大家都以為項目管理是一個繁瑣的過程，但是如果您採取一些基本的項目管理步驟，則可以按正確的順序和正確的時間完成所有任務。但是記住，根據一系列準則和質量標準，必須經歷一系列邏輯階段才能完成一個項目。
項目管理的四個基本階段
- 項目啟動階段 –致力於找出客戶的確切要求並分析是否具有完成項目所需的必要資源；
- 項目計劃階段 –項目開發生命週期中需要制定的確切詳細步驟的最佳時間；
- 項目執行和監視階段 –最重要的階段，在此階段中，需要準備可交付成果並控制項目的發展；
- 項目結束階段 –關閉所有合同，並討論過去發生的問題，為將來的項目做準備。
1.項目啟動階段
初始階段是您需要確定客戶的目標和要求，確定項目對公司發展的重要性以及是否具有成功完成項目所需的資源時。
這是在進入下一個生命週期之前必須按順序執行的兩個簡單項目管理步驟的清單：
- 客戶要求的全面清單
- 包含項目所有詳細信息的標準文檔
2.項目計劃階段
確定了項目的目標和要求後，需要開始制定確切的行動計劃，計劃必須認真制定，這樣才能保證您的團隊才能毫無困難地完成工作。有關主要策略的任何錯誤和混亂都可能減慢項目的開發速度。
一個項目管理計劃基本上是可以引導團隊朝著實現您的總體目標，同時為他們準備他們可能面臨的風險和障礙手冊。為了將此階段與上一個階段區分開來，您必須將啟動階段視為僅基於初始信息進行假設的階段，而項目計劃階段則是將所有內容實際記錄並做出確定的決定。
採取的步驟：
1. 創建一個總體計劃。定義如何執行項目計劃流程以及如何測量和控制每個任務的結果。
準備回答您團隊的問題並解決他們可能存在的擔憂。您必須積極傾聽所有員工的想法，並將他們的知識整合到項目開發中，這是至關重要的。因此，向前邁出一步，讓您的團隊為您的項目計劃做出貢獻。
此外，您可以為公司的發展和未來項目設定一些與項目收益相關的目標。
2. 任命項目的主要團隊並分配關鍵角色和職責。尋找有能力完成每項任務的人員。最好組成一個由不同領域的專家組成的核心團隊。
如果您的團隊缺少關鍵人物，您總是可以尋找能夠滿足您項目需求的專家。確保他/她在團隊中表現良好，因為對於您的成員而言，有效溝通和平衡技能至關重要。或者，您也可以培訓現有成員以執行某個項目所需的任務。
3. 制定溝通計劃。選擇一種或多種預定義的方法，您的團隊將通過這些方法彼此以及與您的客戶或贊助者進行交流。
有效的溝通對於確保您不必修復任何錯誤或錯誤以及項目的最終版本將是成功的關鍵。嘗試更多地瞭解客戶每天將需要什麼樣的信息，如何向他們提供這些信息以及他們的質量標準。
4. 仔細研究風險。根據研究，您可以與團隊討論如何管理可能會延遲項目的每種風險或障礙。您可以求助於經驗豐富的員工，以獲取更多規避風險的建議和技巧。從虛構的場景開始，找出預防風險和修復風險的方法。發現您可以控制的東西以及最好避免的事情。
5. 創建一個資源計劃。確定完成每個任務所需的工具和其他資源的數量。考慮使用項目管理軟件，甘特圖，圖形，看板，里程碑圖表，照片編輯軟件，甚至使用工具來跟蹤諸如薪水或休假之類的人力資源職責。
現在有許多可用資源，因此即使您的預算有限，您也始終可以找到便宜或免費的工具版本。但是，您還應該考慮希望這些工具和解決方案為您帶來的質量。考慮使用軟件替換您在團隊中缺少的角色。
6. 制定時間表以估計完成每個活動和整個項目所需的時間。準備您的日曆，以使所有想法都按計劃進行，並根據已定義的計劃進行適當管理。這樣，將不會跳過任何步驟。這一點特別重要，因為一項任務通常取決於另一項任務，而延遲一項任務可能會推遲整個項目。切實考慮，以滿足客戶的要求，並保持健康的工作環境，而無需付出不必要的努力或為員工提供下班時間。
使用甘特圖進行計劃或使用其他適合您項目需求的時間跟蹤軟件。在停止計劃的最終版本之前，請與您的團隊聯繫，以找出每個成員完成任務所需的時間。
7. 客戶批准。儘管有時客戶的批准可能會在計劃階段之前進行，但最好是在向客戶提出清晰，詳細的計劃後，項目才能獲得批准。展示項目計劃的方法取決於您，但是請記住使它儘可能容易理解。詳細的計劃將使您免於承擔任何風險，並且，如果您發現缺少適當的項目必不可少的部分，則可以隨時要求更多的資源，更多的時間或更高的預算來滿足您的要求。客戶的確切需求。
3.項目執行和監測階段
這是整個項目管理生命週期的主要也是最重要的階段。這是該項目的真正開始。在計劃階段，您可以查看此步驟，因為它取決於您在項目開發的那部分中選擇要做的事情。
在項目執行階段，您和您的團隊將在先前的項目管理步驟中對您計劃和評估的所有方面進行工作。在此階段中，您需要集中精力，避免在正確的項目開發週期中犯錯誤。這也稱為項目實施階段，因為您開始實施之前做出的決策。
此階段的主要目標是準備可交付成果，激勵您的團隊及時完成分配的活動，以完成最終項目交付，並控制項目進度的各個方面。
採取的步驟：
1. 產品設計與開發。始終最好相應地遵循項目管理計劃；但是，如果這不可能，那麼您可以選擇遵循原始計劃的變體，只要它們能夠滿足必要的目的和目標即可。
請專心管理您的通訊，以使創建過程更加清晰和高效。您可以通過反饋在整個項目管理生命週期中重新調整首選的溝通方式。不要害怕將現有方法替換為更有效的方法。
您可以不時地要求您的客戶批准之前的任務，以便您的團隊能夠繼續進行其他任務。如果您需要更改或更新項目或產品功能的某些點，請不要擔心。只要您實現自己的主要目標，變更就可以接受。不要忘記考慮任何細微變化都會對最終產品產生的影響。
確保始終根據以下簡單流程創建和提交產品：
2. 監視和控制整個過程。使用您同意的溝通方式，定期向您的團隊和客戶發送詳細的狀態報告。任務的進度及其結果應根據預設的業務策略和標準進行衡量和控制。
您可以指定團隊中的特定人員來監視所有流程的演變，但是最好讓每個成員分析並檢查他們自己的工作，然後再將其聲明為最終版本。
該步驟有時被視為項目管理的一個獨立部分，但實際上它是與執行並行進行的，因此它是項目實施階段必不可少的部分。
使用目標和關鍵績效指標來評分和改善工作流程。您可以隨時進行任何調整，並及時開始下一個任務。查找並解決由您事先確定的風險引起的任何問題。
4.項目結束階段
也稱為完成階段，此階段的重點是最終結果。您的主要工作應朝著在與客戶建立的定性要求內按時，按預算交付最終產品的目標進行。
僅在產品交付給客戶並且客戶接受它作為最終版本之後，項目才能完成。
在項目完成之前，您需要檢查3個主要步驟：
- 回顧會議
- 項目總評
- 終止所有合同
採取的步驟：
1. 回顧會議。只有在您的計劃的每個方面都得到客戶處理並接受之後，項目才準備好結束。通過溝通使每個人都知道項目的成功結束，甚至為將來的合作做準備。
2. 項目審查。您還可以準備所有必須執行的項目管理步驟的清單，並再次確保您沒有錯過任何事項。不要急於執行此步驟，因為匆忙的修訂任務經常會在開發生命週期的最後損壞整個產品。
3. 終止所有合同，包括與資源供應商的合同。這將確保您在項目完成後不再收到不必要的耗材。現有許可證仍可用於將來的操作。
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