晚一點上班並不意味著不開始工作，而是在家遠程辦公。在家，是幫助疫情平復，辦公，是幫助經濟復甦。非常時期，這兩件事都特別重要。 ——著名財經作家，潤米諮詢創始人 劉潤
01
我，選擇在疫情過後主動遠程辦公，但結果卻一團糟糕
張總是一家小型公司的負責人，新型肺炎疫情過後，他建議員工們先在家遠程辦公，大年初七正式上班，但試了兩天，辦公效率卻不盡如人意。
大年初七早上，張總8:30準時上班，在微信群裡給大家發了開工利是的紅包，可沒有幾個人領，快10點了，大家陸陸續續點開了紅包，一會兒人又都不見了。
下午，張總想開個會佈置下工作，好幾個人不在線，等了半天才湊齊人，好不容易在線安排完工作，協作又遇到了麻煩：以前大家在一個開放辦公室裡，有事喊一嗓子，就有人解決了，現在芝麻大的事情還要在線上溝通，太麻煩了。
第二天，有員工提交了策劃方案，可張總一看，根本不是他想要的，開會時明明都提過要求了，“為何以前簡單交代就能理解我的員工，現在突然無法心領神會了呢？”這讓張總對遠程辦公幾乎要失去信心，感覺一切都不在自己的掌控範圍內。
而員工對在家遠程辦公也頗不滿意：在家總想休息，提不起精神；白天總是在開會、溝通，沒時間處理重要工作，各種瑣事沒完沒了，微信群經常是幾百條信息，雖然大多數和自己無關，但不看又怕錯過重要信息。遠程辦公比面對面辦公累多了。
遠程辦公真的那麼難嗎？今天我們就來討論下，在疫情期間，大家普遍需要面對的遠程辦公問題：【如何在極短時間內，快速適應遠程辦公的節奏，並且提高遠程居家辦公的效率？】
02
什麼才是真正的“遠程辦公”？遠程辦公的痛點是什麼？
什麼是遠程辦公？
遠程辦公，分“遠程”和“辦公”兩部分，是指通過現代互聯網技術，實現非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。
很多人會把遠程辦公理解為“微信群”、“釘釘”、Teambition等遠程協作的辦公軟件，其實這是一種狹窄的認識，遠程辦公並非通過熟練掌握幾個線上操作的軟件就能完全解決工作質量和效率的問題。
真正的遠程辦公會涉及諸多問題：
如何提高個體的自我效能，加強自我管理？
如何高效溝通？
如何考核員工工作結果？
管理者如何激發員工？
……
我的一位在國外工作的程序員朋友說，在美國，遠程辦公是常態，一個團隊裡每天都會有人不在公司，而是在家工作。這樣，很多人可以兼顧家庭和工作，企業也可以降低一部分成本。
而一項針對美國企業員工的調查中發現，2016年美國在家辦公人員中，大約91%在家辦公人員認為其比在辦公室辦公更有效率。
讓我們來看看，遠程辦公真正的難點是什麼？
① 公私界限不清導致的閒散，干擾因素多，導致效率低下，從而會導致上下級之間的不信任
② 溝通難度加大，會加重信息傳遞的衰減、誤解，引起更多的“職場甩鍋”
③ 組織協調、目標管理難度加大，難於遠程激勵員工
這也是為什麼很多企業無法做到真正“遠程工作”的原因，如何解決這些問題呢？以下，我從“點”、“線”、“面”三個方面進行研討：
1、“點”——每個員工都是遠程工作中的一個節點：如何通過“儀式感”提升個人的工作效能？
2、“線”——員工之間的溝通就是遠程工作的一條條線：如何提高遠程工作中的溝通效率？
3、“面”——企業和組織在遠程工作中的管理和協調能力就是一個平面：如何重新統一各個團隊的目標，充分激勵員工？
04
如何在短時間內，快速適應居家辦公，大幅提高遠程辦公的工作效率？
通過創造“儀式感”，讓自己快速投入到“工作狀態”，大幅提高工作效率
什麼是儀式感？
儀式感是一種通過執行一系列儀式，迅速聚攏思想精力的方式。
簡單來說，儀式感就是要開啟一種強烈的自我暗示，是一種精神的禮儀。比如春節就是一種儀式，它標誌著新的一年即將到來。
儀式感是一個分界線，提醒自己，我們即將進入到另外一種狀態中。儀式感也能夠幫助我們在居家工作時把工作和生活明確的區分開。
為什麼儀式感有這種神奇效果？
人是習慣性動物。弗洛伊德認為，人的行為風格就像海面上的冰山一樣，露出來的僅僅只是一部分，5%，是有意識的層面；剩下的95%，是處於下意識的反應。
當我們的意識開始指向某處時，潛意識便不受控制。建立“儀式”，就是用刻意練習的方法統合95%的思想資源，讓自己進入狀態。
有哪些好用的儀式感可以幫助我們在居家辦公的時候大幅提升工作效率呢？
1、創造時間儀式感：番茄鍾工作法，清晰的區隔工作時間和休息時間
在家辦公的另一個挑戰就是我們常工作著，突然想要休息一會兒，就在沙發上躺了一小會兒，結果打開手機刷會抖音看會電視，休息一下就是很長的時間，無法保持持續的專注。
這就要求我們清晰地區分工作和休息時間。建議大家使用番茄中工作法工作，以25分鐘為一個單位，這25分鐘裡面手機調成靜音，什麼都不能碰，告訴自己在這個時間裡面只能做規定的工作。
等25分鐘結束可以休息5分鐘，上個廁所喝杯水。伸個懶腰，這都可以。在這5分鐘之後再進入下一個番茄中。
中午建議大家午休一下，等下班後我們可以離開書房，這樣的話就相當於告訴自己“我下班了”，進入到休息的狀態中。
2、創造地點設計儀式感：開闢專門的工作場所，搭建工作“隔離區”
心理學專家陳海賢老師《在了不起的我》這本書當中提到過“環境場”的原理。
環境場是指包含了大量行為線索和情感記憶的環境，這些行為線索和情感記憶會刺激你做出特定的行為。
為什麼在辦公室的環境下，我們的工作效率更高？
就是因為辦公室是一個聚合了更多關於工作行為和記憶的環境場。一進入辦公室，我們就會想到要接收郵件、開會、約見客戶等。在家裡，我們會自動切換到休閒娛樂的“生活模式”。
所以這就需要我們在家辦公的時候，也為自己開闢出一個可供工作的環境場，比如書房、書桌等。
為了強化這種記憶，我們也要人為地把家裡分為工作區和休息區，我們只在工作區裡面專心工作，在休息區裡面好好休息。
③ 設計一個“儀式動作”：潛意識的“鉤子”
曾經世界男子網球排名第一的納達爾，是一個儀式感狂人。每次發球，他都要完成扯內褲、撩頭髮、摸鼻子等一系列規定動作。這已經成為納達爾經典的“怪癖”。
但別小看這些“小動作”，這一系列動作就是納達爾的“儀式”——讓自己精力聚集，心理平靜，快速進入發球狀態。
比如，有人進入狀態的方式是泡一杯茶，有人是看幾頁書，有人是摸摸自己的戒指。具體這個動作什麼並不重要，重要的是：
簡單有效，不要過於繁複，浪費大量時間
每次都重複這個動作，加強條件反射，不要經常變換
④ 放置一些“暗示物”：作為自我提醒的“暗號”
日本著名“職場女神”——勝間和代，她19歲就創紀錄的通過了日本註冊會計師考試，她曾經說自己準備注會考試時，會在桌子上放一面鏡子。從鏡子放上去的那一刻起，他便全身心的投入到工作狀態，因為她一旦偷懶，就會從鏡子裡看的一清二楚。所以給自己設置一個暗示物，就是告訴自己我已經進入絕對工作的狀態了。
對我來說，我會在電腦屏幕邊框上貼滿工作任務的便利貼，一旦我看到五顏六色的貼紙滿天飛，就提醒我趕快完成工作。這些便利貼就成為自我提醒的“暗號”。
雖然在家上班，但我們依然要保持上班的工作狀態和精神面貌。這是對我們自己的一種心理暗示，通過儀式感，可以大大提升工作效率。
04
重新審視溝通，系統性提升團隊溝通效率
遠程辦公最考驗的就是團隊的溝通效率，這是一切協作的開始。
1、加強定期溝通：早會制度和晚報告制度
遠程辦公最大的挑戰就是溝通效率的降低。加強定期的溝通尤為重要。在面對面工作時，大部分企業和團隊都會以周圍單位來召開例會。
但是在居家辦公的時候，大家都在遠程，沒有辦法看到對方的工作進度，那麼早會制度和晚報告制度就非常重要。
《商業週刊》中文版曾報道說，京東每天的晨會是重要的管理工具，由劉強東和各業務線的高管共同參加，更新業務進展，討論重要事情，時間是10-30分鐘。劉強東在自傳《我的經營模式》裡，提到，“不管晚上工作到多晚，哪怕兩三點鐘，第二天一早8點鐘的時候也會準時坐到會議室裡。”
早會制度幫助大家快速確定每天工作目標，晚報告制度則把彙報的時間顆粒度縮小到每天，是為了讓大家明確，我們每天都要產出。
這個制度的本質就是日事日畢、日清日高。
日事日畢指今天的工作必須今天完成，日清日高指今天要完成的事情相比昨天必須要有質的提高，而明天要達成的目標必須比今天更高。 ——海爾總裁張瑞敏
在遠程辦公時，最不可控的就是每人的工作效率，團隊需要了解每個人的工作進度，才能進行下一步的工作部署。
晚報告制度一方面告訴大家，每件事做到什麼程度了，讓大家知曉，另一方面也是可以監督自己每一天工作都落實有效，便於總結提升。
2、五步工作部署法，減少溝通中的信息損失
很多時候我們在遠程溝通的時候，會給員工佈置任務。就像前面案例講到的，張總佈置了一個任務，但員工並沒有充分領會。
心理學家赫拉別恩在一項研究中發現，人們在進行信息傳遞的過程中，語言的作用只佔7%，語調語速佔38%，而表情和動作佔55%。在面對面溝通時，不僅會通過語言，還會通過你的肢體動作、眼神表情、語速語調來綜合判斷。
遠程佈置任務時，要明確具體，並且要和員工反覆確認，在這方面日本企業做的就非常好。
樊登老師在《可複製的領導力》中，講了這樣一個案例：
日本公司規定，管理者給員工部署任務時，至少要說五遍。
第一遍，管理者：“渡邊君，麻煩你幫我做一件XX事。”渡邊君：“是！”轉身要走。
第二遍，管理者：“彆著急，回來。麻煩你重複一遍。”渡邊君：“你是讓我去做XX事對嗎？這次我可以走了嗎？”
第三遍，管理者：“你覺得我讓你做這事的目的是什麼？”
第四遍，管理者：“你覺得做這件事會遇到什麼意外？遇到什麼情況你要向我彙報，遇到什麼情況你可以自己做決定？”
第五遍，管理者：“如果讓你自己做，你有什麼更好的想法和建議嗎？”
五遍講完，員工現在對各種突發情況、場景都有預案了，再去執行，減少了溝通中信息的損失，也能一次性把工作任務可能出現的問題全部溝通解決掉，提升溝通效率，避免浪費時間做大量無用功。
3、訓練敏捷溝通，節約團隊時間
我們的時間就是我們的命，不能輕易被別人消耗。
遠程工作時，電話會議或者視頻會議必不可少，團隊溝通成本增大，會議溝通的效率直接決定了團隊的工作效率。很多團隊的會議經常會演變成“茶話會”、“研討會”，經常一個話題要討論2、3個小時，也沒有結論，這樣浪費了團隊大量時間。
《敏捷革命》是“敏捷工作法”集大成的一本書，還獲得了“管理學諾貝爾獎”，它揭示了團隊高效管理的密碼。在溝通方面，書中的3個方法非常值得遠程辦公學習和借鑑：
第一，每日立會：每天固定時間，不超過15分鐘，全員參與，積極交流，即使在遠程，大家也站立起來開會，這樣會讓每個人的發言更加簡潔；
第二，組成高效團隊：保持小而精的狀態，每組3-7人，協作人員越多，溝通越困難，保持精銳小部隊作戰；
第三，堅持“一次只做一件事”和“一次就把事情做對”的原則。儘量避免在多任務中頻繁切換，浪費時間，讓人分心。同時，儘量不返工，或減少不必要的出錯，事實證明，事後修復需要付出的時間和成本是立即修改的24倍。
敏捷工作法的要義就是以最小的時間成本，換取最大的收穫，小步快跑，反覆迭代；去掉溝通中無效的冗餘以及不必要的流程，快速呈現產品。在遠程辦公時，我們也要遵循這樣的方式，不要因為在家辦公，團隊就陷入拖沓中。
05
啟用OKR工作法，把公司目標層層拆解為個人目標
遠程辦公的另一大調整是需要重新梳理工作流程，尤其是公司從上到下的整體目標。
《創新者的窘境》作者克里斯坦森說：
流程就像一家公司的潛意識，不動聲色地將公司向與需要完成的任務相同或是相對的方向牽拉。
如果大家的目標的作用力是相反的，做再多功也毫無意義。公司整體、各部門、各小組團隊、每個員工都要從上到下的對標目標，即使人在遠程，但要“心向一處，力出一孔”。
1、什麼是ORK工作法?
它是“Objective & Key Results”的縮寫。簡單來說，就是整個公司、團隊，和個人，都要設立目標（Objective），和衡量這些目標完成與否的關鍵結果（Key Results）。
舉個例子，如果你是一家軟件公司的總經理，應該如何制定OKR呢？
總經理：
O：開發出支持全國3億患者使用的自動掛號系統
KR1：開拓全國100家以上三甲醫院渠道，完成首批測試使用
KR2：軟件系統完成主體模塊開發和穩定性測試
那總經理下面的市場總監和技術總監又如何制定OKR呢？
市場總監的O，可以是總經理的第一個KR：
O：完成100家三甲醫院的渠道網絡。
那他的KR呢？
第一，向200家以上三甲醫院做商務對接和洽談演示；（可能是渠道經理的O）
第二，在全國前10的三甲醫院中，拿到一家做免費案例，該院患者註冊人數達到5000人（可能是運營經理的O）
技術總監的O，可以是總經理的第二個KR：
O：完成軟件系統測試
KR1：開發功能模塊完成95%（可能是開發經理的O）
KR2：開機成功率達99%（可能是測試經理的O）
2、OKR工作法為何能從上到下統一目標？
首先，目標有野心，關鍵結果可以衡量。這樣會喚起大家的動力，找到做事和工作的使命，這對於遠程辦公無法時刻激勵員工大有裨益。
一家醫用軟件開發公司，他們的KR可能是開發幾款軟件，銷售額達到多少，這些指標雖然可以衡量工作成果，但不是OKR定義的目標。真正的目標能喚起員工的責任感，比如開發出支持全國3億患者使用的自動掛號系統，讓患者在家輕鬆掛號。
同時，OKR像指南針一樣，將這個組織聚焦在最重要的事情上，同時，因為團隊上上下下明確了目標，促進了團隊的協同。
其次，目標從公司，到團隊，到個人層層分解。從上到下的OKR，總體上是包含關係，下級的目標往往就是上級的某個關鍵指標。
最後，所有OKR都是公開、透明的，大家知道彼此在幹什麼，時刻保持方向一致。
3、每個員工如何用ORK工作法清晰管理自己的日常遠程工作？
在《ORK工作法：谷歌、領英等頂級公司的高績效秘籍》一書中，作者提供了一個非常簡潔有效的十字象限表格，便於每個人在遠程工作時，梳理和提醒日常工作目標、關鍵任務。
這個表格將任務-關鍵結果-目標-計劃-指標統一在一起，形成季度-月度-周目標相統一的系統，形成一個“工作羅盤”，時刻檢視我們的工作成果和進度，並聚焦在主航線上，不偏離主要目標。
OKR當前狀態：
寫下每季度/年度預設的目標，下面對應關鍵結果。關鍵結果不要超過5個，最好3個，寫下對達成目標有決定性作用的3個關鍵結果。
狀態指標：
在推進OKR的同時，我們需要關注的事情，它是我們完成OKR的保障。比如，我們希望完成100萬的訂單，但我們需要關注客戶滿意度、產品質量等指標，如果它們出問題了，OKR就無法推進。
本週關注任務：
我們經常會給每一週佈置很多任務，長長的待辦清單並不是好事，這說明我們沒有聚焦在重要的事情上。建議寫下三個P1，和兩個P2，只做3-5件最重要的事，來推進OKR的進程。因為這些都要和團隊共享，所以要認真思考我們是否把時間花費在對OKR有用的事情上。
未來四周計劃：
這是一個推進計劃，這裡羅列出後面四周計劃推進的重要事情。這樣當一件事需要協作完成時，各部門不會措手不及，大家早有準備。
在遠程工作中，大家只要共享這個OKR工作表，就能清晰的知道每個部門、每個團隊、每個人的工作目標和進展，便於通過可視化的方法，高效完成集體的遠程協作。
06
結語
知名財經作家劉潤老師說，晚一點上班並不意味著不開始工作，而是在家遠程辦公。在家，是幫助疫情平復，辦公，是幫助經濟復甦。非常時期，這兩件事都特別重要。遠程辦公的效率有多高，工作的效能就有多大。
本文詳細介紹了以下三種方法，
如何通過“儀式感”提升個人的工作效能
如何提高遠程工作中的溝通效率
如何通過“OKR”重新統一各個團隊的目標，充分激勵員工？
從提升員工個人工作效率的“點”，到提升團隊溝通的“線”，再到提升公司目標協調管理的“面”的系統方法，幫助企業和員工快速適應遠程辦公，儘快恢復生產力和戰鬥力。
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