封建時期，為了加強各州縣行政效率，許多地方開始推行“長官責任制”，說白了就是由各地區長官全權負責本部事務，使官僚主義機械運轉更為流暢，不過眾多瑣事集於一身，一個人不可能面面俱到，所以幕府機構應運而生，為人熟知的“師爺”也在此列。
隨著時間發展，幕僚制度發展日漸完善，形成了一個嚴密有效地小集體，共同處理政務，歷史記載：“王出宮，則幕人以帷與幕等送至停所，掌次則張之。”可見每當王候出巡，身邊的幕僚都會提前準備各種禮儀。
俗話說“無幕不成衙”，可見幕僚已經成了古代行政機構的重要組成人員，“師爺”則是常見的幕僚人群，換句話說，每一個地方政府組成大致如此，滿清時期全國上下總計上千個衙門，每一個行政長官身邊至少有三到五個的陪同人員，換算下來全國上下的“師爺”可達數萬人。
美國學者曾說道：“隨著官員職能的全面型發展，“幕僚”人數也隨之增多，調查顯示人數呈逐年上升態勢，清朝達到了鼎盛時期，師爺的職權也越來越大。”開始從幕後走到了臺前，受到老百姓的普遍關注。
史學家曾說過：“現今社會的治理方法，主要依靠幕僚、長隨等人，官員空有虛名而不幹實事”，事實表明這種說法非常正確，正是這些人的存在讓行政制度變得簡單而高效，然而他們並不是常規的編制人員，導致這些人參差不齊，貪汙腐敗現象嚴重。
其實早在春秋時期，就已經有了“幕僚”的出現，戰國時期各國都有知名的王侯，身邊聚集了一大批能人異士，平時由王侯供養，等到用人時所有門客都會竭盡辦法出錢出力，這種門客之風逐漸形成了一種常規行業，看似門檻較低，卻不是所有人想當就能當的，要想成為一個合格的幕僚，必須有真才實學，得到主人認可才行。
師爺類似於今天的秘書，兼具智囊角色，眾所周知，衙門是審理案件的主要處所，不僅需要收繳地方稅收，還要審理民事訴訟案件，一些常規的職務往來更是分內之事，似乎師爺要比行政長官更費心。
古代做官也追求廉政策略，師爺們成了接受篩查的第一線，有時候還要替長官扛雷，平時要接受法律知識學習和各種行政手段，並不像表面上那樣輕鬆。
“幕僚”制度不斷完善，鼎盛時期幕僚自主行使地方權力，完全脫離了“長官”管轄，不過朝廷卻不會給他們發放俸祿，工資皆由行政長官自行解決，因此請“幕僚”的時候，地方行政長官都會仔細考察，避免選到一些無用之人。
官場裡面的門道有很多，新官上任之前多數會請教前輩們如何選拔賓客，聘請賓客的程序十分繁瑣，會寫一封“關書”，上面詳細寫著受聘任的姓名及職位，每個月的俸祿有多少，相當於現代使用的聘書，無論從形式還是意義上都讓幕僚成員感受到自己的重要性，幹起活來更加賣力。
任何一種制度都存在不完美的地方，“幕僚”選拔制度讓許多沒有考上功名又渴望行使權力的人看到了途徑，許多官員到任地方的時候，財政十分緊缺，還要給上級和同僚們送上“薄禮”，自然不能剛上任就剋扣百姓，因此就有一些有錢的幕僚送上門來，一度讓雙方身份互換，幕僚竟然成了債主，無法想象，幕僚也有許多分工，其中主管刑罰的職位最吃香，除了要處理各種刑事案件之外，也要管轄治安問題。
從一些影視資料中可以發現，官員審理案件的時候，總會有師爺陪同，提審、訴訟、判決、複議各種環節都要師爺參與，可見師爺的職能越多，需要的知識就越多，師爺需要尋訪家屬找證據，因為各種原因會出現顛倒黑白的事情，為了避免出現冤假錯案，師爺們們需要格外仔細分析案情。
由於技術限制，提取證物十分困難，更加考驗師爺們的工作能力，根據刑法規定，一旦罪犯被判處徒刑以及更嚴重的刑罰，需要一層層上報得到批示之後才能定罪，許多地方官對此並不瞭解，這些事情又落到了師爺頭上。
清朝末年，傳統幕僚體質不再適合社會發展，洋務運動興起以後，開始改革幕僚體制，裁撤師爺，轉而成立專門負責刑罰的文案，一經提出各個州縣紛紛效仿，科舉制的衰落也成了摧毀師爺集團的重要原因，師爺不屬於朝廷編制的問題被放大，逐漸被歷史淘汰，曾經行使官員權力的集團不復存在。
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