精进Excel
我教会你一波Excel批处理技巧,绝对是职场中最常用的高效率技能!
001 重复操作
提高效率的第一要义是:避免重复操作。
日程工作中,我们使用Excel的过程中,难免会有各种各样的重复操作:重复设置单元格格式、重复插入行、重复删除行等等!
有重复操作,必然会导致效率低下,如何破解重复地工作呢?
在Excel中,这个利器就是F4功能键。
如图所示:我们将C6单元格设置为黄色底纹后,如果需要对其他单元格(不连续的)进行同样的设置,那么不需要通过菜单,直接按F4键,即可将最近一步的操作重复一遍。
002 快速求和
快速求和也是一个刚性需求:经常要快速预览一下报表中的数据总计,如果每一次都是用求和公式,显然效率比较低。
正确的做法是,选中数据区域和求和区域(图中黄色部分),然后按【Alt =】组合键,行和列的汇总就立刻求解出来了。
003 快速移动行或列
不要告诉我你在做表的过程中不需要移动行或列!
那你是怎么移动的呢?
多数人是这样移动的:选择一列,点击鼠标右键,选择剪切,在需要放置的位置鼠标右键,插入一列,然后再进行粘贴。总共需要六步。
事实上,只需要一步即可完成:选中列、按住Shift键然后拖动列即可,想放哪里放哪里!
004 批量输入相同的内容
需要在不连续的单元格中同时输入相同的内容,难道你还在一个一个输入么?
最快的方法是:按Ctrl+Enter组合键进行批量输入,来看一下动图操作吧!
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介绍几个常用的批量处理操作:
1、格式刷
格式刷,顾名思义,是用它可以将格式刷成一样的,由于点击一次可以刷一次,双击则可以刷多次,直到再次单击才会取消,因此,双击格式刷可以进行格式的批量处理操作。
比如进行合并单元格操作:
先选择一处合并单元格的格式,双击格式刷,然后再选择需要合并单元格的区域即可,可以多次重复操作,直到再次单击格式刷取消。
2、查找替换
查找替换常用的功能有这么几个:
①直接进行查找替换:
比如税率从1.17调整为1.16,用替换可以将表格中的数据一键替换:
点击选项,可以查看替换的更多条件:
②根据格式替换
这里可以选择所有的单元格格式,比如常用的,将红色单元格替换为无色,即可进行下图的操作:
③选择单元格匹配
比如从系统中导出的数据,很多单元格都是0,如果想要将0替换成空值,也可以进行查找替换:
选择“单元格匹配”,则只替换只有0的单元格,否则,包含0的单元格也会被替换掉。例如100,102这种,也将变成1,12.
3、选择性粘贴
选择性粘贴中有运算功能,如下图,它可以实现数据的批量处理,比如统一扩大1000倍,比如统一增加200。
操作过程:
4、定位条件和Ctrl+Enter
常用的方式是,先用定位条件可以选中某种类型的单元格区域,然后按Ctrl+Enter统一输入内容。
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