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十招Word使用技巧提高工作效率，何樂不為呢？
幾乎每位律師都用Word，並且相當一部分人對word的使用都自信滿滿。想想，你一定在自己的簡歷上面寫著“精通Word”吧。但奇怪的是，如果有人問他們，“Word裡面的樣式功能是什麼？”卻有一大半的“精通Word”的律師答不上來……
更要命的是，有些律師讓自己的助理整理一個素材，拿到助理給自己的修改材料就想哭了……天哪,都不用個修訂模式，鬼知道刪了什麼改了什麼……
工欲善其事，必先利其器。為避免上面的囧事出現，教律師們十招Word使用秘籍，好讓大家早早下班回家。
（注：下文將以Word 2016 for Mac為例，Windows版本大同小異。）
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第一招：修訂模式
▲審閱選項卡下的“修訂”功能
不要吃驚，時至今日，還真有許多人不知道Word裡面有備註和修訂的功能，而直接在原文上面以標紅或者高亮作為修改的記號。
你考慮過接收文件方的感受麼？這可不是隻有1000字的短文啊，是58頁的合同文本啊啊啊！這些長達數十頁的合同、法律意見書等，如果直接刪改，無疑會對下一個接手文檔的同事造成很大的困擾，新手尤其要避免這樣的常識性錯誤。
在Word審閱選項卡里面開啟修訂選項後，你對文檔所做的任何修改都會被記錄並署名。其他人可以快速瞭解誰，什麼時候，在哪裡進行了什麼修改。這些信息，對於修改文檔來說至關重要。
▲修訂模式示例
特別提示！在使用修訂和批註功能之前，記得在Word設置裡面修改自己的名稱，不然你修改過的東西，很有可能顯示修訂者為Administrator或者是一些亂七八糟的電腦品牌名。
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第二招：比較模式
如果對方已經直接在原文上修改，將文檔改得江山一片紅後發給你，你的客戶又需要你馬上將最終版發給他，要怎麼辦？只要你還保留有上一個版本的文檔，就可以用Word內置的“比較”功能來迅速定位修改過的地方。
▲審閱選項卡下的“比較”功能
隨便拿一份小編以前寫的文章為例，假設一個是修改前的，一個是修改後的，對方沒有用修訂模式，而是直接在文章裡面修改了，通過比較功能，可以實現與修訂模式類似的效果：
在左側，可以統計全文的修改數據，如插入、刪除以及移動的內容等，實現快速定位。“比較”功能也從側面反映出備份不同版本文檔的重要性，如果你是改一份刪一份的話，神仙也救不了你。
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第三招：大綱級別與大綱視圖
法律人對邏輯要求之高不言而喻，而Word裡面的大綱級別，可以很好體現一份文檔的邏輯結構。大綱視圖功能可以將一份冗長的文書轉化成一份提綱，可以快速瀏覽並調整各大標題的級別，對於需要嚴密邏輯的法律文檔來說，非常實用。
▲大綱視圖按鈕
以本文為例，本文分為了十二個“一級標題”，包括引言，十個“招數”以及最後的總結。大綱視圖看上去是這樣的：
▲大綱視圖
很明顯，這是小學就學過的“總分總”結構。在左上角部分，我們可以根據需要，修改這些文字的大綱級別，右邊則可以選擇顯示的級別。
▲選中想要修改的文字，然後按左上角的菜單選擇大綱級別
由於本文結構比較簡單，不需要進行進一步分級。但對於內容繁雜的法律文書來說，對各級標題進行分級後，通過大綱視圖，可以一目瞭然看到文書的邏輯順序和結構，便於梳理邏輯順序，發現潛在的邏輯錯誤。
同時，設置好大綱級別後，我們可以使用自動目錄功能，自動生成文章的目錄。
▲自動目錄功能
自動生成的目錄樣式專業美觀，一目瞭然。
▲自動生成的目錄
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第四招：樣式
清除了格式之後，這麼多格式要改，難道要一個一個去選中改字體改加粗嗎？ 其實，Word裡面有一個經常被忽視的大殺器，可以極大提高律師的工作效率。從Word 2007開始，Word都會將樣式放在最顯眼的右上角，但許多人表示從來沒有用過這個功能。試想，微軟會把這個最顯眼的空間浪費在沒有用的功能上嗎？
在網頁開發以及Word裡面，有這麼一個概念，叫做“內容與樣式分離”，形象的理解，可以將內容視為你的臉，而樣式（英文為 Style，更加形象）則是臉上的化妝品。文檔裡面的文字就是內容，而在內容上面的“格式”，如字體，加粗，行間距等，就是所謂的樣式。
不少人會一邊寫文檔，一邊調字體格式。但更高效的做法應該是“先內容，後樣式”，就是先把內容寫好，格式最後再來統一處理。以本科畢業論文為例，學校大多會對格式進行嚴格要求，如一級標題、二級標題、正文等都有不同的要求，如果你一個一個去調字體，調大小，調對齊方式，就真的…… 你效率這麼低，你媽媽知道嗎？
▲樣式應用例子
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第五招：雲
如果你在修改一份合同的時候，正當快修改完的時候文件突然損壞……你的心裡陰影面積一定是全部覆蓋。若重寫，簡直不能忍，代價巨高。
作為具有高度規避風險意識的律師，怎麼能對自己的工作成果掉以輕心呢？雲備份哇！隨時保存自己的工作成果，以防萬一。
市面上有許多雲備份的服務，包括微軟官方的OneDrive，以及百度雲，金山快盤等。這些服務大多都包含有文檔歷史紀錄功能，可以回溯到任意一個保存過的版本。
▲ 微軟One Drive的歷史版本功能
歷史版本功能，對於律師來說，作用不僅僅是恢復文檔，更是追蹤文檔修改歷史的利器，對於一些需要長期跟進的項目來說，這個功能非常實用。當然，對於文檔備份有更高要求的律師，不可過度依賴雲備份，物理備份，如U盤、移動硬盤的備份也是必不可少的，小編就曾經遇到過連雲備份的文檔都無法恢復的情形。
除此以外，雲備份的另一個好處是可以隨時隨地修改文檔。就算是你電腦沒在身邊，在手機或者平板上安裝一個Word，也可以在雲上應急修改文檔。雲功能就像是一份保險，你不用的時候覺得沒有什麼用，但當你真正需要用到的時候，往往可以救你一命。
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第六招：快速另存為PDF格式
自office 2007版本起，office所有組件自帶另存為pdf格式功能。從此不必再找工具軟件將word文檔轉為pdf，直接選擇，文件，另存為，格式選擇pdf即可。
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第七招：不要再狂敲回車來換頁了
寫文書難免遇到需要換頁的時候，如果你還在用狂敲回車來換頁的話，小編對你電腦的回車鍵壽命表示擔憂。換頁最簡單快捷的方法，是按Ctrl + Enter（蘋果：Command + Enter）進行分頁。
如果你進行過操作，乍一看上去，兩種方式似乎沒有什麼區別，但開啟了顯示編輯標記/顯示所有非打印字符後，就可以看到區別。
▲顯示編輯標記/顯示所有非打印字符 按鈕
▲兩種換頁方式的區別
使用分頁功能，而不是狂敲回車的好處有二，第一是節省時間，第二是可以建立外觀更加專業的文檔。
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第八招:“查找”功能，快速定位
如果需要在一篇非常長的文章裡面，快速定位某個關鍵詞，我們可以嘗試用“查找”功能，快捷鍵是Ctrl + F （蘋果：Command + F）, F代表“Find”的意思。
通過這個功能，我們可以快速定位如關鍵法條、關鍵合同條款等信息，不需要再一頁一頁用肉眼去找。
小提示，“查找”功能在許多軟件裡面都可以使用，如瀏覽器、PDF閱讀器等，快捷鍵一般都是Ctrl + F。善用查找功能，可以在檢索上節省大量時間。
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第九招：粘貼到底選哪個？
在粘貼內容到Word的時候，每次我們都能看到一個小按鈕彈出來，一般會有三個選項，分別是“保留源格式”、“匹配目標格式”以及“只保留文本”。
▲粘貼時出現的小按鈕
保留源格式主要用於跨文檔粘貼的情況，例如你在某個網站複製了某個法條，希望保留這個網站上的格式，就可以選保留源格式。但如果你從多個網站複製內容，全都保留源格式的話，文檔的格式會變得混亂不堪。
這時候，可以選匹配目標格式。匹配目標格式，是讓所有外來的複製信息，與你現有文檔的格式進行匹配，別人都得跟隨你的格式走。可以達到更加整潔的文檔外觀。
但小編更常用的是最後一個“只保留文本”，後期再用樣式功能統一處理。只保留文本的好處在於，它一定程度上相當於“清除所有格式”，可以確保格式不會被弄亂。
若你不確定要選哪個，就直接選“只保留文本”，方便後期的進一步修改。
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第十招：文檔分屏
寫法律文書等時候，常常需要回到文檔的前面參考一些內容，然後又回到後面繼續寫。如果文檔較短還好，但如果是幾千甚至上萬字的長文，反覆幾次，很快就會眼花繚亂。其通過Word的分屏（拆分）功能，可以很好解決這個問題。
在按下“拆分”按鈕後，文檔便分為了上下兩個窗口，上下兩個窗口都可以獨立滾動，你可以根據自己的需求進行調整，不需要再來回折騰。是不是很方便呢？
▲拆分後效果
用好Word意味著早點下班
當然，Word的使用技巧還有很多，小編在此拋磚引玉，希望大家能夠充分發掘Word裡面的各種功能，將時間用在刀刃上，早點下班。
隨著雲技術的普及，Office系列軟件也進入了雲時代，目前微軟主推的是Office 365，將Office轉變成為一種服務。我們可以形象理解Office 365為“年費會員”，以年為單位銷售服務使用權，讓你第一時間用到最新的Office。
對於法律人來說，一年百來塊錢不算很多，而且，我們還有萬能的淘寶呢。
P.S．：還在用Word 2003的律師們，今年好像是2016年了吧？
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