了預期的目標，教訓在哪裡以及下次怎麼改進，做得好的又在哪裡如何進一步加強，數據體現在哪些地方。還有就是活動後二次傳播及活動推送，媒介記者發稿情況等等。
“辛苦了，謝謝你們的辛勤付出，你們才幾個人就能把這場活動做得這麼好，真的很棒！”活動結束後我們收到了來自主辦方和客戶的認可，而這一刻我們覺得所有的辛苦都是值得的。
所以，去做一場活動吧！一場活動的結束，除了身體的疲憊與勞累，更多的是綜合能力的提升與培養，你看不見它，但已烙入骨髓。
總之，事非經過不知難，絕知此事要躬行。只有真正組織過活動，你才能明白這既是一項體力活，更是一項腦力活。做好這一工作，必須用心。只要你用心了，就一定能夠做好，而且客戶也一定能夠感受得到。
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