精進Excel
我教會你一波Excel批處理技巧,絕對是職場中最常用的高效率技能!
001 重複操作
提高效率的第一要義是:避免重複操作。
日程工作中,我們使用Excel的過程中,難免會有各種各樣的重複操作:重複設置單元格格式、重複插入行、重複刪除行等等!
有重複操作,必然會導致效率低下,如何破解重複地工作呢?
在Excel中,這個利器就是F4功能鍵。
如圖所示:我們將C6單元格設置為黃色底紋後,如果需要對其他單元格(不連續的)進行同樣的設置,那麼不需要通過菜單,直接按F4鍵,即可將最近一步的操作重複一遍。
002 快速求和
快速求和也是一個剛性需求:經常要快速預覽一下報表中的數據總計,如果每一次都是用求和公式,顯然效率比較低。
正確的做法是,選中數據區域和求和區域(圖中黃色部分),然後按【Alt =】組合鍵,行和列的彙總就立刻求解出來了。
003 快速移動行或列
不要告訴我你在做表的過程中不需要移動行或列!
那你是怎麼移動的呢?
多數人是這樣移動的:選擇一列,點擊鼠標右鍵,選擇剪切,在需要放置的位置鼠標右鍵,插入一列,然後再進行粘貼。總共需要六步。
事實上,只需要一步即可完成:選中列、按住Shift鍵然後拖動列即可,想放哪裡放哪裡!
004 批量輸入相同的內容
需要在不連續的單元格中同時輸入相同的內容,難道你還在一個一個輸入麼?
最快的方法是:按Ctrl+Enter組合鍵進行批量輸入,來看一下動圖操作吧!
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介紹幾個常用的批量處理操作:
1、格式刷
格式刷,顧名思義,是用它可以將格式刷成一樣的,由於點擊一次可以刷一次,雙擊則可以刷多次,直到再次單擊才會取消,因此,雙擊格式刷可以進行格式的批量處理操作。
比如進行合併單元格操作:
先選擇一處合併單元格的格式,雙擊格式刷,然後再選擇需要合併單元格的區域即可,可以多次重複操作,直到再次單擊格式刷取消。
2、查找替換
查找替換常用的功能有這麼幾個:
①直接進行查找替換:
比如稅率從1.17調整為1.16,用替換可以將表格中的數據一鍵替換:
點擊選項,可以查看替換的更多條件:
②根據格式替換
這裡可以選擇所有的單元格格式,比如常用的,將紅色單元格替換為無色,即可進行下圖的操作:
③選擇單元格匹配
比如從系統中導出的數據,很多單元格都是0,如果想要將0替換成空值,也可以進行查找替換:
選擇“單元格匹配”,則只替換隻有0的單元格,否則,包含0的單元格也會被替換掉。例如100,102這種,也將變成1,12.
3、選擇性粘貼
選擇性粘貼中有運算功能,如下圖,它可以實現數據的批量處理,比如統一擴大1000倍,比如統一增加200。
操作過程:
4、定位條件和Ctrl+Enter
常用的方式是,先用定位條件可以選中某種類型的單元格區域,然後按Ctrl+Enter統一輸入內容。
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