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說實話，在想出這個選題的時候，我們內容組是有些遲疑的。

這個問題很尖銳。

因為它背後的答案可能會直接指出企業經營存在的弊病，更可能會“得罪”一部分理菜寶的採買員用戶們。

一方面，我們要承擔著可能來自於各個企業採買員背後的“罵聲”，但另一方面，我們也想幫助食配企業用戶們儘可能的去優化企業運營成本。

在經濟下行的大環境下，相信你也一定聽到周邊做企業的朋友們經常提到，稅務改革、資本寒冬、人力成本上漲、原材料上漲等。

這裡引用百度百科解釋一下“精益管理”的內涵。

精益管理要求企業的各項活動都必須運用“精益思維” (Lean Thinking）。“精益思維”的核心就是以最小資源投入，包括人力、設備、資金、材料、時間和空間， 準時地（JIT）創造出儘可能多的價值，為顧客提供新產品和及時的服務。

“食配人，為何你的採買員總是買到高價菜？”對於這個問題，我們希望試著去深挖背後的原因，並綜合我們的努力給出一些指導方向。希望對你有幫助。

是什麼原因？應該怎麼辦?

採購成本是決定企業盈利能力的核心指標。而一些做食材配送的企業會遇到這樣的問題：採買員買回的蔬菜價格報高了。

我們來拆解一下可能的原因：

1、 沒有穩定的供應商，食配企業更多被市場行情導致的各個商品不同進貨來源的價格波動所牽制；

2、 每次採購數量不多，無法爭取到價格優勢；

3、 當時菜價上漲，而老闆或者管理員沒有同步瞭解市場價，認為菜品買貴了；

4、 採買員沒有對比多家供應商，或者採買員沒有及時瞭解市場行情；採買員長期暗中做文章，而實際食材採購成本低一些；

5、 客戶總是臨時增加菜品，臨時到附近農貿市場或生鮮超市採買，價格相對供貨渠道高；

上面的5點我們其實可以歸納為，供貨渠道、採購數量、採購管理、客戶變動。

影響採購價格的核心因素無外乎在於：供貨渠道、付款條件、交貨條件、上游供應成本、市場貨源供需情況、採購數量以及產品服務品質，額外再附加一條採購管理因素。

跟著問題去深尋，往往可以找到答案。對於交貨條件、市場貨源、產品品質，大家也知道相應情況。後面，我們著重對採購數量和採購管理給出一些分享建議。

第一、供貨渠道。

上游供應鏈一直是生鮮從業者頭痛的問題，當市場調配出現意外情況時，企業需要從農貿市場去訂貨，導致供貨渠道不穩定，影響到產品進價和質量無法“從一而終”。這就需要採購人員在工作期間，

同時企業內部建立供應商檔案與准入制度。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯繫方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的採購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，並有專人管理。同時要建立供應商准入制度。重點材料的供應商必須經質檢、物料、財務等部門聯合考核後才能進入，如有可能要實地到供應商生產地考核。企業要制定嚴格的考核指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。

要注意的是:與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。

第二、付款條件。

在生鮮經營行業，上游供貨食配企業固定週期再結算是常有的事。如果企業資金充裕，可以採用一次性付款（如貨到付款）來爭取較大的折扣。如果資金不夠充裕，還有一種方式，參考下面第四點中的部分建議。

第三、上游供應成本。

我們以前的採購管理只是過多強調公司內部的努力，而要真正做到對採購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所瞭解，只有這樣，才能在價格談判中佔主動地位。可以通過參觀供應商的設施，觀察並適當提問以獲得更多有用的資料；甚至為了合作，明確要求供應商如實提供有關資料，以估算供應商的成本。在估計供應商成本並瞭解哪些材料佔成本比重較大之後，可安排一些使自己在價格上有利的談判，並儘可能加強溝通和聯繫，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應商建立長期的合作關係，就不能在談判中把供應商逼到賠錢的地步。

第四、採購數量。

網上有做生鮮經營的自嘲，說別的行業，可以一次性趁低價囤貨，低買高賣。做生鮮的只有個別品種能囤貨。這種說法有一定道理，但不能說面對困難就不去想辦法解決了。

企業可以根據自身的配送體量，決定採購數量。但常規情況下，定期採購的量都是大差不差，但採購數量與採購次數以及存儲成本會相互影響。我們給到3種採購思路：

（1）經濟最優訂貨量

從經濟成本最優角度，我們可以借鑑一個【經濟訂貨批量模型】，來確定最優批量大小，實現成本最優。這個模型最早是1915年由國外著名學者F.W.Harris提出，常被用於研究企業生產採購和庫存管理活動。

經濟訂貨批量(EOQ)是持有成本和訂貨成本的合計總成本最低時的訂貨批量。最佳訂貨批量的計算原理:存貨的持有成本與訂貨量之間是正相關關係;存貨的訂貨成本與訂貨量成負相關關係。 假設忽略缺貨成本，則存貨總成本等於訂貨成本與持有成本之和。 由此可知，隨著訂貨量在一定範圍內不斷增加，必然存在某一確定的訂貨量使兩者之和是最小的，這一點對應的訂貨量就是最優訂貨量。

基本公式是:

經濟訂貨批量(EOQ)= Squat（2*D*C/H）,其中R為年訂貨量；C為平均一次訂貨發生成本；H為每件存貨的年儲存成本。

即：經濟訂貨批量＝Squat(2*年訂貨量*平均一次訂貨準備所發生成本/每件存貨的年儲存成本)注：Squat()函數表示開平方根。

舉例：

某貿易公司每年以每單位30元的價格採購6000個單位的某產品，處理訂單和組織送貨要125元的費用，每個單位存儲成本為6元，請問這種產品的最佳訂貨政策是？
解：
已知：年訂貨量D=6000
平均一次訂貨準備所發生成本：C=125
單位商品的年儲存成本：H=6
代入公式可得：
Q= Squat(2x6000x125/6)＝500
所以該產品的最佳訂貨量為：500個單位產品。

這個模型有一個假設前提：(1)當存儲降為零時，存貨能及時得到補充，並且要補充的數量能集中到貨;(2)需求量穩定且能準確預測，管理費用固定;(3)存貨供應穩定且存貨單價不變;(4)不允許缺貨，即企業沒有缺貨成本;(5)企業現金充足，即不會因為現金短缺而影響其進貨。

各位食配企業老闆們不妨找個時間思考一下我們一年的採購成本和庫存成本情況，最好能確立一個最優訂貨量。如果看起來複雜，那還有一種相對簡單適用於中小企業的採購成本管理方式。

（2）重視存貨管理，反向靈活控制採購量

由於最優訂貨量會涉及到整年度的數據計算，暫時沒找到生鮮行業內中小企業成本管控特別優秀的例子，我們舉一箇中小電子產品企業成本控制成功的例子，也非常值得借鑑。

該公司是一個不足20人的小企業，但它能在電子產品的激烈競爭下始終保持較高的贏利水平，與其財務理念有很大關係。其管理理念是：

成本控制有張有弛——成本控制是許多中小企業所普遍重視的，但成本的節約應該是有取捨的。為了節約人員的開支，該公司對成本的控制採取了不同情況不同對待的方法。對於少量的終極用戶安裝業務，多采用臨時聘請熟識的工程隊；對於機器的日常小規模維護，則採用對業務人員進行普及技術培訓的方法；而針對高端機器的緊急修理則採取和上游廠商簽訂維護協議的方法。

重視存貨管理——該公司對每月的銷量都進行細緻的統計記錄，並設定了管理軟件中的庫存模式，一旦存貨低於警戒線即立即補貨。長期經營的經驗使他們公司的存貨佔用資金非常低。該公司與長期合作的生產企業均有詳細的協議。對於設置的付款比例是按照與買方合同的收款比例同步的，這樣就大大降低了由於付款時間差距引起對現金大量佔用的風險，也對廠家為機器設備安裝期間提供的售後服務起到了一定的牽制作用。而對於小型設備突然出現的需求量浮動，他們採用向同行調貨的方式實現，雖然比直接從供貨商調貨價高，但由於次數少，相比起來也比囤積大量庫存佔用流動資金要划算得多。

該公司運用管理軟件進行庫存管理，在保證存貨供應的同時，節約了存貨佔用的資金。目前大多數的貿易類企業採取零存貨的方式，按訂單直接供應給客戶，避免了存貨因價格變動導致損失的風險。

做生鮮配送，就可借鑑後面重視存貨管理的方式：減少資金佔用，降低經營週轉風險。食配企業應該不斷升級和改善庫存控制監管系統，來提高庫存管理效率，降低企業成本及資金佔用率。

這裡也為理菜寶的產品研發小夥伴點個贊，在理菜寶系統中，食配企業可以設置庫存預警，當商品庫存數低於設定數值的時候，系統給予相應預警提示，讓庫管員及時做好採購補進，降低因缺貨帶來的經營成本。

（3）聯盟訂購，爭取更優勢的價格

對於無法拿到品質讓我們滿意又有價格優勢的貨源時，同類生鮮經營門店可以走聯盟訂購這條路。去找自己門店覆蓋用戶選擇範圍以外的其他生鮮門店談進貨聯盟，聯合多家門店，商議相同品種整體從同一渠道進貨，量變大了，在同樣品質貨源的情況下更容易找到更低價格的渠道。

第五、採購管理。

採購成本高，在採購環節一定有一些可以優化的方向。而採購工作涉及面廣，並且主要是和外界打交道，因此，如果企業不制定嚴格的採購制度，不僅採購工作無章可依，還會給採購人員提供暗箱操作的溫床。完善採購制度可以注意以下3個方面：

（1）建立嚴格的採購制度

建立嚴格、完善的採購制度，不僅能規範企業的採購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防採購人員的不良行為。採購制度應規定物料採購的申請、授權人的批准許可權、物料採購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關係、各種材料採購的規定和方式、報價和價格審批等。比如，可在採購制度中規定採購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然後選擇供應商，並把所選的供應商及其報價填在請購單上；還可規定超過一定金額的採購須附上三個以上的書面報價等，以供財務部門或內部審計部門稽核。

（2）建立價格檔案和價格評價體系

企業採購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批採購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上採購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對於重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格資訊，來分析、評價現有的價格水平，並對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

（3）建立材料的標準採購價格，對採購人員根據工作業績進行獎懲

財務部對所重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期制定出標準採購價格，促使採購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低採購價格。標準採購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，並提出獎懲措施，對完成降低公司採購成本任務的採購人員進行獎勵，對沒有完成採購成本下降任務的採購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

另外，對於採購管理，再分享兩點建議：

（1）“採”“購”分離

以往，企業的採和購總是集中在一個人身上。如今，通過將“採”“購”職能分開，由不同兩人相互監督相互制約，可以最大程度防止採購人員與供應商私下勾結、收受回扣。對供應商而言，同時搞定兩個人的難度也要遠遠大於一人。
“採”主要負責：尋找供應商、與供應商談判溝通、市場信息收集、供應商儲備等工作。“購”主要負責：向供應商下單、驗收貨品、發票開具與合同管理等工作。

對於這點，也是之前咱們分享過的，有不少食配企業老闆轉發認可。

（2）通過採購價格管理軟件指導採購人員採買

還有一種靈活應對市場價格波動的採購策略，食配企業通過相應的管理軟件定期對價格進行錄入，指導採買員採買（比如理菜寶【採購詢價】功能，這也是根據咱們理菜寶用戶提出的需求研發而來）。這種時候就可以安排採購管理者或者其他人員定期對市場同一商品詢到的價格進行錄入，採買員收到採買任務，直接在App上查看商品最近詢價情況，並綜合選擇採購，同時也提高了採買效率。

通過以上5個方面的工作，雖然不能完全杜絕採購人員的暗箱操作，但對完善採購管理，提高效率，控制採購成本，確實有較大的成效。

如此，通過找到穩定供貨渠道、建立良好的制度、引入管理工具、制定採購策略，一定會對你的採購成本控制有所幫助。

後續我們也將繼續為大家分享一些行業經營案例或問題解決方法與思路等，謝謝大家的關注。

參考文獻:

[1]趙菊花.生鮮農產品訂貨策略研究 [J].消費導刊.2017:17-18.

[2]陳旭.生鮮農產品庫存控制策略研究[J].管理科學學報，2005:5-8.

[3]佚名.採購成本控制方式詳解[Z].

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