曉府話職場
從基層到高層,個人工作的事情由單純的操作到協調、管理升級,在底層的時候只需要完成自己的崗位或者基本工作就好,一旦完成,你可以休息。可一旦到了中高層管理,具體的事務將交由下屬去處理了,可協調,規劃,溝通,做報告的事情日益增多,那該如何高效完成自己的工作呢?我將從四個方面做分析:
一、學會識別會議/工作,能不自己參加就不去
例如,隨著職位的提升,有些人恐怕一天到晚都在開會,或者是在開會的路程中,你說一天開4-5個會議,人是不是沒有多少精力了,可一旦開會,都有些讓自己去處理的問題點,這就給自己帶來了工作上的挑戰,只得在下班後加班加點做。然而,會議多了,你就會發現,有些會議你是不需要耗費1-2小時去那裡聆聽的,只需要看看會議紀要你就能明白自己下一步該幹什麼,因此,我覺得有些會議你是不用參加的,直接給主持人講清楚就好了,發出會議紀要後,重點工作會後與他確認然後執行就好,沒必要佔用太多時間。
二、學會團隊分工,你要放權,分派任務給下屬
一個人的精力總是有限的,不可能一個人同時做幾個事情,有些事情不一定你自己親自出馬,讓相關的下屬或者團隊成員去做就好。你要學會放權,讓下屬有機會參與工作,一是讓他們有成就感,二是讓他們分擔你的工作,這是兩全其美的事情,不要什麼事情都認為非自己知道不可,一些小事情,關於團隊配合、任務分工的事情讓下屬去參加,會後回來報告就好。
三、學會時間管理,優先處理重要且緊急的事情
事情我們可以分為四個象限:重要且緊急,重要但不緊急,不重要但緊急,不重要也不緊急。我們一天的時間是有限的,不可能一天能完成所有事情,我們要學會時間管理,先完成重要的,緊急的事情,然後,再完成不重要不緊急的事情,只有把時間分配好了,我們才能從容不迫,遊刃有餘的處理剩下的事情,實在不行,延後一天再完成也可以。要學會抓到主次矛盾,我們才能集中精力優先處理。
四、提高工作效率,儘量今日事今日畢
隨著我們經驗的積累,不會像職場小白一樣懵懵懂懂,什麼事情都需要諮詢或者請教,我們可以根據自己的工作經驗和時間、精力、方法等去高效的完成我們的工作。無論是學來的還是觀摩到的,只要我們用心了,我們就能慢慢摸索出規律和方法,可以不斷提高自己的工作效率,今日事今日畢。
只要按時完成了當日的工作,我們就能輕裝上陣,事情不會越積越多,我們就能輕輕鬆鬆每天按時完成我們的工作,保持充足的精力和幹勁,當然,也不會讓自己焦慮了,您說是嗎?
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職場宇虹
任何一個人,都是在工作中不斷提高自己,隨著職位提升,管理範圍由小變大,管理工作由少變多,由此會暫時帶來一些“工作焦慮”,當選擇了合適的方法,適應了工作的要求後,這種焦慮就會慢慢減弱甚至消失。
我以個人經歷,來回答這個問題。
我擔任項目經理之前,就是一個專業的設計工程師。來到一家新的工程公司後,開始事EPC總承包項目管理工作。
這是公司第一次開展EPC總承包業務,公司缺少有項目管理經歷的人員,也沒有任何項目管理的規章制度,更沒有實際的EPC總承包的操作經驗。
我被任命為EPC總承包的項目經理,開始了一段“披荊斬棘,修路搭橋”般的艱辛歷程。
作為項目經理,先做出《總承包項目實施規劃》,作為項目組人員工作的框架性依據。
項目部人員來自不同專業和不同工作單位(新招聘的一批),針對項目管理中某些事項不同人員有不同做法的現象,編制項目部人員管理辦法,統一項目部人員的行為規範。這項工作,幾乎貫穿了整個項目的管理過程,項目結束,一套基本完整的項目部管理制度也編制完成了。
項目部中包括控制組、採購組、施工組、安全質量組和後勤綜合組等,在工作過程中,根據項目發生的事項和預先識別出來的可能問題,明確了各組之間的工作接口關係,制定了項目部內的工作協調程序,基本保證了項目部內部協作關係的順暢。
在對外聯絡方面,項目部內不同項目組會與建設單位、項目監理、施工安裝單位以及設備材料供應商等,已很多工作上的聯繫,溝通處理工作中的有關問題。對此,項目部明確了對外聯絡的程序,重要控制點和審批點,保證重大協調事項不出現大問題。
在明確管理辦法的同時,努力營造項目部內部和諧團結的工作氛圍,並積極正確項目部人員的個人利益,相信大家,發揮各人的主觀能動性,讓大家高高興興地工作,也願意為項目部賣命工作。
通過在項目全過程中不斷完善管理規定,規範項目部人員的工作行為,使一個EPC總承包工作處於一窮二白狀態的項目部,不僅順利完成了總承包項目管理的工作,還積累了一套項目管理基礎的制度文件。
我也由一個設計工程師,成為一名總承包項目經理,那些最初的擔心、焦慮,隨著實際工作成果的實現,陸續消失。
後來,公司成立了工程事業部,專門從事工程總承包管理,我很幸運,被任命為工程事業部經理。
隨著公司業務的擴大,多個EPC總承包項目擺在我的面前。面對工作範圍的擴大,該如何適應工作要求呢?
簡單地進行歸納,主要在以下幾點:
1) 在原來項目管理辦法基礎上,編制完成《總承包項目管理體系》,這是全體項目管理人員的行為規則;
2) 明確不同崗位職責,實行分級管理;選擇合適的人擔任項目經理,相信項目經理,合適授權;
3) 明確各項目部和公司各職能部門的工作接口關係,這需要公司總經理的支持;
4) 把項目部的安全管理和質量管理放在第一位,保證人員安全,保證工程質量;
5) 加強各項目部之間的橫向交流和協作,形成良好的工作氛圍;
6) 公開薪酬管理規則,保證公平,保證項目部人員利益;
通過以上管理措施,各項目部運行順暢,各項目目標基本實現,人員穩定安心;各項目部可能出現的令人焦慮的人為最大風險,都能控制住,不發生不出現。
統一的行為規則,是提高效率的基礎;人員的安心穩定和積極心態,是工作高效的保證;員工基本利益的兌現,是持續高效工作的根本。
不斷提升的職位,必須在更宏觀的範圍內,制定好的管理辦法,保證效率,實現了管理目標,這是消除個人焦慮的最好辦法。
儒風微微
謝題主!首先肯定的是你並沒有因為職務的‘升高’而‘沾沾自喜’,反到是感到工作責任加大後的‘壓力’而‘焦慮’。職業操守和道德是好樣的!職位提升了,所管轄的範圍大了,不要過於焦慮,自己先靜下心來,按企業組織架構程序,分層,分部門把上級下達到各部門的工作任務細劃並分解,明確到各部門負責人頭上!就象軍隊一樣,軍長抓師長,師長抓旅長…。先明確了組織流程,再出臺明確的任務考核辦法!力求客觀,公正。針對工作任務的流程,明確獎罰分明!這樣,上級交給你的工作,通過你,下面有了具備負責人了,實際工作中,完成的好、壞,也因有了績效考核辦法來加以衡量了。剩下的就是你必須隨時的關注,工作過程中的適時跟蹤和控制了!建立周例會制度,把上級下達的月計劃,分解到周計劃,各部門負責人出席周例會,必須要彙報本週計劃完成情況。及出現問題,如何解決。你同時在周例會上予以評述,並下達下週的工作計劃!周例會的好處在於,可根據實際工作完成情況,及時的進行調正!而月例會,一旦工作計劃出現問題,再想調正,時間上己來不及了!供你參考!
愚叟2
首先,恭喜你,這是正常現象。“負責的工作也越來越多”說明你的工作正處在上升期,你的職業生涯正向著一個積極健康的方向發展。
其次,你要提升本領。俗話說“屁股決定腦袋”,也就是說你屁股坐在什麼樣的位置上,你的腦袋就要思考什麼樣的問題,肩上就要承擔什麼樣的責任,職位提升了,擔負的責任自然會越來越重,這是正常的現象,要正確面對,好好把握。
同樣,“腦袋決定屁股”,也就是你的頭腦要足以駕馭得了你這個位置,有能力坐穩這個位置。當你的能力不足以駕馭某個局面時,你擁有某個位置就是相當危險的。
假設你對眼前的局面能夠得心應手,技到擒來,你還會感覺焦慮嗎?一項工作,你半天拿不出個活和你三下五除二就輕鬆搞定相比,心情能一樣嗎?所以,當你感到焦慮、感到效率低的時候,說明你能力還不足,是你沒有足夠的實力駕馭當前的工作局面,屬於本領恐慌。那麼,接下來你需要做的是什麼呢?很簡單,學習提升、反覆歷練,增強自己的工作本領。
再次,具體該做些什麼呢?建議你除了加強業務學習以外,還要提升一下領導能力、時間管理、人際交往等方面的知識儲備。在職場走到了一定級別,你就要調整一下“動腦”和“動手”的比例了,學會授權,把工作分配出去,給自己留出更多的思考空間。
在一個團隊中,高層的角色是動腦,出主意想辦法,決策、拍板;中層的角色是既動腦又動手,既當兵又當帥;普通員工的角色是動手,按照上級的要求幹好本職工作。你是哪個角色,首先要找好自己的定位。
接下來,就可以參考上面的努力方向,堅持走下去,提高效率、減少焦慮,你完全能夠做得到。祝你成功!
如有其它問題,可以關注我@\t作者小明先生 ,深入交流!
作者小明先生
職位在達到總監、副總之前,都會有類似的問題,特別是在班組長—部門主管—部門經理這個階段尤為明顯,因為這個過程自己的角色在不斷轉換,為人處事的角度也隨之發生變化,很多時候自己就會沒有方向,容易迷茫因而產生焦慮,只要你做到如下幾點,你就一定能夠做到遊刃有餘。
首先當你擺脫普通員工那天開始,你就要明白一個道理,從今以後你就不是一個人在做事,個人能力在強,你都要忘記過去,後面的路你需要帶領團隊去完成工作任務了,你由原來的一個人做事變成帶領一隊人去做事,並且你就是領頭羊,大家的未來都將扛在你肩上,所以這個時候你需要建立一個以你為中心的核心團隊,怎麼挑選核心團隊成員呢?通常人不需要太多,50人的團隊核心人員3人左右,100—500人之間核心團隊人員5—8人,500—1000人核心團隊在10人左右,這些核心團隊人員由你需要完成的工作核心崗位組成,不一定按照職位篩選,這個我後續安排專場為大家講解,選定了團隊才能順利的開展後面的工作。
中國有句古話叫做2:8原則,這個原則可以用到萬事萬物上面,尤其職場上面特別合適,什麼意思呢?做到管理崗位後你只需要去解決20%的別人解決不了的工作,其它80%是由你的核心團隊或者是其它下屬去完成的,如果你的下屬做不到這點,那就說明你的團隊不夠完整,找到這個短板,這時你就需要做出相應的調整,甚至是人員調整,只有這樣你才能有時間去思考團隊的長遠規劃,你才能帶領他們走得更遠。
作為管理者,一定要懂得放權,當然放權不是放任不管,人都是有惰性的,都需要有必要的監督,有的人會說疑人不用,用人不疑,但是作為管理者永遠不要去挑戰人性,人性都是懶惰自私的,只有在合理透明的監督下才能做到相對完善。
總結一下就是建立良性的團隊,自己做到抓大放小(2:8原則),懂得放權,適時監督,這樣你就會做得遊刃有餘了,也會相對比較清閒,隨之壓力也會釋放。
希望我的回答對你有所幫助!謝謝!
新莞人九哥
您好,隨著管理職位的提升,負責的工作變多,實則是工作內容發生了變化,以前有可能是做具體的執行者,而現在是負責團隊管理方面的事宜,思考的事情自然也就不同,負責的內容也有差異。
當職位和工作內容發生變化的時候,我們需要一個適應期作為過渡,以此來適應工作的節奏。
當然,對個人工作的效率要求更高,如何高效高質完成負責的工作,可以從以下幾個方面進行突破:
一、做好時間規劃
- 第一象限是緊急而重要的事情,迫在眉睫,不可替代的事情。需要分析判斷那些緊急而重要的事情,並把它優先解決,即是需要立刻解決、立即去做的。
- 第二象限是重要但不緊急,需要制定計劃去做的事情,慢慢做,但是是必須要完成的。
- 第三象緊急但不重要,別人催得急的事情,可以交給別人去做。
- 第四象限是既不緊急,又不重要的事情,即是瑣碎的雜事,有空才去做。
無論是應對哪種加班類型,我們都可以按照時間“四象限”法。
二、提高工作效率
其實,常規工作中的任務並不是很多,只是因為有時候我們的工作效率太低,導致很多工作任務被延時處理完,所以容易出現下班了還需要加班的情況。
- 業務不熟或業務能力欠缺
- 業務涉及部門較多,溝通不暢
- 工作專注力不夠,注意力分散
所以,針對溝通不暢佔用時間的情況,我們需要做好橫向跨部門、縱向與領導之間的溝通方式和技巧,才能做到高效有質量的溝通。
3、加強個人專注力,規定時間完成工作
4、和領導做好溝通
如果是因為工作工作量太過於飽和的情況,也可以嘗試著和領導溝通一下,是否可以增加人員,或者申請其他同事幫忙分擔一下。
所以,為了避免一些非必要性的加班情況出現,我們需要做的就是和領導做好溝通。
意得職業諮詢王丹豔
在職業生涯中,很多人都會遇到的問題是——加班加點地工作,好像還是一堆活兒做不完,不斷加班過度消耗精力,進入負循環,接著精神壓力就來了。
這幾乎是大部分遇到的問題,當然就有通用解,在我看來這是入門級的解藥。
1. 如何讓自己的時間被正確使用,而不是被消耗在低價值的地方
在時間管理中,推薦兩個方法:四象限時間管理法和猴子理論。
四象限幫助我們分清事情的輕重緩急,釐清事項的邊界,給事項排列優先順序。不重要不緊急的事情想辦法跟它們劃清界限,重點需要關注的其它三象限。
- 重要而不緊急的事情,是戰略性地優先規劃時間去做,錨定長期主義,固定好資源分配給它們。
- 重要而緊急的事情,當然是立即去做,這是救火救命的事情。
- 緊急而不重要的事情,最好“外包”出去,讓別人來替代自己去做,或者利用高效的工具去做,總而言之是必須最大限度尋求替代者和幫助。
猴子理論是幫助我們理清工作的真正責任人,懂得把肩膀上活兒交到它真正的主人手裡。
舉例:
老闆開完會,快速走回辦公室。這時,⼀個下屬攔住了他:“老闆,有件事要徵詢您的意⻅,佔用您⼀分鐘......您覺得怎麼處理好呢?”老闆應該怎麼回答?
案例中,下屬就是猴子,假如這樣的下屬很多,那你肩膀上就爬滿了猴子,撓你,要你去解決這些撓你的問題,但是,你還有你的重要工作,你有你的計劃表。
他的方案你順手接過來,啪地放到你的辦公桌嗎?
不不不,這是一個猴子,不要讓猴子爬過來,應該跟他約時間,並且是固定的時間,這時下屬把方案拿回去,興許還能改進一版。
能見面和電話的就不要郵件,郵件是異步的,郵件一旦發了,對方就在等你解決,肩膀上的猴子越少越好。
時間管理是職業人士的基礎工作技能,想要提高效率,需要更好地管理好你的工作目標,落實每一項計劃,進階級的工具——PDCA。
尋找組織網絡的協作賦能,加速事情的生命週期結束
P - 制定計劃。
D - 執行計劃,實施行動。
C - 檢查執行進度、阻礙。
A - 通過C獲得反饋,進行調整、改進,再進入下一個PDCA循環。
事事有找落,件件有迴音,用PDCA高速滾動推進工作任務的執行,在PDCA循環中,需要責任人、關聯人達成共識,明確分工,在組織網絡中進行協作,阻礙需要被得到及時反饋,所有任務進行數據化管理。
對於一個目標、一個項目來說,PDCA相當於四個布控點,通過確定的布控點切入掌控計劃執行過程的不確定性因素。
無論是時間管理,還是目標管理,更多的是之於職場人士提高效率的通用解,是利用工具提高效率的層次。
驅動工作的第一性原理,不應是負責哪些事,而是成就什麼的價值
題主所說,隨著職位提升,自己越來越忙。
怎麼讓自己不那麼忙,利用方法/工具來提升效率,這些在“Why-How-What”的黃金思維圈中,是關注在“How-What”上。
相比利用工具,更需要考慮到達新的高度,優先需要做的是思維上的轉換。在這個職位上,“Why”才第一性原理地考慮問題。
你在組織中處於什麼樣的位置,你想輸出什麼價值;職位即對於組織位置,這個位置在組織協作中核心能力是什麼。
向內求
你想打造的共同目標是什麼,你的下屬知道嗎、認同嗎?
價值觀、目標都很確定,沒有問題。那麼你有合格的partner嗎?
管理是驅動別人更好地工作。就算打造了清晰確定性的工作目標,落實到員工身上,但如果沒有合格的協助者,沒有匹配能力的執行者,工作推進就非常難。培養合格的partner是十分現實的問題,是工作的重要部分。
合格的partner不是替你分擔工作,而是你的手上的一部分工作是這些partner的工作職責。
向外求
不同發展階段的公司,工作模式也不同。人員不足、資源不夠怎麼辦?
是不是應該為了體現自己的能力,面對這些問題自己默默承擔,然後苦苦地幹活,最後發現幹得不好,自己壓力山大。
梳理資源和定義工作目標一樣重要,沒有足夠的彈藥,很難打贏一場仗。這時需要向上管理,應該適當地爭取資源,起碼在當下的環境下,最大限度的爭取資源,去塑造團隊的資源能力。
一起在留言處交流吧!
本時明的創想
管理不是一個人的事,管理本身就是協調其他人達成目標。給到的建議如下:
管理者不應該事無鉅細,事必躬親。必要時,可以對下屬進行授權,將手頭一部分工作分出去。
這樣做有兩個好處:
一個是給下屬足夠的空間,充分調動下屬,發揮下屬的主觀能動性。現實中,很多領導不願放權,一是擔心全力旁落,二是不放心員工的辦事能力,擔心把事情弄砸了。
第二,可以讓管理者將更多的時間和精力放在企業更為重要的決策中去。
2, 分清主次,集中精力做重要的事情。
現實中,很多企業文山會海,流程繁瑣。佔用了管理者大量的精力。
管理者應該學會對工作任務進行分類,重點把精力放在對企業發展更為重要的事情上。眉毛鬍子一把抓,只能累死自己,勞而無功。
工作中,可以使用番茄工作法等時間管理方法。
3, 明確目標,考核量化
團隊管理,重點是管理目標的實現。有了明確的目標,就有了團隊共同努力的方向,也可以對工作進行量化管理。
時下,很多企業採用OKR管理方式,通過目標和關鍵成果的制定及實施,不斷推動目標實現。
將目標和績效考核結合,通過有利的獎懲措施,不斷推動團隊實現目標。
4, 善用工具
互聯網時代的來臨,使得技術大大的提升了管理的效率。
釘釘、企業微信等工具可以是遠程會議、直播、流程審核、打卡等諸多功能。
石墨文檔等幫我們可以實現遠程協同。
人工智能錄音筆等工具讓我們快速完成語言記錄、多國語言翻譯。
基於數據的挖掘,讓我們隨時掌握運營情況,動態管理運營。
善用工具,可以大大提升我們的工作效率。
5, 調節身心,緩解壓力
通過有規律的飲食、鍛鍊,增強體質,適應高負荷的工作。
可以通過正念、禪修等方式緩解壓力。
適當培養一些健康的業餘愛好,比如寫字、音樂等。
宋傑商業觀察
首先恭喜你,付出有了回報,相信優秀的你會更進一步,隨著職位的提升,會有越來越多的事需要你去決策,這裡有以下幾點建議:1.有崗有職,有職必盡責。作為一個管理者,要明確下屬每個人所在的崗位,明確每個崗位要承擔的責任,並根據責任來制定相應的獎罰制度,進批准後做好公佈。2.公正公平,能者上庸者下。每天評比,每週檢討,每月彙總,在團隊形成良性的追趕氛圍,你追我趕,給能者更多的上升空間。3.互助互愛,親如一家。作為一個管理者,工作之餘,要多瞭解下屬的生活狀況,適當的時候舉辦團隊活動,讓團隊每一個人都能夠感受到團隊溫暖,以團隊為榮。總之,只有善待團隊的每一個人,相信你一定會管理好自己的團隊。
職場那點事
【肉肉橙觀點】我們都在極力追尋高效率的工作,如何提高工作效率對於現今這個時間就是金錢的社會具有現實意義,我認為想要避免焦慮首先就要提高工作效率。
一個人要不斷提升自己的境界從而看得更高、更遠做事也更有效率,這要求人學會自覺地學習和積極的思考,只要能力提高對環境變化的適應性加強,人一定能夠在人群中居於優勢地位。
在經典作品《高效能人士的七個習慣》中,作者 向人們展示了時間管理的四個象限——緊急又重要的、不緊急但重要的、緊急卻不重要的、以及不緊急也不重要的。
對工作的效率要求更高,如何高效高質完成負責的工作,可以從以下幾個方面進行突破:
一、保持最佳的工作激情
1.工作激情也可以說是工作意願就是想不想做,想不想又好又快的做是積極主動、認真負責的工作還是敷衍了事、拖拖拉拉的工作。
2.兩種截然不同的心態使得工作效率的具體表現也大相徑庭,因此工作激情成為提高工作效率的首要,就是說提高和保持工作激情是提高工作效率的前提。
3. 對工作保持激情和新鮮感會讓你精力充沛、工作效率提高,保持在工作中的激情你也因此感到快樂,也會因此使工作成績跟著水漲船高。
二、做好人員安排
1.由於涉及的工作內容繁多工作流程複雜且冗長,因此想要提高工作效率最好提前做好人員安排。
2.不同的員工需要負責不同的工作給予其完成該項工作的時長,完成後的交接人員以及下一項工作內容都需要進行規劃。
3.要求每一位員工都能夠按照指定的工作時間以及人員工作安排進行,這樣可以最大限度防止意外情況的發生每個人在指定的時間內只需要專注於自己分內的工作,能夠保證對工作的高度集中對於提高工作效率以及減小工作誤差都有一定的效果。
三、分類處理
1.工作中每天都有許多大大小小的事情需要處理有的員工來一件辦一件,結果往往是疲於應付雖然忙忙碌碌,但一些要緊的、急迫的事情反而沒有及時辦理,導致工作效率不高、成效不明顯。
2.分清輕重緩急凡是要緊、急迫或者好處理的事情馬上就辦絕不拖延,凡是屬於需要特殊辦理的事情,做到堅持原則、特事特辦。
3.這種分類處理的辦法往往能提高工作效率,當然不管是什麼性質的事情、用什麼方法辦理都要保持良好的心態、始終在狀態,自覺辦理、主動化解。
四、定製每日要事
1.就是你每天需要做的事情中最重要的那幾件事情,每天花幾分鐘定義好今天最重要的3-5件事情,能幫助提高你的整體效率。
2.優先把今天必須要完成的事先完成,其它的事慢慢來。
3.進行每日總結覆盤可以放在下班時間,也可以在第二天一早寫今日要事時,在昨日要事那裡標註完成結果。
五、規劃自己工作的能力
1.作為管理者,除了要安排好下屬的工作,還要懂得如何規劃自己的工作。
2.管理者是雙重職責既有管理職能在,也有執行職能,如何均衡兩者關係很重要。
3.今日事今日畢不要給自己堆積工作,要求團隊人員都做到。
小結:一個高效運作的團隊一定是目標清晰、角色具體、溝通順暢、流程明確、團隊成員彼此高度信任的,這需要一定的時間來經營和訓練。
為了維持企業競爭優勢保持企業高效率提高企業創新績效能力,企業往往需要採取措施通過問題導向和需求導向加強跨部門信息交流和人與人之間的合作,促進跨部門協作能力減少部門衝突,合理有效利用組織資源,提升組織活力、效率和績效。
結語:提高效率是一個持續的過程可能看起來會有些無所適從,但是簡單的工具和策略可以幫助團隊中的每個人提高效率,隨著你和你的團隊使用這些工具越來越流暢,效率將會成為團隊的第二天性以及任何項目的內在動力。
提高工作效率是成功最關鍵的因素之一很多人認為提高效率就是在有限的時間裡做更多的事情,這裡其實是一個誤區和陷阱。
管理者一定要讓員工明白他們積極工作,最大的受益方是自己。
一個公司裡不免有員工對自己、環境、周圍不滿的,給予的機會出現不滿的情緒,這會導致他們消極怠工,不自覺地成為不動腦筋的偽工作者。
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