做生活黑客,在資訊時代學會做筆記,讓工作事半功輩!

做生活黑客,在信息時代學會做筆記,讓工作事半功輩!

記筆記,這聽起來不是一件特別酷的事情。在讀書期間,只有女生才會老老實實的記筆記。在很多人眼裡,記筆記是一件費時費力的事情,只是把黑板上的板書一模一樣抄一遍,別人說的話記下來,這有什麼意義呢?

如果你對記筆記是這樣理解的話,我想說,你可能不會記筆記。因為真正記筆記絕對不是如同機器人一樣機械地做摘抄。真正記筆記是一個主動的過程,它不僅是對客觀事物做記錄,更是對自己的想法做記錄。

達· 芬奇一生都在做筆記,他的筆記本看起來雜亂無章,上面全是各種似乎互不相干的心得、想法、實驗記錄和設計。但是達· 芬奇的筆記本卻最值得後人讀,他手畫的人體解剖圖堪稱藝術品,他不經意間迸發出的精妙想法人們根本不知道他是怎麼想到的。達· 芬奇筆記的唯一問題是沒有經過整理——因為他想法太多實在來不及整理——有人說如果他整理了,整個世界的科技可以提前三十年。

錢鍾書不藏書,再好的書也是看完就順手送人。但他讀書幾乎必做筆記,讀書筆記永遠保留,隨時拿出來用。據說楊絳先生在整理錢鍾書筆記,光讀書心得就有20冊,2000多頁。

費米的筆記本更是一個傳奇。傳說,費米喜歡每週跟一幫學生聚會,一般是讓一個學生提出某一方向的物理問題,然後費米就會找出自己在這方面的筆記——上面寫著這個問題的答案。一直到臨終之前,他仍然在試圖整理筆記本。

在這個高速發展的時代,我們可以便捷的獲取海量資訊,卻不具備處理信息的能力。這就好比手握寶藏,卻沒有打開寶藏的鑰匙。

我們應該如何對待這些信息呢?只有一個方法:做筆記。《麥肯錫筆記思考法》這本書告訴你:筆記是信息處理和思維提升的有效工具。

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這本書作者是大島祥譽,在麥肯錫公司從事新事業開拓戰略,公司戰略以及經營戰略的制定等諮詢項目。2002年獨立創業,從事高管培訓,組織變革諮詢,隊伍建構以及領導力開發等諮詢服務。

這本書講述了一種簡單,有效的"麥肯錫筆記思考法"。這種筆記方法核心在於"記筆記=解決問題"。我們一切的工作都是為了"解決問題",而解決問題關鍵在於"思考。"這本書要教給你如何將筆記作為"思考工具"和"解決問題的工具"。只要按照4個步驟記筆記,你就能理清思緒,解決一切難題。

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記筆記是為了梳理自己的思路,解決問題。那麼在記筆記時,你需要具備三種心態。

1. 一邊思考假設一邊做筆記

一切都從假設開始,這是解決問題的前提。所謂的假設是在解決問題的時候,針對"問題"提出"暫時的答案"。就像偵探劇在破案的時候,先假設兇手是這樣行兇殺人的,那麼這樣做的目的是什麼,接下來會做什麼。在假設的基礎上做推理,尋找線索。

但是,這個假設也不能隨意假設。大島祥譽認為"假設=暫時的答案"也是通過"只要這樣做,出於這樣的理由,就會得到這樣的結果"的理論分析建立起來的,而不是毫無依據,完全立不住腳的假設。

之所以要建立假設,是為了發現問題,找到最關鍵的課題。如果沒有建立假設直接收集信息,做分析,你就會陷入信息漩渦當中,永無止境的在收集信息,不知道要收集到什麼程度才能找到"真正的問題"。

比如:為什麼這個月A產品銷量不佳。如果沒有假設,直接找資料,你會發現要找的資料很多,可能是市場,可能是產品說明,可能是文案設計等等。這樣下去,問題還沒有解決,全時間都花在查資料上了。

相反,如果你根據目前的情況,找到可能性最高的假設來思考,然後在此基礎上驗證,找出最有可能的假設,你就能很容易能找到真正的問題。

還是上面例子,為什麼A產品銷量不佳?可能有三個原因:市場不景氣;A產品過時了;產品功能難以傳達給顧客。根據這三個原因再做分析,今年市場總體保持良好,其他競爭對手並沒有受到影響;A產品的同類競爭者也有3家,說明產品並沒有過時,那麼最有可能的假設就是"產品功能,顧客難以理解"。接著,你就要驗證這個假設是否合理,可以實地去分店考察,與客戶面對面交流驗證假設。

記筆記目的不是為了好看,而是用筆記定義真正問題,明確列出解決問題的概要,然後根據筆記上的內容解決問題。在記筆記的時候,一定要時刻保持假設意識,而不是埋頭做抄寫作業。

2.追求成果

我們之所以記筆記,是為了加深思考假設,整理思路,最後展現結果。用一個等式來講"記筆記=成果"。就像圖書館擁有很多藏書,若沒有書架,書籍就無法整理歸納,圖書管理員無法核對藏書情況,讀者無法找到想要借閱的書。

記筆記也是,你記筆記是為了展現成果,能夠在開會,讀書分享,做企劃方案的時候派上用場,能夠用清晰的思路展現給他人看。

所以你在記筆記的時候,要時刻保持"像第三者彙報"的意識。想想筆記上的內容,別人能看明白,聽得懂嗎?

3.用故事線思考

無論是電視劇還是電影,都要有一個完整的故事。首先登場人物之間發生的事件(起),然後每個人物帶來各種問題(承),通過解決這些問題,人與人之間的感情進一步加深(轉),登場人物開始新的旅程(合)。

一個好的故事必須要有起承轉合,記筆記也需要。因為記筆記的過程就是解決問題的過程,解決問題也需要故事線,有劇本。

還是拿上面A產品銷量不佳為例。你找到真正問題,建立假設,驗證假設是否正確,如果正確開始執行。這一個過程就能組成故事線。

(起)解決A產品銷量不佳的關鍵是產品功能,顧客無法理解

(承)通過對產品功能改進來提高銷量

(轉)驗證改良功能後,客戶的滿意情況

(合)將人員和預算重點分配到解析產品功能上。

大島祥譽認為:故事線思考,是指在看事物的時候不能只看一部分,而是在把握整體情況的基礎上分析事物所處的狀況,然後思考事物接下來將會發生怎樣的變化。用簡單粗暴的語言來講就是:筆記作為一個描寫解決問題故事的腳本。

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前面我們已經明白記筆記的目的是解決問題,那麼我們如何記筆記呢?《麥肯錫筆記思考法》提供4個步驟,分別為:

1.定義問題

用where,why,how方式找出真正的問題。

where(問題所在):問題的本質是什麼?

why(原因):每個問題對應的原因是什麼?

how(對策):每個問題可以採取什麼對策?

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很多人認為where,why,how這三個當中,最重要的是why和how。其實不是,最重要的是where,問題到底出在哪裡。如果你找不到核心問題,不管你找多少why和how都無法解決問題。

正如毛澤東爺爺說的一句話:什麼叫問題?問題就是事物的矛盾。哪裡有沒有解決的矛盾,哪裡就有問題。記筆記就是對信息的整理,找到矛盾之處,找到問題究竟出在何處。

2. 建立解決方案假設

用"空雨傘",把信息分為"事實","解釋","行動"三組。"空雨傘"是指:天空有烏雲(事實)——看起來要下雨(解釋)——應該要帶雨傘(行動)。在建立解決辦法假設的時候,使用空雨傘可以很容易建立最終行動。如圖所示:

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空雨傘關鍵在於:你要客觀地分清楚哪些是事實,哪些是解釋,哪些是行動。不能將三者混淆。就像拼圖一樣,明明這塊是森林,要拿綠色的拼圖塊,而你拿一塊紅色房子的拼圖塊混進去。

3. 驗證假設

為了驗證假設,需要現場調查。能否獲得有價值的線索在於事前準備。

去現場調查之前,先擬定問題列表,這樣做可以有針對性提問,也不會因為現場出現臨時狀況,漏掉重要的問題。就像訪談節目,主持人採訪嘉賓之前,肯定要先列出要問的問題,再做採訪。如圖所示作者驗證假說提問列表:

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那麼,如何有效驗證假設呢?在現場不斷的提出"為什麼"。

比如A產品銷量不佳,你提出了"有沒有與A商品相似且銷量很好的商品"的提問,如果回答是"B銷量很好",你就要接著問"這是為什麼?""顧客都怎麼購買B產品"。

不要滿足只提出一個問題,而是保持追問的態度,一步步加深驗證的深度。只有不斷地問"這是為什麼呢?",“怎麼辦”也就出來了。

4·對解決方案進行總結

定義問題,提出假設,驗證假設,最後要得出結論,用金字塔原理將你的筆記變成總結報告。金字塔原理就是把主張,理由,事實三個部分組合而成。如圖所示:

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一個好的總結報告,只有解決對策是不夠的,你必須要列出讓人信服的理由,客觀事實,告訴別人:這個解決方案是根據事實得出來。就像警察治壞人的罪,只說一句你是兇手,法律無法制裁,你需要提供證據,法官根據證據判刑。通過金字塔原理做總結方案,可以使你的提案更有邏輯和說服力,簡單易懂。

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萬維鋼老師說:”高級的知識體系需要一個人不斷地摸索總結,甚至直接為其內容做出貢獻,才能逐漸掌握。

如果你的全部知識技能都可以在網上搜索到,你憑什麼拿比農民工高好幾倍的工資?”

我覺得這段話說出了記筆記的意義。我們每個人都會上網,想要什麼信息都可以找到,憑什麼要給你高工資呢?拉開與農民工差距在於你能解決什麼問題。使用筆記將腦中的想法轉化成文字,寫在筆記本上,讓自己混沌的思考直觀化,思考問題的結構,建設假設並驗證,這樣不管面對什麼情況都能找到有效解決。正如大前研一所說:筆記術不是用來記下別人說的話,而是用來整理自己的思緒。


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