晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家远程办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。非常时期，这两件事都特别重要。 ——著名财经作家，润米咨询创始人 刘润
01
我，选择在疫情过后主动远程办公，但结果却一团糟糕
张总是一家小型公司的负责人，新型肺炎疫情过后，他建议员工们先在家远程办公，大年初七正式上班，但试了两天，办公效率却不尽如人意。
大年初七早上，张总8:30准时上班，在微信群里给大家发了开工利是的红包，可没有几个人领，快10点了，大家陆陆续续点开了红包，一会儿人又都不见了。
下午，张总想开个会布置下工作，好几个人不在线，等了半天才凑齐人，好不容易在线安排完工作，协作又遇到了麻烦：以前大家在一个开放办公室里，有事喊一嗓子，就有人解决了，现在芝麻大的事情还要在线上沟通，太麻烦了。
第二天，有员工提交了策划方案，可张总一看，根本不是他想要的，开会时明明都提过要求了，“为何以前简单交代就能理解我的员工，现在突然无法心领神会了呢？”这让张总对远程办公几乎要失去信心，感觉一切都不在自己的掌控范围内。
而员工对在家远程办公也颇不满意：在家总想休息，提不起精神；白天总是在开会、沟通，没时间处理重要工作，各种琐事没完没了，微信群经常是几百条信息，虽然大多数和自己无关，但不看又怕错过重要信息。远程办公比面对面办公累多了。
远程办公真的那么难吗？今天我们就来讨论下，在疫情期间，大家普遍需要面对的远程办公问题：【如何在极短时间内，快速适应远程办公的节奏，并且提高远程居家办公的效率？】
02
什么才是真正的“远程办公”？远程办公的痛点是什么？
什么是远程办公？
远程办公，分“远程”和“办公”两部分，是指通过现代互联网技术，实现非本地办公：在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。
很多人会把远程办公理解为“微信群”、“钉钉”、Teambition等远程协作的办公软件，其实这是一种狭窄的认识，远程办公并非通过熟练掌握几个线上操作的软件就能完全解决工作质量和效率的问题。
真正的远程办公会涉及诸多问题：
如何提高个体的自我效能，加强自我管理？
如何高效沟通？
如何考核员工工作结果？
管理者如何激发员工？
……
我的一位在国外工作的程序员朋友说，在美国，远程办公是常态，一个团队里每天都会有人不在公司，而是在家工作。这样，很多人可以兼顾家庭和工作，企业也可以降低一部分成本。
而一项针对美国企业员工的调查中发现，2016年美国在家办公人员中，大约91%在家办公人员认为其比在办公室办公更有效率。
让我们来看看，远程办公真正的难点是什么？
① 公私界限不清导致的闲散，干扰因素多，导致效率低下，从而会导致上下级之间的不信任
② 沟通难度加大，会加重信息传递的衰减、误解，引起更多的“职场甩锅”
③ 组织协调、目标管理难度加大，难于远程激励员工
这也是为什么很多企业无法做到真正“远程工作”的原因，如何解决这些问题呢？以下，我从“点”、“线”、“面”三个方面进行研讨：
1、“点”——每个员工都是远程工作中的一个节点：如何通过“仪式感”提升个人的工作效能？
2、“线”——员工之间的沟通就是远程工作的一条条线：如何提高远程工作中的沟通效率？
3、“面”——企业和组织在远程工作中的管理和协调能力就是一个平面：如何重新统一各个团队的目标，充分激励员工？
04
如何在短时间内，快速适应居家办公，大幅提高远程办公的工作效率？
通过创造“仪式感”，让自己快速投入到“工作状态”，大幅提高工作效率
什么是仪式感？
仪式感是一种通过执行一系列仪式，迅速聚拢思想精力的方式。
简单来说，仪式感就是要开启一种强烈的自我暗示，是一种精神的礼仪。比如春节就是一种仪式，它标志着新的一年即将到来。
仪式感是一个分界线，提醒自己，我们即将进入到另外一种状态中。仪式感也能够帮助我们在居家工作时把工作和生活明确的区分开。
为什么仪式感有这种神奇效果？
人是习惯性动物。弗洛伊德认为，人的行为风格就像海面上的冰山一样，露出来的仅仅只是一部分，5%，是有意识的层面；剩下的95%，是处于下意识的反应。
当我们的意识开始指向某处时，潜意识便不受控制。建立“仪式”，就是用刻意练习的方法统合95%的思想资源，让自己进入状态。
有哪些好用的仪式感可以帮助我们在居家办公的时候大幅提升工作效率呢？
1、创造时间仪式感：番茄钟工作法，清晰的区隔工作时间和休息时间
在家办公的另一个挑战就是我们常工作着，突然想要休息一会儿，就在沙发上躺了一小会儿，结果打开手机刷会抖音看会电视，休息一下就是很长的时间，无法保持持续的专注。
这就要求我们清晰地区分工作和休息时间。建议大家使用番茄中工作法工作，以25分钟为一个单位，这25分钟里面手机调成静音，什么都不能碰，告诉自己在这个时间里面只能做规定的工作。
等25分钟结束可以休息5分钟，上个厕所喝杯水。伸个懒腰，这都可以。在这5分钟之后再进入下一个番茄中。
中午建议大家午休一下，等下班后我们可以离开书房，这样的话就相当于告诉自己“我下班了”，进入到休息的状态中。
2、创造地点设计仪式感：开辟专门的工作场所，搭建工作“隔离区”
心理学专家陈海贤老师《在了不起的我》这本书当中提到过“环境场”的原理。
环境场是指包含了大量行为线索和情感记忆的环境，这些行为线索和情感记忆会刺激你做出特定的行为。
为什么在办公室的环境下，我们的工作效率更高？
就是因为办公室是一个聚合了更多关于工作行为和记忆的环境场。一进入办公室，我们就会想到要接收邮件、开会、约见客户等。在家里，我们会自动切换到休闲娱乐的“生活模式”。
所以这就需要我们在家办公的时候，也为自己开辟出一个可供工作的环境场，比如书房、书桌等。
为了强化这种记忆，我们也要人为地把家里分为工作区和休息区，我们只在工作区里面专心工作，在休息区里面好好休息。
③ 设计一个“仪式动作”：潜意识的“钩子”
曾经世界男子网球排名第一的纳达尔，是一个仪式感狂人。每次发球，他都要完成扯内裤、撩头发、摸鼻子等一系列规定动作。这已经成为纳达尔经典的“怪癖”。
但别小看这些“小动作”，这一系列动作就是纳达尔的“仪式”——让自己精力聚集，心理平静，快速进入发球状态。
比如，有人进入状态的方式是泡一杯茶，有人是看几页书，有人是摸摸自己的戒指。具体这个动作什么并不重要，重要的是：
简单有效，不要过于繁复，浪费大量时间
每次都重复这个动作，加强条件反射，不要经常变换
④ 放置一些“暗示物”：作为自我提醒的“暗号”
日本著名“职场女神”——胜间和代，她19岁就创纪录的通过了日本注册会计师考试，她曾经说自己准备注会考试时，会在桌子上放一面镜子。从镜子放上去的那一刻起，他便全身心的投入到工作状态，因为她一旦偷懒，就会从镜子里看的一清二楚。所以给自己设置一个暗示物，就是告诉自己我已经进入绝对工作的状态了。
对我来说，我会在电脑屏幕边框上贴满工作任务的便利贴，一旦我看到五颜六色的贴纸满天飞，就提醒我赶快完成工作。这些便利贴就成为自我提醒的“暗号”。
虽然在家上班，但我们依然要保持上班的工作状态和精神面貌。这是对我们自己的一种心理暗示，通过仪式感，可以大大提升工作效率。
04
重新审视沟通，系统性提升团队沟通效率
远程办公最考验的就是团队的沟通效率，这是一切协作的开始。
1、加强定期沟通：早会制度和晚报告制度
远程办公最大的挑战就是沟通效率的降低。加强定期的沟通尤为重要。在面对面工作时，大部分企业和团队都会以周围单位来召开例会。
但是在居家办公的时候，大家都在远程，没有办法看到对方的工作进度，那么早会制度和晚报告制度就非常重要。
《商业周刊》中文版曾报道说，京东每天的晨会是重要的管理工具，由刘强东和各业务线的高管共同参加，更新业务进展，讨论重要事情，时间是10-30分钟。刘强东在自传《我的经营模式》里，提到，“不管晚上工作到多晚，哪怕两三点钟，第二天一早8点钟的时候也会准时坐到会议室里。”
早会制度帮助大家快速确定每天工作目标，晚报告制度则把汇报的时间颗粒度缩小到每天，是为了让大家明确，我们每天都要产出。
这个制度的本质就是日事日毕、日清日高。
日事日毕指今天的工作必须今天完成，日清日高指今天要完成的事情相比昨天必须要有质的提高，而明天要达成的目标必须比今天更高。 ——海尔总裁张瑞敏
在远程办公时，最不可控的就是每人的工作效率，团队需要了解每个人的工作进度，才能进行下一步的工作部署。
晚报告制度一方面告诉大家，每件事做到什么程度了，让大家知晓，另一方面也是可以监督自己每一天工作都落实有效，便于总结提升。
2、五步工作部署法，减少沟通中的信息损失
很多时候我们在远程沟通的时候，会给员工布置任务。就像前面案例讲到的，张总布置了一个任务，但员工并没有充分领会。
心理学家赫拉别恩在一项研究中发现，人们在进行信息传递的过程中，语言的作用只占7%，语调语速占38%，而表情和动作占55%。在面对面沟通时，不仅会通过语言，还会通过你的肢体动作、眼神表情、语速语调来综合判断。
远程布置任务时，要明确具体，并且要和员工反复确认，在这方面日本企业做的就非常好。
樊登老师在《可复制的领导力》中，讲了这样一个案例：
日本公司规定，管理者给员工部署任务时，至少要说五遍。
第一遍，管理者：“渡边君，麻烦你帮我做一件XX事。”渡边君：“是！”转身要走。
第二遍，管理者：“别着急，回来。麻烦你重复一遍。”渡边君：“你是让我去做XX事对吗？这次我可以走了吗？”
第三遍，管理者：“你觉得我让你做这事的目的是什么？”
第四遍，管理者：“你觉得做这件事会遇到什么意外？遇到什么情况你要向我汇报，遇到什么情况你可以自己做决定？”
第五遍，管理者：“如果让你自己做，你有什么更好的想法和建议吗？”
五遍讲完，员工现在对各种突发情况、场景都有预案了，再去执行，减少了沟通中信息的损失，也能一次性把工作任务可能出现的问题全部沟通解决掉，提升沟通效率，避免浪费时间做大量无用功。
3、训练敏捷沟通，节约团队时间
我们的时间就是我们的命，不能轻易被别人消耗。
远程工作时，电话会议或者视频会议必不可少，团队沟通成本增大，会议沟通的效率直接决定了团队的工作效率。很多团队的会议经常会演变成“茶话会”、“研讨会”，经常一个话题要讨论2、3个小时，也没有结论，这样浪费了团队大量时间。
《敏捷革命》是“敏捷工作法”集大成的一本书，还获得了“管理学诺贝尔奖”，它揭示了团队高效管理的密码。在沟通方面，书中的3个方法非常值得远程办公学习和借鉴：
第一，每日立会：每天固定时间，不超过15分钟，全员参与，积极交流，即使在远程，大家也站立起来开会，这样会让每个人的发言更加简洁；
第二，组成高效团队：保持小而精的状态，每组3-7人，协作人员越多，沟通越困难，保持精锐小部队作战；
第三，坚持“一次只做一件事”和“一次就把事情做对”的原则。尽量避免在多任务中频繁切换，浪费时间，让人分心。同时，尽量不返工，或减少不必要的出错，事实证明，事后修复需要付出的时间和成本是立即修改的24倍。
敏捷工作法的要义就是以最小的时间成本，换取最大的收获，小步快跑，反复迭代；去掉沟通中无效的冗余以及不必要的流程，快速呈现产品。在远程办公时，我们也要遵循这样的方式，不要因为在家办公，团队就陷入拖沓中。
05
启用OKR工作法，把公司目标层层拆解为个人目标
远程办公的另一大调整是需要重新梳理工作流程，尤其是公司从上到下的整体目标。
《创新者的窘境》作者克里斯坦森说：
流程就像一家公司的潜意识，不动声色地将公司向与需要完成的任务相同或是相对的方向牵拉。
如果大家的目标的作用力是相反的，做再多功也毫无意义。公司整体、各部门、各小组团队、每个员工都要从上到下的对标目标，即使人在远程，但要“心向一处，力出一孔”。
1、什么是ORK工作法?
它是“Objective & Key Results”的缩写。简单来说，就是整个公司、团队，和个人，都要设立目标（Objective），和衡量这些目标完成与否的关键结果（Key Results）。
举个例子，如果你是一家软件公司的总经理，应该如何制定OKR呢？
总经理：
O：开发出支持全国3亿患者使用的自动挂号系统
KR1：开拓全国100家以上三甲医院渠道，完成首批测试使用
KR2：软件系统完成主体模块开发和稳定性测试
那总经理下面的市场总监和技术总监又如何制定OKR呢？
市场总监的O，可以是总经理的第一个KR：
O：完成100家三甲医院的渠道网络。
那他的KR呢？
第一，向200家以上三甲医院做商务对接和洽谈演示；（可能是渠道经理的O）
第二，在全国前10的三甲医院中，拿到一家做免费案例，该院患者注册人数达到5000人（可能是运营经理的O）
技术总监的O，可以是总经理的第二个KR：
O：完成软件系统测试
KR1：开发功能模块完成95%（可能是开发经理的O）
KR2：开机成功率达99%（可能是测试经理的O）
2、OKR工作法为何能从上到下统一目标？
首先，目标有野心，关键结果可以衡量。这样会唤起大家的动力，找到做事和工作的使命，这对于远程办公无法时刻激励员工大有裨益。
一家医用软件开发公司，他们的KR可能是开发几款软件，销售额达到多少，这些指标虽然可以衡量工作成果，但不是OKR定义的目标。真正的目标能唤起员工的责任感，比如开发出支持全国3亿患者使用的自动挂号系统，让患者在家轻松挂号。
同时，OKR像指南针一样，将这个组织聚焦在最重要的事情上，同时，因为团队上上下下明确了目标，促进了团队的协同。
其次，目标从公司，到团队，到个人层层分解。从上到下的OKR，总体上是包含关系，下级的目标往往就是上级的某个关键指标。
最后，所有OKR都是公开、透明的，大家知道彼此在干什么，时刻保持方向一致。
3、每个员工如何用ORK工作法清晰管理自己的日常远程工作？
在《ORK工作法：谷歌、领英等顶级公司的高绩效秘籍》一书中，作者提供了一个非常简洁有效的十字象限表格，便于每个人在远程工作时，梳理和提醒日常工作目标、关键任务。
这个表格将任务-关键结果-目标-计划-指标统一在一起，形成季度-月度-周目标相统一的系统，形成一个“工作罗盘”，时刻检视我们的工作成果和进度，并聚焦在主航线上，不偏离主要目标。
OKR当前状态：
写下每季度/年度预设的目标，下面对应关键结果。关键结果不要超过5个，最好3个，写下对达成目标有决定性作用的3个关键结果。
状态指标：
在推进OKR的同时，我们需要关注的事情，它是我们完成OKR的保障。比如，我们希望完成100万的订单，但我们需要关注客户满意度、产品质量等指标，如果它们出问题了，OKR就无法推进。
本周关注任务：
我们经常会给每一周布置很多任务，长长的待办清单并不是好事，这说明我们没有聚焦在重要的事情上。建议写下三个P1，和两个P2，只做3-5件最重要的事，来推进OKR的进程。因为这些都要和团队共享，所以要认真思考我们是否把时间花费在对OKR有用的事情上。
未来四周计划：
这是一个推进计划，这里罗列出后面四周计划推进的重要事情。这样当一件事需要协作完成时，各部门不会措手不及，大家早有准备。
在远程工作中，大家只要共享这个OKR工作表，就能清晰的知道每个部门、每个团队、每个人的工作目标和进展，便于通过可视化的方法，高效完成集体的远程协作。
06
结语
知名财经作家刘润老师说，晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家远程办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。非常时期，这两件事都特别重要。远程办公的效率有多高，工作的效能就有多大。
本文详细介绍了以下三种方法，
如何通过“仪式感”提升个人的工作效能
如何提高远程工作中的沟通效率
如何通过“OKR”重新统一各个团队的目标，充分激励员工？
从提升员工个人工作效率的“点”，到提升团队沟通的“线”，再到提升公司目标协调管理的“面”的系统方法，帮助企业和员工快速适应远程办公，尽快恢复生产力和战斗力。
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