為了提高工作效率，很多商務人士喜歡使用垃圾郵件過濾器。調查表明，過濾器的效果驚人，會幫我們篩選掉很多欺詐，恐嚇或者其他垃圾郵件。但有時，它們也會出錯，誤將重要的商務郵件標記為垃圾郵件。
如果你是第一次給對方發郵件或者使用了一個新的郵箱時，這種情況發生的概率更大。這是有問題的，因為這類郵件可能包含免試申請，商務合作，甚至是會議洽談等，這樣的例子不甚枚舉。
我們之前也分享過很多關於如何回覆電子郵件的文章。但是如果你的郵件直接被轉入垃圾文件夾，那麼就別談回覆了。
因此，我們在確定郵件是否為垃圾郵件時，Boomerang公司研究了垃圾郵件過濾器的確切內容。他們發現有些詞語有規可循，有些則非常古怪，但這些都會被歸入垃圾文件夾。
調查表明，以下12種情況可能會無意中觸發垃圾郵件過濾器。
1、You are both excited！And have a question?
你們都很興奮！有問題嗎？
無論正文內容如何，主題行包含問號或者感嘆號都有極大可能觸發垃圾郵件過濾規則，所以最好不要加入太多的個人感情色彩。比如：
Did you get the proposal？Let me know！
你收到提案了嗎？快讓我知道！
2、You need an urgent reply or assistance(and ask for it).
您需要緊急回覆或幫助。
這個規則其實很不人性（被吐槽很多次），因為有時候是真的需要緊急回覆。
但我們的調查表明，一旦郵件中出現“urgent reply needed”這樣的字眼，就會被過濾器檢測到。諷刺的是，你的緊急郵件可能比不緊急的郵件更晚被看到。
3、You keep it more than 100%(in your subject line.)
主題行百分比超過100%。
在主題行中包含超過100%的百分比也會觸發垃圾郵件過濾器。
如果你花了幾個小時給客戶寫一封精彩的商務郵件，那麼不要在主題行寫“Let's put in 110% this quarter”這類文字，否則你可能永遠得不到回覆。
4、You like to communicate with images, gifts, or memes.
你喜歡用圖像，GIF或模因傳播進行交流。
GIPHY整合似乎無處不在，曾有人說有時候一張圖片可以勝過千言萬語。
但是，圖片太多文字卻少的電子郵件更有可能被標記為垃圾郵件。圖片與文本的比率越高，觸發垃圾郵件過濾器的可能性就越高。
5、You're too formal with your email openings.
你的郵件開頭過於正式。
當你的電子郵件包含“Dear Sir”時，它被標記為垃圾郵件的可能性就會增加。但在大多數情況下使用“Dear”是可以的，這樣區分：
Dear Sir Ian McKellen （觸發）
Dear Gandalf （可用）
6、You're too much of a bro with your email openings.
你的電子郵件空缺對你來說太過分了。
出於某些原因，一些垃圾郵件過濾器有特定的“規則”，有些是平臺自帶的，有些是客戶自己設置的。
比如在某些郵件過濾器中“Hey bro”就會被標記。但大多數電子郵件過濾器都不會這樣，所以還是希望能找到適合你自己和你客戶的。
7、You make imperfect edits to your HTML newsletter or email.
您對HTML簡報或電子郵件編輯不完全。
如果您使用HTML電子郵件模版，可能會不小心留下模版中的標籤或者忘記一些重要內容。
對於這種情況，好的地方是現在的大多數瀏覽器和電子郵件客戶端在渲染多餘內容或錯失HTML標籤方面都做的非常好。不好的方面是垃圾郵件過濾器很“苛刻”，有些格式錯誤的HTML郵件也會觸發垃圾標記。
8、You mark your email as having "High Importance" in Outlook.
您在Outlook中將郵件標記為“高重要性”。
您希望通過將電子郵件標記為高優先級，消息旁邊生成的紅色感嘆號，以此讓客戶更快的打開它。
但垃圾郵件的發送者同樣希望是這樣。因此這也極有可能損害你郵件的傳遞性。
9、You use a free webmail provider for your business email.
您使用免費的網絡郵件提供商為您的企業電子郵件。
大多數人在郵件來往時，都會使用來自gmail.com，yahoo.com或hotmail.com等免費電子郵件域的電子郵件。
作為一個長期使用Gmail的用戶，我幾乎不用擔心我的郵件發不出去，但是如果經常使用免費郵件撰寫推銷型郵件，那麼被觸發的可能性就很大。
10、You email people asking if they want or have something.
您通過郵件向客戶詢問他們是否想要或有什麼。
Do you want to discuss yeterday's meeting?
你想要聊一下昨天的會議內容嗎？
這看起來是一個相關性很強的主題。
Do you have tomorrow's agenda?
你有明天的議程嗎？
這個問題也很合理。
但不幸的是，很多垃圾郵件的主題都是以“Do you want”和“Do you have”開頭的，所以如果你也使用，那麼也會很容易出發垃圾郵件過濾器。
11、You're just trying to help (in your subject line).
你只是想幫忙。
I will help with the proposal!
我想幫你推進這個方案！
當你熱情地想為業務發展提供幫助時，或者你給朋友參考建議時寫“Hope this will help”，不好意思，這些都會被過濾掉。
因此無論你想表達什麼，請儘量避免在主題行寫“will help”。
12、You refer to your friend as "friend".
你把你的朋友稱為“朋友”。
這個垃圾郵件規則，甚至連美國白宮都曾經觸發過：用“Dear Friend”作為郵件開頭。
對於這種情況，系統的邏輯表明，如果你真的是在給朋友寫一封電子郵件，你完全可以寫他的名字或者暱稱，而不會用“親愛的”開頭。但這樣的寫法好多人在用，所以引起的異議很多。
Final Thoughts
There's a lot more to know if you want a reply.
提示：如果你想要回復，還有很多東西要知道。
在一天工作結束時，讓您的電子郵件顯示在客戶的收件箱中只是第一步。
因為我們每天仍然發現大量的郵件被視為垃圾郵件，不太可能得到回覆。所以請儘量避免。
（本文由焦點視界focusvision綜合編譯，謝絕轉載。）
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