1月29日上午，株洲市信訪局召開局黨組（擴大）會議，研究部署防控新型冠狀病毒肺炎疫情有關工作。市政府副秘書長、市信訪局黨組書記、局長張展主持會議，黨組成員及科室負責人參加。
會上傳達學習了1月26日全省新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作電視電話會議精神、省信訪局《關於建立湖南省新型冠狀病毒感染疫情防控熱線電話的通知》精神以及1月27日市委常委會議精神，並對做好市新型冠狀病毒感染疫情防控熱線電話工作進行研究部署。
會議要求各級信訪部門要提高政治站位，迅速響應，以實際行動全力以赴做好疫情防控工作。會議決定成立市信訪局新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作領導小組，由局黨組書記、局長張展任組長，其他黨組成員任副組長，各科室負責人為成員。
會議要求認真做好市新型冠狀病毒感染疫情防控熱線電話工作，全局人員要自覺踐行全心全意為人民服務的宗旨，自覺增強大局意識、服務意識和形象意識，在接到群眾的諮詢、投訴及建議後，及時準確記錄問題線索，第一時間轉交責任單位核實處理，積極主動消除群眾的疑慮、化解群眾的恐慌心理，切實做好跟蹤督辦，確保群眾反映的問題能夠得到高效受理、處置，確保不留盲區、不留死角，全力以赴保障人民群眾健康安全。
會議明確，嚴格按照三級值班備勤制度做好值班工作，所有市局班子成員取消休假，其餘值班人員做好市新型冠狀病毒感染疫情防控熱線電話工作和局機關值班工作，每日非值班人員保持24小時通訊暢通，隨時服從調度安排。
會議明確，疫情防控期間，市信訪局和市直機關群眾來訪接待場所暫時關閉，停止接待群眾來訪，恢復接待時間視疫情形勢變化另行通知。全市各級信訪部門和信訪工作機構要積極倡導群眾通過網上投訴和寫信等方式反映訴求，認真負責辦理好群眾網上投訴和來信反映事項，依法及時就地解決群眾合理訴求，切實維護群眾合法權益。
會議要求營造打贏疫情防控狙擊戰良好社會氛圍，做好機關內部防疫和後勤保障工作，確保正月機關上班後工作井然有序，平穩安全。
會後，市信訪局在株幹部10餘人全部到崗，分3組輪班到市衛健委24小時不間斷接聽熱線電話。1月29日，共接聽41個，轉交相關部門處理24件，由專業人員當場答覆17 件。
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