在本律師以往辦理的案件中經常會遇到有些當事人雖然訴訟請求很合理，但由於沒有向法庭提供相關證據或提供證據有瑕疵，導致法庭無法採信其主張而敗訴。特別是往來函件證據最容易被忽視或出現瑕疵，比如事關訴訟時效的催告函，如果準備充分，固定及收集證據很到位，那就很容易解決訴訟時效問題，反之，如果沒有重視，沒有很好的固定收集相關函件證據，那就很可能因超過訴訟時效而敗訴。所以，往來函件證據的固定及收集工作非常重要，那麼如果做好往來函件證據的郵寄、固定及收集工作呢，我認為應注意做好以下事項：
1、對方發生合同違約後，如需向對方索賠或解除合同，要及時向對方發出書面文件，如果合同有約定，或法律有訴訟時效或除斥期間的期限規定的，一定要在期限內發出 ，以免錯過相關時效。
2、函件的內容要明確具體，要將對方的違約事實、合同依據、法律依據及主要訴求等羅列清楚。
3、函件郵寄操作上的特別要求：
（1）發出的函件必須是蓋章後的有效函件，不能是不蓋章的打印件、或蓋章後的複印件。
（2）發出的函件必須保留複印件，留底備查。
（3）採取郵寄方式，郵寄地址必須是合同約定的送達地址或確認對方能夠收到的地址，還有為了保障證據的有效性，最好通過郵政的EMS郵寄。
（4）郵寄相關籤核必須完整，特別是寄件人、快遞員收件簽名等信息。
（5）特別需要提醒的是，郵件備註欄應填寫函件的名稱，比如關於xx的催告函、關於xx的解除合同通知書，這樣寫明的目的是在法院舉證時證明郵寄的內容是什麼？如果沒有寫明，而對方又不承認收到該內容函件，那你這份函件證據就廢掉了，那就麻煩了。
（6）郵寄後要及時跟蹤，採取網絡方式查詢送達結果並打印送達記錄留存。
（7）資料收集、保管要及時、完整；特別是寄出函件複印件、信息完整的郵寄單原件、網絡查詢結果的打印件（部分快遞公司過一定時效無法查詢打印）。
做到以上幾點並不難，關鍵是要細心、有心！
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