在本律师以往办理的案件中经常会遇到有些当事人虽然诉讼请求很合理，但由于没有向法庭提供相关证据或提供证据有瑕疵，导致法庭无法采信其主张而败诉。特别是往来函件证据最容易被忽视或出现瑕疵，比如事关诉讼时效的催告函，如果准备充分，固定及收集证据很到位，那就很容易解决诉讼时效问题，反之，如果没有重视，没有很好的固定收集相关函件证据，那就很可能因超过诉讼时效而败诉。所以，往来函件证据的固定及收集工作非常重要，那么如果做好往来函件证据的邮寄、固定及收集工作呢，我认为应注意做好以下事项：
1、对方发生合同违约后，如需向对方索赔或解除合同，要及时向对方发出书面文件，如果合同有约定，或法律有诉讼时效或除斥期间的期限规定的，一定要在期限内发出 ，以免错过相关时效。
2、函件的内容要明确具体，要将对方的违约事实、合同依据、法律依据及主要诉求等罗列清楚。
3、函件邮寄操作上的特别要求：
（1）发出的函件必须是盖章后的有效函件，不能是不盖章的打印件、或盖章后的复印件。
（2）发出的函件必须保留复印件，留底备查。
（3）采取邮寄方式，邮寄地址必须是合同约定的送达地址或确认对方能够收到的地址，还有为了保障证据的有效性，最好通过邮政的EMS邮寄。
（4）邮寄相关签核必须完整，特别是寄件人、快递员收件签名等信息。
（5）特别需要提醒的是，邮件备注栏应填写函件的名称，比如关于xx的催告函、关于xx的解除合同通知书，这样写明的目的是在法院举证时证明邮寄的内容是什么？如果没有写明，而对方又不承认收到该内容函件，那你这份函件证据就废掉了，那就麻烦了。
（6）邮寄后要及时跟踪，采取网络方式查询送达结果并打印送达记录留存。
（7）资料收集、保管要及时、完整；特别是寄出函件复印件、信息完整的邮寄单原件、网络查询结果的打印件（部分快递公司过一定时效无法查询打印）。
做到以上几点并不难，关键是要细心、有心！
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