可以說，歸檔文件整理的第一步就是收集，可以說沒有收集，整理工作就無從談起。
“巧婦難為無米之炊”，沒有收集這個“米”，就沒法做檔案管理這個“飯”。
從理論上講，檔案收集是整個檔案管理工作的首要環節，通過收集檔案，才能源源不斷地將分散的檔案文件集中到檔案保管機構，為檔案的集中管理以及提供利用奠定基礎。
那檔案收集是什麼，有什麼要求，要怎麼做？
且聽我慢慢說來。
收集是什麼？
檔案收集，就是依據黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門的徵集方式，把分散保存在各機關單位、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各機關檔案室和各級各類檔案館，實行統一管理的業務活動。
檔案收集分為檔案室收集和檔案館的收集，作為基層檔案工作者，涉及最多的就是檔案室收集。
檔案室收集的工作內容：
一是對本單位需要歸檔的檔案的接收；
二是對本單位未能及時歸檔的檔案的補充收集。
收集的要求是什麼？
一是全面，是指收集文件要有整體意識。
即不論是本機關制發的，還是上級黨政領導機關、上級業務主管機關、同級機關、不相隸屬機關、下級機關發來的；
不管是單位保存的，還是單位領導或各部門以及個人存放的；
不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料；
只要是在機關工作活動中形成和使用的，有保存價值的文件材料，都要想方設法通過各種渠道進行全面收集。
二是有重點，是指在全面收集的同時，還要注意重點收集。
從機構方面講，本機關的機要收發部門，各內部機構等是收集的重點。
從個人方面講，單位主要領導、辦公室主任、秘書、機要收發人員、內部機構負責人以及內勤人員等是收集的重點。
從文件內容講，記述和反映本機關主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。
三是嚴格檢查歸檔文件的“齊全完整”。
對收集到的文件進行以下檢查：
①各內部機構文件種類是否齊全；
②同一事由的文件是否齊全；
③正本、底稿、附件等是否齊全;
④逐件檢查是否處理完畢為生效文件（自身產生無簽字、未簽發的不生效）；
⑤文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。
文件收不上來怎麼辦？
我想說是，檔案收集也是有規章制度的，關鍵還是得按規章辦事。
2006年國家檔案局頒佈的《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（檔案8號令）明確規定了機關文件材料歸檔範圍和不歸檔範圍，並規定
“凡屬機關歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。”
《中華人民共和國檔案法》中“罰則”一章中明確規定：
有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；
(二)拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；
(三)違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收範圍的；
(四)不按照國家規定開放檔案的；
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；
(六)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員翫忽職守，造成檔案損失的。
總結
雖然有法律、制度保障，然而“事在人為”，作為基層檔案工作者，一是倡導大家認識檔案收集的重要性，二是在工作中發揮主觀能動性，發動腦筋，做好檔案收集工作，為檔案工作做好物質準備。
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