秘書工作是件技術活、細活，面臨各種各樣工作要求，沒有貨真價實硬功夫，很難做得了瓷器活，當然也很難安安穩穩混口飯吃。一個很殘酷的現實是，在領導眼裡基本沒有什麼同志們不能幹的活兒。真正秘書工作遠遠不是寫寫畫畫那麼簡單，而是專業性、綜合性都很強的最強大腦技術活，要求秘書必須擁有常人所不能兼備的諸多功夫。擇其要者而言之，筆者認為需要擁有八項獨門功夫。
一是拿起筆來能寫材料。這是所有秘書都應具備的最基本素質，也是最為考驗秘書稱職與否的關鍵因素之一。這項功夫要求秘書擁有規範紮實的語法功底、清晰明朗的思路和清爽流暢的文字表達能力、一點即透不點也能主動思考琢磨的悟性，既要熟悉各類應用文體起草要求，又要熟悉單位重點工作及關鍵環節，接到任務稍作準備就可駕輕就熟獨立起草講話、文件、彙報等材料，清楚準確表達單位意志，充分體現領導意圖。因為起草材料能力十分重要，領導挑選秘書的重要標準就是看看其專業背景、材料起草能力及起草材料經歷，並會要求提供本人曾經起草的材料，看看文字功底及表達能力如何，如果材料審核過關之後才安排進一步考察篩選，考察篩選過程中還會安排現場撰寫材料，讓候選同志們根據提供素材及寫作要求，圍繞某個主題當場起草材料，再將現場作文與此前材料兩相對照，好中選優、優中選好。由此可見，同志們如果拿不出代表作品或者代表作品拿不出手，第一關可能就過不去，也就很難再進入後面競爭考察環節了。同志們如果希望從事秘書工作，平時就得在文字表達方面用心修煉、狠下功夫、多寫多練、打下基礎，多出作品，最好小有名氣。
二是抬腳出去辦成事情。秘書在服務過程中經常接受並要圓滿完成領導交辦的各種事務，做到能辦事、會辦事、辦成事、不出事。領導交辦事項既有形形色色的具體小事情，也有某些專項工作事務。對於各類小事情，秘書要根據交代內容第一時間辦理到位，切忌夾帶個人理解，做到不走樣、不越位，按照誰交代、向誰彙報原則第一時間報告辦理結果，未經領導授意則不向其他領導多頭報告。對於重要工作事項，如果個人難以勝任，就需要組織力量，制定方案，明確任務，落實責任，協同實施。在辦理過程中，如果遇到困難或者發生其他新情況，同志們要及時向交辦領導請示彙報，做到信息對稱、減少差錯；遇到需要領導層面拍板決定的事項，更要第一時間向領導請示後再組織實施，不能自作主張、自行其是、脫離視線，防止等到事情弄到不可收拾後再跟領導彙報，那樣會讓自己、領導及工作本身都會陷入被動局面，造成不必要後果。
三是關起門來能做領導。秘書界有句行話“關起門來做書記”，“身為士卒，心為將謀”講的是秘書只有學會從領導角度思考問題、研究工作、安排事務，才能準確理解領導思路、掌握工作重點、分清輕重緩急、理出工作頭緒、排出時間節點，才能順應領導思路，跟上領導節奏，符合領導意圖。例如，作為單位一把手秘書，就要熟悉年度重點工作目標任務、重要節點工作安排、年度工作推進重點難點、重點任務涉及分管領導、重點任務的承擔部門及其主要負責人、領導年度緊緊抓在手上的關鍵事項、領導工作思路及指導思想、年度重點工作會議、計劃印發的重點文件，等等。一把手秘書就要有一把手視野、胸懷，只有站在主要領導位置才能一覽眾山小觀覽全局工作，有條不紊做好全面服務工作。作為分管領導秘書，則要站在分管領導位置做好服務工作，主要內容同前不多說了。很多秘書服務領導時間長了，從領導層面考慮工作較其他人員多得多，接觸者基本是各級部門負責人，溝通內容主要為領導的各類工作意見，言談舉止不自覺流露出頤指氣使的“領導習氣”，讓基層同志感覺你雖位卑，但總是在發號施令，使人不太舒服。這就需要秘書講話做事注意方式方法，把握程序規則，待人接物敬人一尺，言談舉止律己三尺，牢記吃虧吃福，夾起尾巴做人，寧可委曲求全，也不睚眥必報，營造和諧關係，贏得理解尊重，規避不利影響，防止人家背地裡叫你“二號首長”、“小市長”、“小老總”，讓你雖不辭辛苦操勞，但在坊間臭名卓著，損失就大了。
四是迅速理清工作思路。每位領導都希望身邊秘書思路清晰、分清主次、反應迅速。秘書接受任務後要根據要求準確理解內容，迅速理出頭緒，知道做什麼、怎麼做、做到什麼程度、達到什麼目的、需要哪些部門配合，及時準確、清晰完整將任務傳達給相關部門，主動做好溝通銜接、跟蹤督辦和請示彙報，保證交辦任務落到實處、圓滿完成。如果遇到內容不清、目的不明、節點模糊等不確定情況，同志們要主動向領導請示清楚，確保完整準確理解意圖，遇到內容較多或繁雜任務，最好根據領導口授內容整理出書面安排方案，報送領導審閱確認後再通達有關方面，有效規避誤傳信息、耽誤工作、造成被動；不能在不清楚情況下傳達指示，也不能使用“大概”、“也許”、“可能”、“最好”等不確定性詞語，務必堅持以其昭昭，使人昭昭；不能以其昏昏，使人昭昭。
五是安排工作有條不紊。領導都要分管一定領域工作，需要花費時間精力研究、協調和解決分管領域工作事務。這些工作事務梳理彙總與統籌安排多由秘書具體負責。如何科學合理、妥善周密做好安排領導工作事務呢？筆者在實踐中摸索出“事務集中池法”，主要是將領導分管領域內需要近期研究推進的各類事項全部集中到一起，根據分管部門分別梳理排列重點工作事項。每個事項包含工作內容、領導要求等，篇幅短小精悍、甚至片言隻語，但求記事清楚就可。“事務集中池”主要有幾個來源：領導分管領域的年度及階段重點事項、會議研究決定需要跟蹤督辦事項、上級領導交辦事項、下級部門提請研究解決事項、領導在審籤文件材料時要求會辦事項、領導在各類場合交辦具體事項、分管領域內當前存在的突出問題與困難、需要爭取上級部門關心支持的事項，等等。這些通過不同渠道向領導匯聚而來的事項基本構成了日常工作內容，都需要秘書根據輕重緩急統籌安排。秘書在處理“事務集中池”時要做到“幾個一”：各種渠道彙集來的信息全部集中到一個地方（一個人、一個文檔）集成彙總，不能隨便記到不同筆記本上或分散在不同人手裡，造成信息不對稱或遺漏丟失誤事；隨時更新事務集中池，第一時間調整各類信息，同時將已經協調解決的事項剔除出來存檔備忘。實踐證明，有了事務集中池，很難遺漏丟失工作事務，便於掌握全面工作動態，可以輕輕鬆鬆、氣定神閒統籌安排工作事務，科學合理提出每月重點及每週工作日程，不致於手忙腳亂、疲於奔命。
六是遇到急事穩當不驚。秘書要有沉穩可控的心理素質，遇事頭腦冷靜、處變不驚。儘管秘書工作具有繁重性、複雜性、矛盾性和不確定性等特點，同志們有時還會遇到意想不到的焦頭爛額、頭緒繁雜、突發應急之事，不問面對多大困難、棘手或緊急的事情，都要保持冷靜的頭腦，並在最短時間研判形勢、理出頭緒、迅速反應、沉著應對，有效協助領導妥善處置。如何才能遇事穩當不驚呢？除天生性格因素及心理素質外，主要依靠平時自覺培養，深入熟悉業務工作，瞭解應急處置預案，主動觀察思考，經常學習思考，善於總結經驗得失，全面培養應急處置突發事件及繁重任務的能力、堅強穩定的心理素質，做到在各種情況下都能從容應對。任何情況下，秘書都不能慌了手腳、亂了方寸、沒了主意。
七是手裡有照能開汽車。這是當前形勢對秘書技能的新要求，希望從事秘書工作的同志及早拿到本本。目前，黨政機關實行公車改革，絕大多數領導不再擁有專車及司機，有時需要秘書開車提供保障。企業老總用車豐富多彩，雖然不受公車改革政策限制，但也需要秘書能夠開車，提供更多保障服務。筆者在為領導篩選秘書時就設定了“六個必須”條件：必須文筆好、必須身體健康、必須陽光開朗、必須忠誠正派、必須會開車、必須吃苦耐勞。這“六個必須”中哪一項都不能少，否則就做不了新時期合格秘書。
八是擁有說走就走本領。秘書並非都能做得順風順水，現實中也有不少秘書長年累月起早貪晚，乾白了頭、丟了頭髮、壞了身體，最後在秘書職位上消耗時間過長，丟失了另闢蹊徑、再創空間的本領，弄得不上不下、非常尷尬。鑑於此，不得不提醒同志們走上秘書崗位之前就要認真揣摩本條，在秘書崗位上不能丟了業務專長，該拿職稱的要拿職稱，擅長業務的還要與時俱進，不斷提升業務本領，千萬不要渾渾噩噩、自廢武功；萬一脫離秘書職位不致丟失餬口本領，不致於吊死在一棵樹上。筆者寫下此條深感講得可能重了，但是由衷希望所有讀到本段內容的同志們能夠掩卷閉目靜心而思三分鐘，然後再接著往下讀。
除上述八大功夫外，秘書還要擁有善於處理方方面面關係、儘量多才多藝、理解能力強等素質，力爭做成多面手。筆者認為上述八項功夫對於秘書尤為重要，希望有志於秘書工作的同志們狠下功夫、修煉本領、夯實基礎、壯大自我、實現價值。 （胡利民）
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