上一次，在項目研討會上，大家一起討論項目面臨的挑戰。
有一位來自工程行業的夥伴，介紹了自己遇到的項目管理困難。
01
“看不到”工作進展
怎麼考核項目工作量？
他所在的企業是一家工程公司，很多項目員工遠程辦公。項目中的有一個任務是：給客戶做出工程規劃設計方案，需要和客戶進行很多次的溝通討論。
以前，沒有疫情的時候，他可以很方便地面對面和項目成員溝通，瞭解和跟進項目的進展。
現在，疫情期間，因為遠程辦公，無法見面，他對項目成員的工作進展犯愁了：
到底項目工作進展到哪一步了？
有沒有什麼問題？
如何考核項目成員的工作量？
項目工作會不會延誤？
有的人可能會疑惑，遠程辦公可以通過會議的方式，跟進項目工作進展，怎麼會有這麼多麻煩呢？
如果我們仔細看看，這個項目的主要交付成果是“工程規劃設計方案”。項目管理者的擔心是：
設計師對客戶的需求瞭解清楚嗎？
規劃設計需要討論多少輪？
和客戶的溝通順暢嗎？
還有哪些客戶擔心的規劃要點有沒有考慮？
也就是說，和別的項目交付成果不同的是，這個交付成果比較軟性，沒有辦法很清晰的定義和規劃出來。
相比之下，如果項目工作是製造20個零件，或者印刷100分宣傳資料。這些項目工作的交付成果就更具體和清晰。這些是相對硬性的項目工作。
而且，現在碰到疫情，大家遠程辦公，增加了管理項目工作的難度。由此帶來的是，項目工作的工作量考核也存在困難。
02
做好工作規劃
細分項目工作任務
疫情期間，項目負責人該如何管理軟性的項目工作呢？
首先，邀請項目成員自己規劃工作。很多項目管理者習慣於給項目團隊成員分配工作，幫助他做工作規劃，告訴他應該做什麼做什麼。
這種方法對於硬性的項目工作，是比較適用的。項目團隊成員只需要知道，哪些是待完成的工作內容，然後動手去完成。
但是，對於軟性的項目工作，項目管理者就需要邀請項目成員發揮主動性：
思考工作中需要完成哪些任務？
如何更好準備？
還應該爭取哪些人的幫助？
具體的設計討論溝通多少次更合理?
也就是說，軟性項目工作更多依靠執行人自己的主觀能動性，也幫助他更好執行這項工作。
當然，如果這位項目成員缺乏工作規劃的經驗，要麼項目負責人提供指導，要麼邀請其他有經驗的同事幫助他學習。
然後，細分項目工作任務。工作規劃的最重要工具之一是工作分解結構WBS（Work Breakdown Structure）。
舉個例子，婚禮項目中的工作可以這樣分解：
有的人說，這個是確定性的硬性工作，比較好分解。如果是軟性項目工作，怎麼分解呢？
我們來看一個例子：事業部組織架構建立項目。這個項目工作也是一個軟性的，下面是工作分解的示範：
在這個例子中，項目中的工作進行細分。比如其中：分管領導溝通、彙報。這個工作就可以比較清晰地執行，也方便後續的工作量估算和考核。
也就是說，對於軟性的項目工作，我們更需要對它進行分解和具體化，可以細分到很方便操作和執行的程度。這樣的話，具體的項目工作就更好計劃，估算，執行，跟進和考核。
03
計劃工作進度
規劃項目日程排期
細分好項目工作後，就可以把相應的工作計劃到項目進度中。我們繼續來看剛剛的“事業部組織架構建立項目”，進度計劃如下：
在這個計劃中，每一項項目工作都被安排在某一週中。比如：分管領導溝通、彙報這個工作被安排在第4周。這也就是我們項目中的進度甘特圖。
當然，這個甘特圖也需要項目成員主動來完成，以便他能夠主動推進和執行項目。在這個過程中，項目負責人可以提供協助。
04
監控工作進展
幫助解決項目問題
上面說到的都是項目工作計劃到了項目工作的實際執行階段，可能會出現不同的問題和情況。
這個時候，需要項目管理者進行及時跟進，瞭解到工作中出現的問題，盡最大的努力幫助項目成員解決項目問題，推動項目往前執行。
比如：針對第4周的項目工作，項目管理者可以和項目成員在週一的時候計劃好具體工作，週三進行溝通和跟進，週五再進行確認。
疫情還在持續，各位項目管理者們，看完上面的例子，請思考一下：你目前的項目面臨什麼挑戰和困難呢？
作者：陳潺潺，PMP。專注項目管理實戰培訓11年，核心課程累計授課超過700天，首創“全真實戰模擬”教學方式。更多精彩內容，關注公眾號：項目管理愛好者社群（pmfansgroup）
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