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一、什麼是主管?
主管就是你的成功是基於別人,而不是你自己幹好具體的工作就是成功。在本文中,判斷是否是主管的標誌也非常簡單,那就是看你是否帶團隊。帶團隊就是主管,不帶團隊就不是主管。這跟你實際崗位上的職級沒有必然關係。有人掛著主管的頭銜,實際幹著專責的工作。也有人掛著專責的頭銜,實際幹著主管的工作,那恭喜你距離晉升不遠了。
維護干係人之間融洽的關係是主管的核心責任。主管有三大天職,構建信任、共享信息與指引方向。分解到具體工作任務有如下四方面:
1、左右溝通。針對工作推進過程需要協調的事宜,開展跨團隊、跨部門協調,與直接干係人溝通。
2、搭建橋樑,點燃希望。作為團隊與干係人的橋樑,確保你的團隊意識到我們工作的大局,即“big picture”。
3、當好團隊代表。在各種會議或論壇上代表你的團隊,傳達團隊的觀點,代表團隊進行決策。
4、上下、內外溝通。管理上游人員,也就是管理好你的領導,把領導當成完成任務的資源,而不是當神一樣的供著TA。管理好其他人員,包括客戶內外部干係人。
總之,一句話,主管就是帶團隊。接下來,我們看一下帶團隊的真諦。
二、帶團隊的真諦
下圖是幾年前為埃森哲的主管們培訓時總結的內容,翻箱子底,翻出來分享給大家。
帶團隊不是“打雞血”,不是揮大棒,不是給蘿蔔,這是一個科學與藝術平衡的藝術活。這個課程很難講好,為了講好這麼課,我很努力準備,學習西方管理技術,也學習東方管理藝術。在這裡分享一下群經之首,《易經》中關於情的部分,相信對各位理解團隊管理有所幫助。
《易經》倡導人本位,認為人居天地之中,應該善盡參與天地化育萬物的責任。正如乾卦所言“天行健,君子自強不息”。上天賜予人類高度的創造性,便是“人定勝天”的特殊權力。但是,以人為本,必須嚴格遵守自然規律對萬物的化育,只能“贊”不能“管”,只能“弘道”不能“改道”,只能“助長”不能拔苗。上天對人的侷限性,說起來便是一個“正”字,把它解釋為“貞於一”,合乎“止於一”的字形結構。
所以,人為萬物之靈,想要善盡參贊天地化育萬物的責任,必須以真情作為先決條件。“貞夫一者也”的“一”,其實就是純正的情,也就是我們常說的“憑良心”做事,良心即良知,就是德魯克所言“做人何為正確”,就是稻盛和夫的“最大程度激發人的善意”。人類能憑良心去深切關注宇宙萬物,自然能和諧共存而生生不息。
主管對團隊成員付出真情,必然會得以真情的回報,領導在與不在場,幹活的勁頭與效果是一樣的。記得西方史蒂芬有一個全人範式,按時代來劃分人的定位,有一定道理,但停留在表面,不如我們老祖宗總結的深厚久遠。
說到情與與理,很多人難以平衡。分享給大家一箇中正之道的公式:合情用理,合理用情,合情合理,理大情小。
授權非常重要,一個人的力量畢竟是有限的,要充分調動團隊成員的積極性、發揮其創造力,得到1+1>2的效果,就必須學會充分授權。
從外表看,授權是團隊協作完成組織的任務。但授權的深層含義,是植入公司的核心價值觀。像在埃森哲,授權也是傳承公司核心價值觀的一種方式。與授權有關的核心價值觀有3個:
第一,最佳人才。公司在人才及發展方面進行投資,鼓勵持續學習。公司創造機會,支持短期的人才培養,同時支持長期職業發展。
第二,創造客戶價值。在客戶面前展現埃森哲人才最好的一面。分享資深的全球經驗,為客戶創造可預見的成果。
第三,尊重個體。我們相信別人的能力和用意、設置清晰的期望值、對他們負責、授權做出決定,通過這些傳遞信任,這一切都是正確的。
通過以上分析,我們不難得出有效授權具有如下好處:
1、多線程平行工作,也就是很多工作可同時完成。你有效授權的越多,完成工作花費的時間就越少。
2、可激勵人們,充分調動人的主動性,帶來更多的創造性,帶來更多責任,總體來說,可實現高績效的業務運行。據調查表明,越早的對人進行激勵,越容易獲得統治權、提高自主權。
3、對個人來說,有效授權可幫助你排列任務優先級,還可幫助你進行工作與生活平衡。
4、眾所周知,一個人授權給他人,其他人就想為你工作。
5、為你自己也為他人創造機會。你能被放在項目的適當高度上,證明你的價值,是提高的絕好職業機會,正如為你自己創造成功,因此,在合適的時間你會晉升。
授權是一門學問,完全不是這樣簡單,有一些授權策略,在今後的文章中會分享。本文所分享的授權方法適用於木人職道文章《 》所說的一線經理,是一線經理的一個授權工具。當然,也是更高管理者輔導一線經理的一個輔導工具。
第一步,理解任務
首先明白任務是什麼?其次明白任務應該是什麼?最後,結果導向,面向解決問題梳理工作任務。
例如:一個朋友跟我交流,領導讓她牽頭建設集團的SSC(共享服務中心)。首先我們明白任務是什麼?任務最粗的輪廓是:未來的SSC=運營共享服務中心+財務共享服務中心+人資共享服務中心。如果你理解成把運營部、財務部、人資部整合到一起,那就麻煩了,你很有可能手伸的太長,幹了別人的活。對運營來說你不專業,對財務來說你不專業,對人資來說你也不專業,最後出力不討好。
那接下來就要思考,任務應該是什麼?這就要剝離業務含義,從哲學視角來審視這項任務。不難得出這樣的理解:作為運營、財務與人資三者共享的路由器,提煉出運營共享服務中心、財務共享服務中心、人資共享服務中心的共性部分,例如SLA,跳出來,制定標準、政策與規則,將運營、財務與人資三者拉通。進一步再問自己,拉通這三者的意義是什麼呢?此處的意思就是我一再強調的big picture。無非就是落實集團戰略,通過集中、共享,達到組織內各部門的協調一致。
理解到這份上,項目預期成效、關鍵任務、干係人、所需資源等必要的內容,水到渠成,自然就來到了。換句話說,就可以套用下面的公式了。你需要與被授權人之間溝通工作任務。因此,在授權之前,你需要確保理解如下7方面內容:
①工作任務需要產出的成果。
②截止時間。
③工作內容,尤其是適配商務戰略的結合點。
④通往成功的障礙。
⑤必要的資源。
⑥有效的工具。
⑦可能影響的人。
授權早期,尤其是員工第一次幹,需要較多時間完成任務。可給予必要的輔導,但一定要大膽走出授權的第一步,不要擔心員工幹砸了。一旦熟悉了,你完全相信員工能幹好,儘可能多的授權任務,甚至授權整個工作任務。
第二步,選擇正確的人
作為主管,當你用上面的方法充分理解了工作任務,接下來,就要考慮誰能幹好?
授權給兩類人:一類是期望得到更多挑戰的人;另一類是期望提高自己技能的人。
發現他們接受任務的動機。對那些充滿激情接受任務的人培訓,比沒有激情的人更容易一些。他們更能做好準備。
另外,可以考慮授權給那些可彌補缺失內容的人,他們能比你想的做的更快。
第三步,溝通任務
①花點時間溝通對這個任務的期望、必須的結果,以及前面你所收集的全部信息。
②傳達你傳遞的職責和權限。
③找出團隊成員有什麼好處。
④儘可能明確地確定截止日期,併為沿途的里程碑設定次級截止日期。確定如何同時監控進度。問什麼讓人會覺得最舒服。在離開會議之前,一定要安排好後續行動。
第四步,提供資源,掃除障礙
①確保接受任務的人有時間、有人、有技術等完成這項任務,使他們能夠完全掌握任務的成功。
②討論對一些任務重新分配或者重排優先級。
③確保其他人知道你已經授權給這個人,並且他們應該和他們一起工作。
④如果對方需要你的建議或指導,請告訴他們你是可以利用的資源(確保你的想法與這個承諾是一致的)。
⑤讓對方知道你對他們有信心。
第五步,確保理解到位
在會議結束前,要確保個人完全理解所期望的內容。要問“XXX,請與我分享你的理解,使這個任務成功需要什麼?”。而不是問“你明白嗎?”。澄清任何誤解,檢查他們是否有足夠的方向感和支持流程。
第六步,跟蹤與獎勵
給團隊成員決定過程的自由(可能與你選擇的不一樣,但問題是他們是否成功地實現了結果)。
讓他們繼續幹下去。不要老是問他們進展如何,這就是為什麼你同意前面的安排會的原因。
如果可能的話,在每次進展會議和公開場合獎勵當前的進展。
回到正軌。
經常給他們反饋。
當處理與客戶或同事的事情時,站在他們的一側。
如果他們需要,提供後續支持——讓他們知道他們不需要獨自作戰。但要記住救援和支持之間有區別。救援是針對突發危機情況或難以控制的結果,請領導幫忙。支持是過程中為了更快、更好的完成工作,領導提供的必要幫助,需要支持時並沒有產生不好的結果。
幫助團隊成員完成解決方案,而不是隻給建議,或者更糟糕的是把任務推回去。
①創建高效的團隊;
②激勵隊員;
③幫助排序與平衡任務;
④作為一個高效的授權者,建立你的聲譽。
⑤為你自己和別人創建職業機會。
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