1-11作為職場人，Excel可以說是人人必會的入門技能了。但是Excel好比一把菜刀，居家必備，人人都能耍幾手，但是一般的低端玩家也就切切菜，而且把土豆絲切得比筷子還粗的大有人在。但是大廚就可以拿它雕花，而周星星扮演的凌凌漆更是拿著菜刀直接滅了反派大Boss，拯救世界。
所以，Excel這個軟件入門容易，但是精通很難，用到出神入化則更是需要天分與持續不斷的積累。我所說的精通並非是說能夠快速地錄入並整合信息，那是打字員，不是工程師，尤其不應該是品質工程師。我在全部筆記開始前的序言裡有講到，工作關係，我本身是Excel的重度用戶，再加上我剛畢業那段時間尚未脫離一個工科畢業生的思維，而且我本身對於一些技術性的東西有些執著，所以我曾經深度學習過Excel的一些技巧，甚至連偏門的VBA（基於VB語言的Excel的編程應用）都研究過，而且實際取得了應用，大大提高了效率。但是後來隨著工作閱歷的積累，我又有了新一層的認識，現在的我不再糾結於那些晦澀冗長的公式，不再糾結於任何重複的操作一定要用VBA實現自動化。因為畢竟它只是一個工具，真正關鍵的還是它背後的思維，但是初期，掌握一些技巧還是非常必要的，所以我接下來計劃用兩到三篇筆記的篇幅，談談一個質量人對Excel應用的一些看法和經驗分享。
如果您之前屬於對Excel一竅不通的水平，那現在呢，進入了製造業的非財務類崗位，非常無奈要接觸這個Excel，那有哪些技能是基本的呢？我認為至少有三點是肯定要掌握的。
第一是要清楚不同的數據信息在Excel是按照不同的格式進行存儲和處理的，這也是很多新人容易出的問題，舉個簡單的例子，身份證號，如果按照默認的格式輸入進一個單元格，由於這個數字位數太多，Excel會認為身份證號是一個非常大的數字，就自動變成科學計數法的方式來存儲，這當然是不對的。正確的處理方法是把存儲身份證號信息的單元格修改成文本格式，這樣Excel就會原封不動的存儲這些信息了。還有就是日期，並不是所有的我們能夠讀懂的日期，Excel就認為是日期的。比如2019-3-7，這是一個我們和Excel都認識的日期格式，沒有問題，但是二零一九年三月五日，這個信息我們認為是日期，但是Excel就認為是文本。這兩者在作圖或做其他函數相關處理時就會顯現出差異。類似的細節有很多，公司很多新人在做報告時，發現用Excel公式計算出的結果明顯不正確，但是公式是正確的，多數情況下，問題就出在單元格格式上。這算是Excel不智能的表現嗎？也許算吧，但個人感覺在相當長的一段時間內，這種人機溝通的差異，會長期存在，我們想要使用機器，或和機器溝通，還是需要一些套路的，想要直接使用自然語言來實現，還是有些距離的。
第二是簡單的單元格處理技巧。比如框線，隱藏與凍結，字型字號，對齊等等。一個一個說，先說框線，Excel提供了默認的藍色底框線，但我個人是習慣吧這個功能關掉的，我更喜歡在純白的頁面下處理數據，原因我自己也說不上來。而且我還非常討厭將框線直接設置成內外純黑的形式，這也算我的一個怪癖吧，我部門的員工都清楚我的這個癖好，所以發給我的報告，都會把框線處理一下，比如只把外框塗黑，內部框線使用淺一些的顏色；或乾脆只保留外框的框線，內部的框線全部拿掉。可能我底層的邏輯是這樣的，如果一個表格，要靠粗重的框線才能顯得整齊， 那整張表格的佈局其實是沒有用心的。但是對於入門技巧，這也夠了，我身邊的其他主管，似乎都沒有在表格框在線做任何要求，我是一個例外。然後是單元格的隱藏和凍結，很簡單的技巧，卻很實用。在數據量大的時候，不管是自己整理還是開會投影出來，運用鼠標滑輪來回滾動才能在篇幅比較長的數據中定位，或者表頭的重要信息跟著滾動，都是非常影響效率而且業餘的。所以，我有要求過我部門的員工，翻頁瀏覽時，一定不能出現表頭等重要參考信息跟著滾動的情況，而且在設計表格時，應考慮到在數據量加大後，儘量只保留一個方向的滾動，否則要定位一個信息，既要左右翻頁，還要上下翻頁，會把人折磨瘋。
然後是字型字號等，在分享我的經驗前，我先說明一下關於字型字號的基本背景知識，Excel提供的字型分為兩類，襯線字體與非襯線字體，襯線字體的特徵就是有筆鋒，即在筆畫拐彎或結束時，有粗細的處理，典型的就是宋體，而非襯線字體就是筆畫粗細始終保持一致，典型代表就是雅黑體。雖然網上有中文用襯線，西文用非襯線的說法，但我不認同的，我認為字體的選用應該結合字體的大小。我的習慣是，字號比較大的場合，如標題等，用非襯線字體，因為非襯線字體，它的方格感覺比襯線字體要強，尤其在字號比較大時，襯線字體雖然美觀，但幾個大字排在一起的話，每個字都是龍飛鳳舞，顯得不太整齊嚴謹。字號比較小時，用一些襯線字體也無妨，但我還是建議一些正式的報告，全部用非襯線字體，更加整齊美觀。再補充一點，我說的環境是純淨的Office2007版自帶的那些字體，國內很多公司開發的漢子字體都很漂亮，大家可隨意選用，但是有一個問題，就是匹配性問題，因為不是所有的用戶都安裝了其他公司開發的新字體，可能會導致顯示異常，所以，不建議在一些分享類的報告中使用個性化字體，或轉成PDF檔案後再給出。
最後是對齊。其實Excel是有默認的對齊設置的，比如數字，默認靠右對齊，文本默認靠左，但很多時候，還是需要手動進行調整，設置居中或者左右等等。對齊，能讓人直接感覺到作者專業用心的態度。
第三就是基本的顏色運用，這個方面可以說是見仁見智了，而且和您的Excel版本有關係，如果您使用的是Office2013以上的版本，那基本上都沒有什麼問題，13版本以上的默認配色庫相當有水平，淡雅又大方，直接拿過來用就可以了，但是像我們公司，還停留在Office2007的石器時代，色彩搭配就顯得非常重要，因為默認的顏色真的很醜。但總的來看，在配色上，還是有兩個坑需要繞行的，第一，鮮豔的顏色比重過多，血紅配深綠等等，您自己可以腦補這個畫面，實在讓人慾哭無淚；第二，顏色過深，且用色過多，喧賓奪主。
好了，以上就是我作為製造業的質量人對於Excel入門的一些經驗，下一篇我分享一些高段位的技巧和經驗，希望能對您有幫助！
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