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本文為中國友誼出版社書籍《高效15法則》讀書筆記。

上一篇文章我們說到要想提升效率、管理時間，最重要的不是某個技巧，而是需要轉變心態的6個原則，管理時間的理論知識我們掌握了之後，現在我們來談談具體該如何做？

二、快速提升效率的 6 大技巧

技巧1：用日程表取代任務清單

任務清單應該是大多數人最常用的時間管理方法了，在我們看來它可以幫助自己梳理一天的工作內容，做到心中有數，提高工作效率。但事實真是這樣嗎？在本書中，作者告訴我們：不要再做任務清單了！

為什麼這麼說？原因在於任務清單存在著 3 個問題：

1. 它不能將任務進行區分，無論是需要幾個小時的還是隻需要花幾分鐘的；

2. 任務清單很容易會讓你去做“緊急”的事，而不是重要的事；

3. 任務清單會造成很多不必要的壓力。我們帶著列滿待辦事項的清單是為了提醒自己，但這種不斷的提醒會告訴我們還有很多事情需要去處理，這無疑會使我們感到喘不過氣來。

頂級成功人士沒有任務清單，但他們會有一個井井有條的日曆。如果你真想完成一件事，你會為它安排出時間來。而研究表明，將你的任務安排在日曆表上這一簡單的行為會解放你的大腦、減輕壓力，同時增強認知表現。

那麼，如果你要用日程表來替代任務清單，應該怎麼做呢？

1. 安排一大塊的時間處理對你來說重要的事，這就是所謂的“封閉時間”或“封盒時間”；

2. 重要的事情應該儘量安排在一天的早些時候；

3. 不要廢除你的目標，如果有必要的話，對它們進行重新安排；

4. 像對待你和醫生的約定一樣對待你的“封閉時間表”，最好的習慣是自動拒絕那些不在規劃內的請求。

技巧2：隨時隨地記筆記

在本書中，這個技巧被稱為“維珍效率法”，因為身家48億美元的維珍集團創始人理查德·布蘭森是這一方法的忠實踐行者。在被問及對他來說什麼是最重要的物品時，他回答說：

“聽起來也許很可笑，但我總會在揹包裡放一本小小的筆記本。我旅行時，首先想到帶在身邊的是這本筆記本，沒有這一頁頁紙，我絕不可能將維珍集團擴建到如今的規模。”

無獨有偶，億萬富翁、希臘船舶巨頭亞里士多德·奧納西斯在他的“價值百萬的一課”中也提到：

“隨身帶一本筆記本，把突然閃現的想法、對新見的一些人的瞭解以及有趣的事情都寫下來。如果你不寫下來，那麼你就會忘記。這是你在商學院裡學不到的、價值百萬的一課。”

那麼如何做筆記？這裡要特別提示的一點是：用手記筆記，而不是用筆記本電腦。使用紙質的筆記本比使用筆記本電腦、平板或智能手機記錄更好。

心理學研究表明，使用筆記本做記錄比使用電腦的人在實驗中的測試分數更高，因為手記筆記需要聽力、認知過程和回憶等一系列過程的共同參與。

而用筆記本電腦記筆記的人傾向於機械化地將聽到的詞記下來，沒有經過自己的處理。

技巧3：如何節省開會時間

作為一名管理者，會議很大程度上佔據了你許多的工作時間。根據Clarizan公司在2015年做的一項調查顯示，35%受調查的人表示他們參加的會議是浪費時間。

那麼，怎樣才可以最大程度上縮減會議時間？我們來看下谷歌、蘋果、維珍都是怎麼做的。

（1）進行倒計時

谷歌風投合夥人傑克･納普提倡在會議期間使用一個機械鐘進行倒計時。瑪麗莎･梅耶爾在谷歌任職期間的開會時，也會在牆上投影出一個巨大的倒計時器。

心理學研究表明：坐著開的會議和站著開的會議相比，時間長34%，但並沒有做出更好的決策。

維珍集團創始人理查德·布蘭森提到：“我最喜歡的一個方法就是讓大部分會議都站著開。如果有機會，我喜歡更進一步，也就是散著步開會。”

（3）實行每日碰頭小會

領導層的前進速度決定了企業的發展速度，每日的碰頭小會就是你和團隊成員快速碰頭的會議，每天同一時間，不超過15分鐘。每日的碰頭小會一旦確立，會減少許多時間較長的一次性會議和電話、郵件等。

技巧4：設置主題日

推特聯合創始人傑克·多西，同時也是square公司首席執行官，曾經每天需要工作16個小時，這對於常人來說絕對是難以想象的，那麼他又是如何提高自己工作效率的呢？答案就是設置主題日。

週一，專注於管理和運營；

週二，主要關注產品；

週三，關注市場營銷、溝通交流和發展；

週四，關注開發商和合作夥伴；

週五，關注企業的公司文化及人員招聘；

週六，休息，去遠足；

週日，自我反省，處理反饋，制定策略，為新一週的工作做準備。

每天都有主題讓我們更容易安排計劃，集中注意力跟進當天主題工作進程。當你遇到被其他事情打斷的情況，你就可以快速處理這些干擾，把注意力重新切換回原來的主題上。

而在如何確定每日主題方面，著名企業家培訓師丹·沙利文建議我們每週確定三種不同類型的主題：

1. 專注日：關注最重要的活動，特別是創收活動，盡力做到最好；

2. 緩衝日：協調和溝通，及時回覆郵件、電話、舉行內部活動，分配任務，完成培訓和教育活動；

3. 自由日：不安排工作，留出時間度假、放鬆或做慈善，這是恢復精力的一段時間。

所以，你現在需要做的是把一週中的每一天都確定循環主題，並把工作安排進去。

技巧5：改變清晨，改變人生

剛剛提到過，善用早晨，事半功倍。

著名國學大師南懷瑾先生曾經說過：“能控制早晨的人，方可控制人生。一個人如果連早起都做不到，你還指望他這一天能做些什麼呢?”

· 蘋果CEO蒂姆-庫克每天早上4：30就開始發送郵件，然後會去健身房鍛鍊一段時間再正式開始工作；

· 星巴克首席執行官霍華德·舒爾茨新的一天是以鍛鍊開始的，通常是和妻子一起騎自行車，並在上午六點前到達辦公室；

· 富士康創始人郭臺銘

· 李嘉誠早上 5點59分起床，隨後讀新聞，打一個半小時高爾夫，然後，去辦公室開始工作。

取得輝煌成就的人士都會把早晨的時間安排得高效且充滿活力，並且堅持下去。

雖然成功人士在早晨的習慣不會一模一樣，但神奇的是你可以很容易地發現具體做法中的共性：大部分人都習慣在早上6點甚至更早的時間起床；通過飲用大量的水來補充身體水分；此外還有運動、冥想、記日誌或者晨讀。

知名演講家、作家哈爾·埃爾羅德通過自己的研究和經驗，發明出了一套叫“人生S.A.V.E.R.S”的系統：

· S 代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈禱）；

· A 代表肯定Affirmation（目標、優先事項）；

· V 代表形象化Visualization（把目標或理想傷害清楚呈現在心裡）；

· E 代表運動Exercise；

· R 代表閱讀Reading（自我提升）；

· S 代表書寫Scribing（日誌）。

埃爾羅德充分說明了無論你已經取得多麼大的成功，善用早起的第一分鐘都能讓你更上一層樓。

技巧6：精力管理

如果我告訴你時間管理的終極秘訣跟時間一點關係都沒有，你會做何感想？然而事實上這就是真相，時間管理的本質是精力管理。

精力和注意力決定生產率，而不是時間。

你無法“控制”時間，無論你做什麼，明天和今天一樣都只有24個小時。我們所謂的“時間管理”實際上指的是在更少的時間內辦更多的事，而實現這一點真正的秘訣是將你的精力最大化。

你有沒有過讀書永遠讀那一段，無法往下讀的經歷？有沒有在做重要研究時思緒遊離到別處的經歷？有沒有過在頭腦風暴時想不出任何好點子？

如果你大部分回答是“有”，那麼你就可以親身體會到我們身體的精神和能量不是持續不變的，精力可以直接影響到我們的生活。

那麼，如何獲得更多的精力？答案非常簡單：注意休息、保持健康。

Draugiem集團通過軟件跟蹤捕捉員工工作時間和工作量發現，相比其他員工，工作量排名前十的員工並沒有延長工作時間，相反，他們休息得更多。高工作產出的員工平均每52分鐘就休息17分鐘。

研究表明，高效能人士在同樣時間取得10倍生產率的最重要秘訣主要包括：

1. 保證充足的睡眠；

2. 食用可補充精力的食品並堅持鍛鍊；

3. 堅持在早晨舉行一個儀式——如冥想、記日誌、補水、練瑜伽——來為一天的精力以及清晰敏捷的思維打下基礎；

4. 把工作與休息穿插進行，以保持最佳狀態。

三、E-3C時間管理系統

本書為我們介紹了15條提高生產率的秘訣，除了前面已經介紹的12條之外，還包括如何告別拖延症、怎樣使用“321-0”法來掌控你的郵箱以及“凡事只做一次”心態等等。

當然，沒有一個系統可以適用於所有人，你不必為了提高生產率而把15個秘訣全部融合進來，最重要的是我們在瞭解成功人士的習慣後要結合自身情況，讓他們的習慣通過合適的方式幫助到自己。

為了能夠幫助大家立即行動起來，把這所有的研究簡化成一套簡單的系統，即E-3C時間管理系統。

其中E代表Energy（精力），三個C分別代表了Capture（捕捉）、Calender（日曆）和Concentrate（專注）。

最後，引用本書的一句話作為結尾：

要有思想。要有目標地活著。記住，一天只有1440分鐘。

以下附上“扎克伯格的時間管理”PPT源文件，希望對您有所幫助！

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